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EINGANGSRECHNUNGEN --- Digitalisierung u. Archivierung---

Verfasst: Mo 19. Apr 2021, 10:44
von BIBU-Christian
Guten Morgen,

ich arbeite seit diesem Monat mit LEXWARE Büroservice Komplett (Datenübernahme aus FO plus) und bin daran interessiert weitere Prozesse zu digitalisieren. Bei diesem Beitrag soll es allgemein um Eingangsrechnungen gehen und um die Frage was möglich ist und was LEXWARE hier kann:

Jeden Monat liefern Mandanten Eingangsrechnungen ab. Meist in Papier, aber auch digital. Ziel ist es nun den Prozess der Eingangsrechnungen zu digitalisieren (und rechtssicher aufzubewahren). Was gibts derzeit für Möglichkeiten?

Mit LEXOFFICE kann man (wahrscheinlich egal ob Unternehmer oder Buchführungsbüro als Service) Belege einscannen. Die stehen dann auf einem lokalen Verzeichnis zur Verfügung (oder gehen die in eine revisionssichere cloud?). Und wie kann der Berater diese dann als "digitale Belege" weiterverarbeiten? Arbeitet von euch jemand als Berater mit so einer Systematik?

Oder verwendet man hier die Archivierung?

Wer beim Berater Kunde ist kann das (hab ich gehört) alles easy über ein DATEV Modul hochladen. Ich suche nach einer ähnlichen Lösung von LEXWARE...

Vielen Dank

Re: EINGANGSRECHNUNGEN --- Digitalisierung u. Archivierung---

Verfasst: Mo 19. Apr 2021, 22:28
von Steve Rückwardt
Hallo BIBU-Christian,
BIBU-Christian hat geschrieben:
Mo 19. Apr 2021, 10:44
Was gibts derzeit für Möglichkeiten?
etliche, das aber übers Forum abzubilden, wird schwierig. Sowas passiert im Regelfall in eingehenden Beratungsgesprächen.
BIBU-Christian hat geschrieben:
Mo 19. Apr 2021, 10:44
Mit LEXOFFICE kann man (wahrscheinlich egal ob Unternehmer oder Buchführungsbüro als Service) Belege einscannen.
Ja. Aber Lexoffice ist nicht mandant:innenfähig, würde also für ein Buchführungsdienstleister nur bedingt sinnvoll einsetzbar sein.
BIBU-Christian hat geschrieben:
Mo 19. Apr 2021, 10:44
Die stehen dann auf einem lokalen Verzeichnis zur Verfügung (oder gehen die in eine revisionssichere cloud?)
Da es sich um eine reine Cloud-Anwendung handelt, gibt es hier keine lokalen Komponenten. Die Daten liegen also alle online.
BIBU-Christian hat geschrieben:
Mo 19. Apr 2021, 10:44
Und wie kann der Berater diese dann als "digitale Belege" weiterverarbeiten?
Es gibt Exporte mit Belegen für DATEV-Steuerbüros oder auch die Option, dass Steuerbüros direkt eine Freigabe von den Mandant:innen erhalten und die Daten selbständig herunterladen können oder die Anbindung an DATEVconnect online oder Addison OneClick.
BIBU-Christian hat geschrieben:
Mo 19. Apr 2021, 10:44
Oder verwendet man hier die Archivierung?
Wenn Du damit die Lexware Archivierung meinst: nein. Lexoffice hat nix mit Lexware Archivierung zu tun.
BIBU-Christian hat geschrieben:
Mo 19. Apr 2021, 10:44
Ich suche nach einer ähnlichen Lösung von LEXWARE
Dann mal Lexware Archivierung anschauen. Wobei ich persönlich das als Lösung für Buchführungsbüros ggf. nicht für sooo besonders geeignet halte.

Re: EINGANGSRECHNUNGEN --- Digitalisierung u. Archivierung---

Verfasst: Di 20. Apr 2021, 12:09
von BIBU-Christian
OK Steve,

vielen Dank. Aber wenn ich dich recht verstehe gibt es keine Standard-Anwendung mit der man eine größere Zahl von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen sinnvoll in LEXWARE digital integrieren kann. Buchen mit digitalen Belegen ist wohl auch nicht für so eine Menge ausgelegt, und revisionssicher sind die beim buchen mit digitalen Belegen mE auch nicht archiviert, liegt ja alles auf lokal.

Fazit:
Keine Standard-Lösung zum fairen Lexware -Preis. Kann gar nicht verstehen warum es sowas nicht gibt. Die optimale Lösung würde doch wie folgt aussehen:

PDF-Rechnungen und gescannte Rechnungen in einem revisionssicheren Archiv ablegen (ähnlich Lexware-Archivlösung). Beim Buchen der Eingangsrechnungen in der Buchungsschiene (egal welches Lexware-Buchungsprogramm) werden die Rechnungen in der cloud mit einem link verknüpft. Dann hat man kein Problem mit sehr großen lokalen Sicherungen und die Belege werden optimal archiviert. Auch die Menge wäre dann (fast) egal, ist ja alles in der cloud. Eigentlich wie "buchen mit digitalen Belegen" --- nur über eine revisionssichere Cloud. Kann gar nicht verstehen warum es sowas nicht gibt. Oder mir ist etwas entgangen...

Ich habe diese Frage auch an LEXWARE direkt gestellt. Antwort war: Schau dir lexbizz.de an. Das ist aber ein vollständiges ERP System, wie ich es überhaupt nicht brauchen kann. Und dann noch der Preis.... ca. 450 EUR ----- aber monatlich!!! Für ein ERP sicher günstig (im Vergleich zu den großen) aber für mich nicht zu gebrauchen. Also wieder keine Lösung. Und was speziell programmiertes möchte ich nicht.

Schade.

Danke u. Gruß
Christian

Re: EINGANGSRECHNUNGEN --- Digitalisierung u. Archivierung---

Verfasst: Mo 26. Apr 2021, 23:46
von Steve Rückwardt
Hallo Christian,

das geht schon. Wenn Du die Belege in Lexware der Buchung anhängst und Lexware Archivierung nutzt, so werden diese bei Bedarf mit erfasst und archiviert. Nur Dein Workflow ist da nicht in der gleichen Reihenfolge. Also digitale Belege buchen und die werden, wenn so eingerichtet, automatisch mit archiviert.

(siehe man u.a. hier https://media.s9.esales.haufe.io/SEOSho ... 7a2871aa74)

Also man kann das schon irgendwie integrieren. Also wenn Du für Deinen Workflow etwas Flexibilität hast, passt die Konstellation evtl. doch?