ich bin ganz neu dabei und mache die Buchhaltung für eine kleine UG.
Die ersten paar Buchungen habe ich schon hinter mir. Nun möchte ich die Buchhaltungssoftware kontieren und dabei kommen mir folgende Fragen auf:
Muss ich die Software abschreiben?
Muss ich die Software als immaterielles Vermögensgut verbuchen?
Welche Konten muss ich ansprechen?
Lexware Buchhaltung
Nutzungsdauer Lizenz/Abo 1 Jahr (Wird danach wieder um 1 Jahr verlängert)
214,80 € Netto
SKR 04
Abschreibung kommt nur in Betracht, wenn man „teure Dinge“ über mehrere Jahre nutzen kann/darf/muss. Z.B. Kraftfahrzeuge, Maschinen … Bei einer Jahreslizenz kommt das also nicht in Betracht und damit entfällt auch das Thema „Vermögensgut“.
Ich würde das unter laufende EDV-Kosten oder ähnliches buchen.
Suche doch im Internet mal nach den Begriffen „geringwertige Wirtschaftsgüter“ und AfA. Dann bekommst du einen Einblick in diese Themen. Das würde zu weit führen, das hier genau zu erklären.
Ich habe mich jetzt allerdings nach weiterer Recherche dafür entschieden die Buchhaltungssoftware als „Aufwendung für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen)“ (SKR04 6837) als sonstige betriebliche Aufwendung zu buchen.
Eine Buchhaltungssoftware in Form einer einjährigen Nutzungslizenz sollte da ja mit darunter fallen.
eine Jahreslizenz ist es insofern nicht, da die Software nicht unbrauchbar und wertlos wird. Vielmehr werden lediglich bestimmte Schnittstellen wie ELSTER, Programmaktualisierung etc. gekappt. Daher kommt hier sehr wohl eine Aktiverung für 5 Jahre (ERP-Software) in Betracht (Erstanschaffung). Aktualisierungen wären dann Wartungskosten für (bereits vorhandene) Hard- und Software.
Es gibt aber auch keine Updates mehr, die eine vorhandene Installation voraussetzen und auf dieser aufbauen. Daher ist jede neu erworbene Version auch ein neues Anlagegut. Ich verfahre so.
Du hast also hier 2 Alternativen. Natürlich kannst Du auch - wie bereits angesprochen, die Jahresversion als Lizenz betrachten, da Du das alte Programm nicht mehr anguckst und nur noch die neue Version nutzt. Allerdings ist diese Variante nicht empfehlenswert, da Lizenzen gewerbesteuerschädlich sind, während gerades UGs froh um jeden Cent Anlagevermögen und nicht auf Steuerersparnis aus sind.
Allerdings könnte ein Prüfer, der sich technisch in der Sache auskennt, Dir die Variante 2 um die Ohren hauen mit der Begründung, durch die Installation der neuen Variante würde die Datenbank konvertiert und damit die alte Version unbrauchbar gemacht - so dass diese nicht weiter parallel abgeschrieben werden könnte, sondern als aAfA ausgebucht. Damit hättest Du faktisch die AHK der Folgeversionen auch wieder im Aufwand statt im Anlagevermögen. Aber: Prüfer beanstanden nur, was ihnen nutzt.
Hm, also nach Ablauf der Lizenz kann man nicht mehr produktiv mit der Software arbeiten. Das mal nur so nebenbei. Die Aussage, es werden nur ein paar Schnittstellen gekappt, war bis 2016 noch richtig. Ab v2017 aber eher nicht mehr. Wie das steuerrechtlich zu bewerten ist, da bin ich allerdings raus.
die Frage ist letzten Endes, was unter „produktiv“ zu verstehen ist. Eine BH-Software, die keine UStVA und keine E-Bilanzen übermitteln kann, ist schlicht und einfach ein Rumpfprogramm. Definitiv nicht mehr einsetzbar wäre sie dann, wenn der Menuepunkt „Buchen“ ausgegraut würde, was nach meinen Feststellungen aber nicht der Fall ist (zumindest nicht bei der Kaufversion).
Die Fehlermeldung kommt erst, wenn man einen Datenaustausch vornehmen will.
Also wenn die Lizenz abgelaufen ist, kannst Du nur noch Daten einsehen. Für zukünftige Zeiträume ist ein Buchen nicht mehr möglich. zurückliegende Zeiträumen können nach meiner Kenntnis eine gewisse Zeit bebucht werden, aber alles in allem: ohne aktuelle Lizenz keine Nutzung der Software, wenn man von Erstellen der Berichte oder Ansehen der Daten mal aussen vor lässt.
könnte man demnach sagen, dass meine vorgenommene Buchung (Aufwendung für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten (Lizenzen, Konzessionen) (SKR04 6837) an Bank (SKR04 1800)) in Ordnung ist? Oder würdest du es anders machen?
Am Ende musst Du das mit einem Steuerbüro besprechen. Ich kann und darf Dir keine rechtliche Beratung geben.
Ich persönlich würde einen jährlichen Betrag von grob 220 nicht unnötig kompliziert „verbuchen“. Wenn die 6837 direkt in die Kosten geht und keine Abschreibung o.ä. nach sich zieht, kann man das sicherlich so lassen. Wartung EDV o.ä. würde aber auch gehen.
Das ist mir klar. Würde es auch eher als einen freundlichen Ratschlag interpretieren. Das die Entscheidung schlussendlich bei mir liegt und ich auch dafür die Verantwortung trage versteht sich von selbst.