Seite 1 von 2

Urlaubskonto für Teilmonate einrichten

Verfasst: Di 10. Apr 2018, 10:01
von lina
Hallo zusammen,

da wir kürzlich auf Lexware Premium inkl. Fehlzeitenverwaltung umgestellt haben, teste ich gerade, ob diese Programmerweiterung uns das Leben leichter macht und ein paar elegante Wege für uns liefert.

Jetzt habe ich hier den folgenden Fall:

Wenn wir neue Mitarbeiter einstellen, befristen wir deren Verträge grundsätzlich für 6 Monate. Läuft alles gut, bekommen sie noch 3 weitere Befristungen, bis dann nach 2 Jahren die Entfristung kommt. Unser Tarifvertrag sieht vor, dass die Mitarbeiter im 1. vollen Beschäftigungsjahr einen Gesamtanspruch von 28 Tagen Urlaub im Jahr, im 2. vollen Jahr 29 Tage und ab dem 3. vollen Jahr 30 Tage Urlaub haben. Dieser Anspruch passt sich bei Befristungen natürlich entsprechend an.

Um den Aufwand möglichst gering zu halten, möchte ich am liebsten nur ein Urlaubskonto mit allen Regeln anlegen. Dass der Gesamturlaubsanspruch sich für jedes Beschäftigungsjahr ändert, müsste ich soweit hinbekommen haben. Auch das mit dem Runden ist kein Problem.

Nur bei den Teilansprüchen klappt das nicht ganz so. Meine Idee war, in den Mitarbeiterstammdaten unter "Fehlzeiten" bei der Urlaubsgruppe unter von "..." bis "..." einfach z.B. von "01.01.2018" bis "16.04.2018" einzutragen. Aber das macht das Programm nicht, sondern erlaubt immer nur volle Monate.

Es funktioniert jedoch so wie ich das gerne hätte, wenn ich das Ende der Befristung bei "Firma" unter "Austritt" eintragen würde. Das wollen wir jedoch vermeiden, damit da nichts schief geht und nicht aus Versehen Abmeldungen gesendet werden, wenn mal jemand nicht aufpasst oder das neue Datum zu spät einpflegt.

Hat da jemand eine Idee, wie wir das elegant lösen und gleichzeitig Austrittsdaten vermeiden können?

(Mein Zwischenfazit ist schon, dass ich die Fehlzeitenfunktion sehr gerne nutzen würde. Vor allem, weil mir die Eingabe von Urlaub und Krankheit für die Abrechnung viel besser gefällt als über Lohn + Gehalt. Aber dazu sollte eben auch der Rest nicht mehr Arbeit verursachen...)

Lieben Dank im Voraus. :)

Re: Urlaubskonto für Teilmonate einrichten

Verfasst: Do 12. Apr 2018, 22:56
von Steve Rückwardt
Hallo Lina,
Um den Aufwand möglichst gering zu halten, möchte ich am liebsten nur ein Urlaubskonto mit allen Regeln anlegen.
also das Urlaubskonto ist ja bezogen auf Mitarbeiter:innen. Urlaubsgruppen meinst Du vermutlich, oder?

Wenn ja, dann wird das wohl schwierig. Denn die Urlaubsgruppen sind dazu gedacht, unterschiedliche Regelungen abzubilden.

Zum Deinem Fall: ich habe noch nicht ganz das Problem erfasst. Was spricht dagegen, den Jahresurlaubsanspruch zu hinterlegen? Ist das nicht gewünscht, was spricht dagegen, den anteiligen Urlaub bezogen auf die Befristung zu hinterlegen?

Re: Urlaubskonto für Teilmonate einrichten

Verfasst: Fr 13. Apr 2018, 08:42
von lina
Hallo Steve,
Urlaubsgruppen meinst Du vermutlich, oder?
Oh. Ja, die meinte ich! Sorry.
Was spricht dagegen, den Jahresurlaubsanspruch zu hinterlegen? Ist das nicht gewünscht, was spricht dagegen, den anteiligen Urlaub bezogen auf die Befristung zu hinterlegen?
Die Art, wie Lexware Fehlzeiten strukturiert ist. Oder vielleicht auch einfach nur mein bisheriges Verständnis davon. :) Wir haben es bisher in Lexware Lohn + Gehalt ja immer so gemacht. Da haben wir von unserer Excel-Tabelle, in der die Urlaubsansprüche ausgerechnet werden, einfach die jeweiligen Tage in die Mitarbeiterstammdaten geschrieben. Aber diese Option fällt doch jetzt in Lexware Fehlzeiten weg, oder irre ich mich?

Außerdem war das hier leider immer ziemlich fehleranfällig gewesen.

Mein Verständnis von den Lexware Fehlzeiten ist nun, dass diese Option im Prinzip durch die Urlaubsgruppen wegfällt bzw. anders gehandhabt wird. Ich meine, man könnte natürlich eine Urlaubsgruppe anlegen und dann für jeden Mitarbeiter individuell Korrekturen einpflegen. Das wäre ja dann im Prinzip nichts anderes als man in Lohn + Gehalt macht.

Ich dachte jetzt nur (oder hatte gehofft), man könnte diese ganze Einzeleingabe und die Korrekturen umgehen: Man legt eine Urlaubsgruppe mit allen Regelungen (unterschiedliche Ansprüche je nach Betriebszugehörigkeit, Sonderurlaube für Behinderung, Auf- bzw. Abrunden von Tagen usw.) an und dann errechnet sich der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter automatisch je nach Zeitpunkt der Befristung. (Also, indem ich einfach die Urlaubsgruppe von Anfang des Jahres bis Tag X anlege.)

Das klappt ja im Prinzip auch so wie ich mir das vorstelle, wenn man das Datum der Befristung als Austrittsdatum für den Mitarbeiter eingibt. Jetzt war nur meine Überlegung, ob man das einfach umgehen kann, indem man eben die Daten für die Zuordnung zur Urlaubsgruppe anpasst. Einfach um zu vermeiden, dass da nicht aus Versehen jemand abgemeldet wird, weil da wieder irgendwer vergessen hat, etwas einzugeben.

Eigentlich geht es einfach nur darum, ein paar Alternativen zu finden, um uns das Leben hier etwas leichter zu machen und ein paar Fehlerquellen zu vermeiden...

Ich hoffe, das hat das Problem jetzt nochmal besser erklärt. :-) Melde dich sonst gerne, wenn noch etwas unklar ist.

Re: Urlaubskonto für Teilmonate einrichten

Verfasst: Mo 16. Apr 2018, 22:29
von Steve Rückwardt
Das klappt ja im Prinzip auch so wie ich mir das vorstelle, wenn man das Datum der Befristung als Austrittsdatum für den Mitarbeiter eingibt.
Das ist ja klar, da durch den Austritt das Ende bekannt ist und Lexware dies berechnen kann. Ohne Austritt gibt es kein faktisches Ende. Und wenn Du der Urlaubsgruppe die anteiligen Urlaubstage auf die Befristung bezogen zuweist?

Re: Urlaubskonto für Teilmonate einrichten

Verfasst: Di 17. Apr 2018, 07:46
von lina
Und wenn Du der Urlaubsgruppe die anteiligen Urlaubstage auf die Befristung bezogen zuweist?
Liefe das dann über Korrekturen bzw. individuellen Zusatzurlaub pro Mitarbeiter? Oder kann ich das in der Urlaubsgruppe als Regelung festlegen?

(Tut mir leid, ich bin wirklich noch nicht ganz fit in dem Programm. :? Ich habe jetzt an ein paar Einstellungen rumgespielt, aber die sind irgendwie noch nicht die richtigen... und Google gibt mir zwar eine Menge Anleitungen, aber bis jetzt noch nicht so richtig das, was ich möchte.)