Hallo zusammen,
ich nutze die Lexware Neue Steuerkanzlei und erstelle meine Buchhaltung im SKR 03 weitestgehend selbst (der Steuerberater übernimmt lediglich die Lohnabrechnung). Aktuell stehe ich vor einer großen Herausforderung in der Workflow-Optimierung und hoffe auf eure Erfahrungswerte.
Die Ausgangslage:
Mein Belegaufkommen ist mittlerweile extrem hoch. Aktuell läuft alles noch sehr klassisch über den Scanner, was bei der Masse an Belegen einfach zu viel Zeit frisst. Ich möchte den Prozess so umstellen, dass meine Sekretärinnen die Belege direkt per Handy-App erfassen können.
Der Knackpunkt – Kostenstellen:
Ich arbeite zwingend mit 10 festen Kostenstellen. Jeder Beleg (ein klassisches Beispiel wäre die Reparaturrechnung von Hornbach) muss sofort einer dieser 10 Stellen zugeordnet werden können.
Bisherige Überlegungen:
• Lexware Office (lexoffice): Fällt für mich leider raus, da hier die benötigte Kostenstellen-Verwaltung fehlt.
• sevDesk: Habe ich bereits getestet. Die Kostenstellen-Zuweisung funktioniert gut und ein DATEV-Export (ASCII csv) in meine Kanzlei-Software hat technisch auch schon einmal geklappt.
• BuchhaltungsButler: Wurde mir als Alternative genannt, habe ich aber noch nicht tiefgehend geprüft.
Meine Fragen an die Community:
1. Wie löst ihr die mobile Beleg-Vorerfassung, wenn ihr auf Kostenstellen in der Desktop-Version angewiesen seid?
2. Ist der Weg „Cloud-Vorerfassung (z. B. sevDesk/Butler) ➔ DATEV-Import ➔ Lexware Desktop“ ein sauberer dauerhafter Workflow oder gibt es hier bekannte Fallstricke (z. B. beim Abgleich der Kontenrahmen oder Festschreibung)?
3. Gibt es Tools oder Lexware-interne Wege, die ich übersehe, um den Prozess „sekretärinnentauglich“ zu machen, ohne eine komplette zweite Buchhaltungssoftware als „Sammler“ zu nutzen?
Ich suche nach einer stabilen Lösung, um die manuelle, wiederkehrende Arbeit zu minimieren.
Vielen Dank im Voraus für eure Tipps und Denkanstöße!