Pflicht zur Nutzung aktueller Programmversionen?

Da ich hier ja immer mal wieder auf Unverständnis stoße das ich eine BE Version von 2016 nutze und auch andere diesbezüglich hier immer mal wieder schief angesehen werden, hier mal ein aktuelles Urteil dazu. Kam mit der Post von der Postbank. Wahrscheinlich wird gleich wieder einer kommen mit ja aber… Ich denke die Begründung lässt sich auch auf alle anderen Softwareprodukte in gewisser Weise übertragen. Problem das man es im Zweifel vor Gericht klären muss. In dem Fall eine Software aus dem Jahre 2010.

Aktuelle Urteile

E-Bilanz - für Kleinstbetriebe unzumutbar?

Das Finanzgericht Münster entschied: Entsteht durch die Erstellung und die Übermittlung der Bilanz in elektronischer Form einem Kleinstbetrieb erheblicher finanzieller Aufwand, muss dieser keine E-Bilanz vorlegen (Az. 5 K 436/20 AO).
Im entschiedenen Fall erstellte die Geschäftsführung einer GmbH, Jahresumsatz rund 70.000 Euro und Gewinn rund 300 Euro, die jährliche Bilanz 2015 inklusive Gewinn- und Verlustrechnung ohne die Unterstützung eines Steuerberaters. Die Geschäftsleitung erarbeitete die notwendigen Dokumente innerhalb von vier Arbeitstagen selbst und übermittelte diese dann digital an das Finanzamt. Für die Übertragung nutzte sie ein Computerprogramm, das vom Bundesanzeiger Verlag angeboten wurde.
Für das folgende Geschäftsjahr beantragte die Firma die Befreiung von der elektronischen Übermittlungspflicht. Ihre Argumentation: Aktuell arbeite man mit einer Buchhaltungssoftware, die 2010 angeschafft wurde und nicht den Vorgaben der Finanzverwaltung entspreche. Die Umstellung der Software würde aber einmalig 267 Euro kosten und einen Arbeitsmehraufwand von etwa 60 Stunden verursachen. Der Gewinn der Firma wäre damit hinfällig. Die Unterstützung eines Steuerberaters schlage sogar mit 2.000 Euro jährlich zu Buche.
Das Finanzamt lehnte diesen Antrag ab und argumentierte seinerseits, dass die Finanzverwaltung erhebliche Vorteile aus der automatischen Überprüfung einer E-Bilanz ziehen könne. Gegen die Ablehnung klagte die Firma.
Mit Erfolg: Das Finanzgericht Münster bescheinigte dem Unternehmen einen Anspruch darauf, dass das Finanzamt auf die E-Bilanz verzichtet. Die Erstellung sei wirtschaftlich unzumutbar im Sinne der Härtefallregelung, die vom Einkommensteuergesetz in Verbindung mit der Abgabenordnung vorgesehen sei. Um die technischen Voraussetzungen zur Erstellung und Übermittlung einer E-Bilanz zu schaffen, müsse der Kleinstbetrieb einen erheblichen finanziellen Aufwand stemmen. Dies sei bei den erzielten Jahresumsätzen und -gewinnen wirtschaftlich nicht zumutbar.

Hallo Lutze,

ja, aber…
Ne, Spass beiseite. Du kennst meine Sichtweise was das betrifft. Nach allem was ich bei rechtlichen Infos, Urteilen etc. bisher gelernt habe, ist ein „es kommt darauf an“ ganz wichtig. Das Urteil bezieht sich ja auf das Thema Abgabe der E-Bilanz. Kann man nicht pauschal auf alles andere stülpen.

Das Argument für eine aktuelle Version ist ja nicht (nur) E-Bilanz. Es sind u.a. Anforderungen der DSGVO, GoBD, Betriebsprüfung etc. Und ich persönlich glaube nicht, dass man all das „abschmettern“ kann mit dem Argument Härtefallregelung oder „zu teuer“.

Na ja, aber die Begründung würde ja auf all das auch zutreffen. Und meinst du nicht das gerade das Finanzamt vorbringen würde das diese Software all den anderen Anforderungen auch nicht entspricht und allein schon deshalb ein Wechsel notwendig wäre? Ich denke das es eben nicht alles so festgeschrieben ist wie hier immer angesprochen zumal ja, wir hatten das Thema, auch Lexware in ihren Zertifikaten stehen hat das wenn was nicht passt sie bei Problemen außen vor bleiben. Man wiegt sich also mit aktueller Software in falscher Sicherheit. Wie auch mal erwähnt, das FA hat bei mir mal damals noch mit aktueller Version nur Mist ausgelesen aus BE. Seither macht mein Steuerberater das und wenn die was prüfen wollen dürfen die dort vorsprechen. BE ist bei mir im Grunde nur Rechnungsprogramm mit Lagerverwaltung und Zahlungskontrolle.

Ähm, nein.

Nein, denn das FA interessiert nur das, was für das FA relevant ist. In dem Fall die Abgabe der Bilanz auf elektronischem Wege. Bei Urteilen, das meinte ich oben, muss man tatsächlich immer den Einzelfall betrachten und im Regelfall auch das konkrete Thema. Das pauschal auf alles zu „stülpen“ geht im Normalfall nicht.

Du kannst ja auch nicht sagen: TÜV ist zwar vorgeschrieben, aber das wäre viel zu teuer für mich, deswegen fahre ich ohne etc. Und nur weil dieser eine Fall so beurteilt wurde, heisst es nicht, dass es z.B. in Deinem Fall auch so ausgehen würde.

Ich habe die Regeln nicht gemacht und wie ich auch schon mehrfach signalisiert habe: ich gebe nur Empfehlungen ab und schildere meine Sichtweise. Was Du oder andere Nutzer:innen machen, ist ja nicht meine Verantwortung.

Ohne Tüv kommst du nicht auf die Straße, keine Zulassung und das wird auch noch Neuwagen nach 3 Jahren und dann alle 2 Jahre geprüft.
Gewerbeanmeldung und Steuernummer bekommst auch ohne den Nachweis das du entsprechende Software einsetzt.
Und ja das hängt im Zweifel vom Richter ab wie das Urteil aussieht. Die Begründung dürfte allerdings auf viele Fälle übertragbar sein.
Zumal die in dem Fall noch sehr zweifelhaft ist. Da ist eine GMBH mit 70.000 € Umsatz, da sollten die 267 € wohl drin sein. Das da nur 300€ Gewinn war ist ja wohl so hingerechnet worden. Die entnehmen einfach für das Gehalt so viel das nicht mehr übrig bleibt. Das bekomme ich auch bei 1 Mio Umsatz hin.
Lexware übernimmt ja auch für aktuelle Software keine Haftung das sie allen Vorgaben entspricht, das steht ja auch in den somit nutzlosen Zertifikaten drin.

Hallo Ihr beiden,

ich bin auch ein Nutzer wie Lutze, der keine aktuelle Version benötigt und QBW2014 nutzte. Letztendlich muss jeder für seinen individuellen Fall entscheiden, ob er rechtlich auf der sicheren Seite mit aktuellster Version sein will oder mit einer Altversion klar kommt.

Ich finde aber wie Lutze, den Kaufzwang zur aktuellsten Version eine „unschöne“ Firmenpolitik. Dass man nicht zwischen den unterschiedlichsten Versionen einfach wechseln kann, weil irgendein Flag in die Datendateien eingebaut und geprüft wird, ist seltenst durch technische Notwendigkeit begründet, sondern wohl eher der Firmenpolitik geschuldet. Ebenso die Notwendigkeit von Zwischenversionen, um von einer „uralt“ Version auf eine aktuelle zu migrieren.

Funktionalitäten von einem Datum(oder dem Alter der Software) abhängig zu machen ist für mich auch ein Unding. Da würde ein Hinweis à la „Wollen Sie wirklich eine Buchung für ein vergangenes Jahr eingeben“ besser, also Hinweis und eigenverantwortliche Entscheidung anstatt einem Verbot.

Ich selber bin gerade frustriert, weil mir meine Festplatte „verstorben“ ist mit meinem QBW aus 2014. Installation finde ich nicht. Nun könnte ich die aktuellste Version BüroEasyPlus erwerben. Aufgrund der Firmenpolitik von Lexware traue ich mich aber nicht. Ich bin in Sorge, ob die neue Version überhaupt meine „Altdaten“ einlesen kann und mir in 2022 oder 2023 oder … das Buchen verbietet, also zwingt erneut ein unnötiges Update zu machen. Just, als ich meinen anderen Beitrag verlinken wollte, habe ich gesehen, dass mir Lutze bereits geantwortet hat.

Grüße Markus

Hallo Markus,

das sehe ich anders. Ein Hersteller kann sich durchaus dazu bekennen, den Anspruch zu haben, eine aktuelle Software anzubieten, um seinen Anwender:innen eine gewisse Sicherheit zu bieten. Anwender:innen selbst haben immer noch genügend Optionen, Fehler zu machen. Den Anspruch der Aktualität und möglichen Rechtssicherheit kann ein Hersteller dennoch haben.

Das kann man so sehen. Nur ist dies ein „Trend“, den Lexware nicht erfunden hat. Die Marschrichtung heisst Cloud. Da gibt es im Grunde immer die aktuellste Version. Adobe bietet seine Fokusprogramme nur noch im Abo an. Microsoft geht auch diesen Weg (wenngleich da noch Optionen bestehen, ohne Abo auszukommen). Auch Wettbewerber von Lexware bieten derartige Lizenzmodelle an.

Nicht vergessen: ein Unternehmen hat primär ein Ziel, nämlich Gewinne zu erwirtschaften. Hat ein Unternehmen Mitarbeiter:innen, sind verlässliche Einnahmen überlebenswichtig. Wenn nur alle Jubeljahre mal jemand ein Produkt kauft und es zig Jahre nutzt obwohl der Hersteller jährlich enorme Kapazitäten aufwendet um eine aktuelle Version zu erstellen, welche möglichst den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird, geht das nur bedingt auf Dauer gut.

Hm, in gewisser Weise mag das stimmen, wobei ich nicht genau weiss, was Du hier meinst. Auch bei anderen Herstellern kann ich nicht wild zwischen Versionen hin und herspringen.

Nun, wenn ich sehe, welche Versionen hier teilweise auf meinem Tisch landen, teile ich diese Einschätzung nicht. Technik entwickelt sich und durch die Zwischenversion wird sichergestellt, dass die Daten „langsam“ an diese Entwicklung angepasst werden. Hier nicht übersehen: die Zwischenversionen wurden jahrelang kostenfrei durch Lexware bereitgestellt. Hier bösen Willen zu unterstellen, halte ich für falsch.

Auch hier weiss ich leider nicht, was Du konkret meinst.

Nach meiner Kenntnis ist büro easy hier schmerzfreier als viele der anderen Lexware Programme. Da können auch durchaus einige Jahre übersprungen und von einer aktuellen Version gelesen werden. Ob 2014 direkt auf 2021 geht, müsste ich prüfen.

Also das kann ich Dir konkret beantworten: die meisten Lexware Programme können nur noch als Jahreslizenz bzw. mit Updatevereinbarung erworben werden. Es muss dann immer die aktuelle Jahresversion genutzt werden. Ohne ist ein Weiterarbeiten nicht mehr möglich. Auch büro easy gehört dazu. Und ob Updates unnötig sind oder nicht, dazu hatte ich mich ja weiter oben bereits geäussert.

Alles in allem: die Diskussion ist mühseelig. Kund:innen wollen natürlich so wenig wie möglich Geld ausgeben, Hersteller so viel wie möglich einnehmen. Zwischendrin gibt es verschiedene Abstufungen. Wäre ich Softwareentwickler, würde ich den Anspruch haben, meinen Kund:innen eine möglichst aktuelle und funktionale Software anzubieten. Diesen Anspruch würde ich ungern kostenfrei abgeben. Es gibt aktuell verschiedene Ansätze, wie Lizenzmodelle gestrickt werden. Nach meiner Einschätzung ist der Weg die Cloud und der Markt wird diesen Weg im Grossen und Ganzen gehen, ob man dies nun mag oder nicht.