Löschung nicht zustande gekommende Angebote

Hallo liebes Forum,

Kann ich Angebote, die nicht zum Auftrag führen, wieder löschen ? In meiner Dsgvo–Schulung wurde gesagt, dass wir die Daten nach Ablauf der Bindungsfrist löschen müssen. Wir sind ein Handwerksbetrieb, der Zäune montiert und verkauft. So ist es vielfach, dass wir keine „wiederkehrende“ Kunden bzw. Interessenten haben. Wie handhabt ihr das ?

Vorab schon mal Danke für eure Antworten

Bjo

Hallo Bjo,

Nein.

In meiner Dsgvo–Schulung wurde gesagt, dass wir die Daten nach Ablauf der Bindungsfrist löschen müssen.

aus Sicht der EU-DSGVO mag das stimmen, aber die GoBD sagen etwas anderes. Denn alle Aufträge müssen in ihrer Entstehung dokumentiert werden. Die Bindungsfrist sagt ja nur etwas über den Preis. Entscheidungsprozesse beim Kunden dauern mitunter aber länger und der Kunde kommt vielleicht erst nach über 1 Jahr zu euch. Dann ändern sich zwar vermutlich die Preise, aber ansonsten bleibt das Angebot bestehen und der „damalige“ Kostenvoranschlag bleibt die Basis für diesen Auftrag. Ein Kostenvoranschlag ist ein Geschäftsbrief, der (wenn er nicht zum Zuge gekommen ist) nach 6 Jahren vernichtet werden darf; ansonsten erst nach über 10 Jahren.

Hallo zusammen,

ich teile die Sichtweise von Udo und auch Lexware in diesem Punkt nicht. Wenn klar ist, dass der Kunde dieses AG nicht annimmt, sollte es die Option geben, es wieder zu löschen. Zumindest sollte es eine Art Stornomöglichkeit oder Option für Filterung geben, so dass diese AG zumindest aus der Liste „entfernt“ werden können. Bei Storno ist die Nachvollziehbarkeit ja in jedem Falle gegeben, aber auch die Option lässt Lexware derzeit nicht zu.

Natürlich liegt die Verantwortung, ob die Löschung dann erfolgt immer bei den Unternehmer:innen selbst. Aber diese Option gänzlich und dauerhaft zu nehmen halte ich für falsch.

Nach meinem Kenntnisstand wird das ganze Thema derzeit bei Lexware auch geprüft und ich gehe davon aus, dass sich hier, spätestens zum Jahreswechsel, vermutlich etwas ändern wird.

Bei Interesse an der Option gern unter http://lex-blog.de/support melden. Bitte beachten, dass es sich um kostenpflichtigen Support handelt.

naja, dass grundsätzlich nicht gelöscht werden darf, ist ja keine „Sichtweise“, sondern kann man ja in den GoBD nachlesen.

Wenn klar ist, dass der Kunde dieses AG nicht annimmt, sollte es die Option geben, es wieder zu löschen.

da bin ich bei dir. Aber nur weil die Preisbindung abgelaufen ist, die nur einige Wochen/Monate dauert, ist der Auftrag noch nicht abgelehnt. Gerade im Handwerksbereich dauert die Entscheidungsfindung eben etwas länger. In unserer Wohnungseigentümer-Gemeinschaft wird auf der jährlichen Versammlung des Jahres 1 besprochen, dass wir z.B. die Treppenhäuser streichen müssten. Der Verwaltung wird dann aufgegeben, mindestens Kostenvoranschläge einzuholen. Die liegen irgendwann vor und auf der Versammlung des Jahres 2 beschließen wir dann, welchen der Handwerker wir beauftragen. Hier liegen zwischen Angebot und Auftrag also im Regelfall mehr als 1 Jahr. Mitunter passiert es auch, dass wir im Jahr 2 erst noch beschließen, dass wir die Fenster in diesem Zuge auch austauschen. Und so vergeht weitere Zeit. Und so etwas haben wir hier ständig. Insoweit ist eben wichtig, dass der Handwerker die Belege (z.B. Aufmaß) nicht vernichtet, sondern weiter aufhebt.

Zumindest sollte es eine Art Stornomöglichkeit oder Option für Filterung geben, so dass diese AG zumindest aus der Liste „entfernt“ werden können.

in der WaWi gibt es den Bearbeitungsstatus, wo man „Angebot abgelehnt“ wählen kann. Leider ist das nur eine Markierung und keine Filter-Option. Eine richtige Filter-Funktion wäre an dieser Stelle eine rechtssichere Methode.

Nach meinem Kenntnisstand wird das ganze Thema derzeit bei Lexware auch geprüft und ich gehe davon aus, dass sich hier, spätestens zum Jahreswechsel, vermutlich etwas ändern wird.

videbimus :slight_smile:

dem kann ich nicht zustimmen, m. M. nach haben Lexware und Udo Recht. Ein versandtes Angebot ist ein Handelsbrief und der ist nun einmal sechs Jahre aufzubewahren, auch wenn kein Vertrag zustande gekommen ist. Erst danach ist eine Löschung möglich. Für die Aufbewahrung von Handelsbriefen sind die §§ 146 und 147 AO sowie das Schreiben betr. Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowei zum Datenzugriff (GoBD) vom 4.11.2014 (BStBl. I S. 1450) maßgebend. Und dies kann nicht durch die DSGVO „ausgehebelt“ werden.

zu

und

habe ich eine Frage: wo steht das denn konkret? Im benannten § lese ich heraus, dass die Aufbewahrung alle Unterlagen betrifft die steuerlich relevant sind. Ein Angebot, das zu keinem Auftrag führt und klar ist, dass es dies nicht tut, hat meiner Sichtweise nach keine steuerliche Relevanz.

Ja, ist klar. Aber es soll ja Kund:innen geben, die auch kommunizieren, dass das AG nicht angenommen wird. :wink:

Hallo Steve,

habe ich eine Frage: wo steht das denn konkret? Im benannten § lese ich heraus, dass die Aufbewahrung alle Unterlagen betrifft die steuerlich relevant sind.

Grundsätzlich empfehle ich das amtliche Schreiben vom Bundesfinanzministerium: https://lexwiki.de/wp-content/uploads/GoBD%20-%20BMF-Schreiben.pdf. Dann kann man es auch noch hier nachlesen: Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.3.3 Handelsbriefe | Finance Office Professional | Finance | Haufe

Ein Angebot, das zu keinem Auftrag führt und klar ist, dass es dies nicht tut, hat meiner Sichtweise nach keine steuerliche Relevanz.

Im § 147 Absatz 1 Nummer 2 AO steht nichts von „steuerlicher Relevanz“, sondern nur von „abgesandten oder empfangenen Handelsbriefen“. Und ein „Handelsbrief“ kann auch ein Telefax oder eine E-Mail sein. Deshalb ist es ja inzwischen auch notwendig, dass alle E-Mails aufbewahrt werden. Auch dazu steht was im oben verlinkten BMF-Schreiben.

Ok, dort lese ich unter 1.3 (Hervorhebung durch mich):

Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, > die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung > gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind

Weiter lese ich:

Form, Umfang und Inhalt dieser im Sinne der Rzn. 3 bis 5 nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtsnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt. Eine abschließende Definition der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen ist nicht Gegenstand der nachfolgenden Ausführungen. Die Finanzverwaltung kann diese Unterlagen nicht abstrakt im Vorfeld für alle Unternehmen abschließend definieren, weil die betrieblichen Abläufe, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie die eingesetzten Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme in den Unternehmen zu unterschiedlich sind.

Angebote, die nicht zum einem Auftrag geführt haben, sind mMn für keine Überprüfung der Besteuerung von irgendetwas relevant.

Ja, unter 2 steht was aufzubewahren ist. (3) nimmt auf darauf Bezug und dort steht u.a.:

soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind

Ferner ist als Handel- bzw. Geschäftsbrief definiert, was zur Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts in Verbindung steht. Da ein Angebot, was nicht angenommen wird, auch kein Handelsgeschäft zur Folge hat, ist dieses mMn auch nicht aufbewahrungspflichtig. Haufe sieht dies offenbar auch so, denn hier schreibt man explizit:

Angebote, die letztlich nicht zu einem Abschluss führen, Prospekte, allgemeine Mitteilungen usw. brauchen nicht aufbewahrt zu werden.

Allerding schreibt Haufe in dem verlinkten Beitrag auch, dass Lieferscheine aufzubewahren sind. In AO §147 (3) steht jedoch explizit, dass die Aufbewahrungspflicht mit Empfang bzw. Versand der zugehörigen Rechnung endet. Dennoch kann ich diese in Lexware dann nicht löschen. :slight_smile: