Workflow bei Vorkasse

Hallo zusammen.

Ich suche nach einem besseren Workflow als dem jetzigen bei den Aufträgen die per Vorkasse laufen (gute 90% sind das wohl).

Bisheriger Workflow:

  • Kunde bestellt per Mail
  • Kunde bekommt von mir eine AB mit der Zahlungsbedingung VORKASSE
  • Kunde bezahlt
  • damit ich die Zahlung „vermerken“ kann muss ich eine Rechnung erstellen die ich dann wiederum als bezahlt markieren kann
  • wenn ich aber einen Lieferschein beim Versand der Ware nutzen möchte muss ich diesen vorher erstellen, da ich sonst nicht an die Rechnung komme (jedenfalls nicht, wenn beide miteinander verknüpft sein sollen)
  • wenn der Lieferschein aber noch gar nicht gedruckt werden soll, weil die Ware bspw. zur Zeit noch gar nicht im Lager ist habe ich ein Problem

Denn ab dem Moment unterscheidet sich der Lieferschein laut Status in der Software nicht mehr von denen, die in der Vergangenheit bereits erfolgreich bearbeitet wurden. Mir bliebe also höchstens die Möglichkeit den Lieferschein ausdrucken und beiseite zu legen um dann später diesen unbearbeiteten Stapel Lieferscheine mit den entsprechenden Artikeln versandfertig zu machen. Allerdings habe ich dann keine Möglichkeit mehr ein Lieferdatum zu notieren und muss mich drauf verlassen, dass kein Lieferschein beim letzten „Durchlüften“ des Büros weggekommen ist.

Was mir fehlt ist ein Status wie „versendet“ zum Beispiel. Wie löst ihr das? Habe ich vielleicht etwas grundsätzliches übersehen oder gehe da völlig falsch ran?

Helft mir wenn möglich… :wink:

Grüße aus Niedersachsen
Marcel

Hallo Marcel,

ich habe diese "Problemstellung so nicht direkt. Wenn Vorkasse, dann wird - sobald Zahlung vorhanden - AB in LS weitergeführt und ich liefere dann auch.

Was Du aber evtl. machen könntest: Auftragsfreifeld im Programm mit Status o.ä. betiteln, nicht für Druck bereitstellen (also die Zuordnung im Layoutassistenten weglassen) und in diesem Freifeld den Status der Zahlung vermerken. Also bei Erstellung dort z.B. offen eintragen und wenn Zahlung eingeht, die AB nochmal bearbeiten und offen in bezahlt ändern. Das Freifeld dann noch in der Auftragsliste mit einblenden und Du hast eine Übersicht, welche AB beglichen und welche noch offen sind und kannst bei Bedarf danach auch sortieren oder suchen.

Hilft das ggf. weiter?

Hallo Steve.

Das ist leider auch nicht die Lösung, da ich zum Einen einen Arbeitsschritt mehr habe und der mir in der Liste der Lieferscheine nicht weiter hilft.

Ich möchte gerne die Lieferscheine anzeigen lassen, deren dazugehörige AB bezahlt ist, die aber noch nicht physikalisch mein Lager verlassen haben. Den Status „W“ kann ich dafür nicht nutzen, da den alle Lieferscheine in meiner Liste haben (müssen) damit die Rechnung erstellt werden kann, was wiederum notwendig ist damit ich die Zahlung zugeordnet habe.

Meiner Meinung nach fehlt entweder ein Status „Ware versendet“ welcher unabhängig von einer Rechnung vergeben werden können muss. Oder 2. Variante, die Möglichkeit einen Zahlungseingang einer AB mit Vorkasse im Programm zu hinterlegen (mit Datum idealerweise) der dann später, wenn die Rechnung erstellt wird, dieser automatisch zugeordnet wird.

Wenn ich natürlich der einzige mit diesem „Problem“ bin ist mein Wunsch sicher utopisch, soviel ist mir klar. :slight_smile:

Hallo Marcel,

das habe ich ja auch nicht gesagt. Du suchtest nach einer Möglichkeit, welche ich aufgezeigt habe. Niemand hat gesagt, dass Du es so machen musst. :slight_smile:


Das geht nicht. Buchungsrelevant ist ja erst die Rechnung, also kannst Du auch erst dieser den Staus bezahlt zuweisen.

Naja, dieser „Status“ ist ja in der Regel der Lieferschein. :slight_smile:

Der Einzige sicherlich nicht, aber es ist meiner Einschätzung nach jetzt auch nicht eine häufig auftretende Konstellation.