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Neustes Update, Angebote etc löschen

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Moderator: Steve Rückwardt

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Andreas Husemann
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Re: Neustes Update, Angebote etc löschen

Beitragvon Andreas Husemann » Mi 14. Feb 2018, 07:37

Die konkrete Frage, die meiner Information nach noch nie wirklich sauber geklärt wurde, ist doch: Wann genau ist es ein Handelsbrief? Wenn es als Datensatz in einer Datenbank liegt oder wenn daraus durch Ausgabe auf Drucker oder PDF ein sichtbares Dokument wird? Auf dem Ausdruck bzw. PDF können durch Formularanpassung so viele rechtlich/steuerrechtlich relevante Informationen erscheinen, die in der Datenbank gar nicht stehen. Ein Datensatz in einer Datenbank ist auch per Definition kein Handelsbrief. Bei der Rechnung ist ja auch das PDF/Ausdruck aufzubewahren, neben der digitalen Prüfbarkeit als Datensatz. Diese digitale Prüfbarkeit ist aber nirgendswo für Handelsbriefe festgelegt. Wie sollte das auch gehen, da diese ja nicht zwingend strukturierte Daten enthalten müssen.

Wo ist also festgelegt, dass ich bei Handelsbriefen die Daten aus denen der wirkliche Handelsbrief entstanden ist aufbewahren muss?

Im HGB ist das eigentlich korrekt und eindeutig formuliert: https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html

§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen:
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

Wenn ich mir Absatz 1 Satz 3 anschaue, steht dort eindeutig "Wiedergaben der abgesandten Handelbriefe" und in Absatz 2: "nur Schriftstücke". Ein Datenbankeintrag ist aber kein Schriftstück, sondern wird erst durch Ausgabe mit einem Formular ein Schriftstück.

Wo also steht etwas anderes, dass dem HGB wiederspricht?
Viele Grüße
Andreas Husemann

smiele
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Re: Neustes Update, Angebote etc löschen

Beitragvon smiele » Mi 14. Feb 2018, 08:24

Also bezüglich aufbewahrungsfristen habe ich das hier:
https://www.akademie.de/wissen/aufbewahrungsfristen

u.a. folgender Punkt:
Welche Unterlagen Sie NICHT aufbewahren müssen
Angebotsschreiben, die ergebnislos (auftragslos) blieben,.

Dennoch betrifft uns eher das Problem, dass Aufträge und auch die Serviceaufträge nicht mehr löschbar sind

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Andreas Husemann
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Re: Neustes Update, Angebote etc löschen

Beitragvon Andreas Husemann » Mi 14. Feb 2018, 10:34

Ich habe den entsprechenden Passus jetzt gefunden. Es ist tätsächlich so, dass Angebote und ABs, sofern Sie als Handelsbrief einzustufen sind, aufbewahrungspflichtig auch in Datenform sind.

GOBD: "Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig"

Das gilt jedoch erst, wenn es auch Handelsbriefe geworden sind, also zum Geschäftspartner versandt worden sind.

Demnach müssen sowohl die Daten (AG/AB in Lexware) als auch das PDF bzw. bei Versand per Post ein PDF oder Kopie aufbewahrt werden.

Ich diskutiere das Thema gerade auch mit Lexware, wie es sauber umgesetzt werden kann. So wie es jetzt ist, ist es jedenfalls nicht korrekt umgesetzt.
Viele Grüße
Andreas Husemann

P85
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Re: Neustes Update, Angebote etc löschen

Beitragvon P85 » Mi 14. Feb 2018, 13:09

Wir haben das so gelöst, dass jedes Dokument in ein DMS abgelegt wird.
Lieferscheine mit Unterschrift werden gescannt und archiviert.

eMail-Archivierung ist afaik keine Pflicht, Handelsbriefe die du per Mail erhältst müssen digital archiviert werden - kann ja durchaus auch ein DMS sein und keine direkte eMail-Archivierung. Ich glaube 100% richtig gibts da nicht, wichtig ist eine gute Verfahrensdokumentation und nachvollziehbare Prozesse.

smiele
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Re: Neustes Update, Angebote etc löschen

Beitragvon smiele » Do 15. Feb 2018, 08:45

Ich habe den entsprechenden Passus jetzt gefunden. Es ist tätsächlich so, dass Angebote und ABs, sofern Sie als Handelsbrief einzustufen sind, aufbewahrungspflichtig auch in Datenform sind.

GOBD: "Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig"

Das gilt jedoch erst, wenn es auch Handelsbriefe geworden sind, also zum Geschäftspartner versandt worden sind.

Demnach müssen sowohl die Daten (AG/AB in Lexware) als auch das PDF bzw. bei Versand per Post ein PDF oder Kopie aufbewahrt werden.

Ich diskutiere das Thema gerade auch mit Lexware, wie es sauber umgesetzt werden kann. So wie es jetzt ist, ist es jedenfalls nicht korrekt umgesetzt.

- Bei AB' s bei weiterführen eines Angebotes (da vom Kunden beauftragt) könnte ich ja ggf. die Nicht-Löschbarkeit noch verstehen,
aber gerade beim Serviceauftrag ist doch überhaupt nicht davon auszugehen, dass es dem Kunden als Handelsbrief zugeht, ist doch nur die Informationszusammenstellung für die Monteure !?!?


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