Verständnisfrage ecoDMS <-> ecomailZ

Hallo zusammen,
bin wieder daaa :slight_smile:
Diesmal mit keinem Problem, sondern mit einer Verständnisfrage:
Beide Programme (ecoDMS und ecomailz) dienen ja zur Archivierung von Texten, Bilder u.s.w.
Meine Frage ist nun:
Wann benutzt man ecoDMS und wann ecomailZ zum archivieren?
Bei einer Papiervorlage scanne ich diese ein, verschlagworte sie und packe sie ins ecoDMS Archiv.
Bekomme ich eine eMail, archiviere ich sie im ecomailZ, richtig?
Wahrscheinlich sehe ich gerade mal wieder den Wald vor Bäume nicht - aber wozu ecomailZ, wenn ich mit ecoDMS das gleiche erreiche?
Wie handhabt ihr das?
VG Uwe

Der Hersteller sagt dazu:

ecoMAILZ archiviert automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails inklusive deren Anhänge beim Eintreffen auf dem Mailserver.

Ich interpretiere es so, dass alle Mails automatisch in ecoMAILZ verschoben werden und alle anderen Dokumente in ecoDMS gehen. Ich nutze ein anderes Tool für meine Mails und habe deswegen keine Erfahrungen mit ecoMAILZ.

Hmm,
weshalb gibt es dann die Plugins für ecomailZ im ecoDMS und Thunderbird?
Vom Grundsatz her bräuchte ich ja dann zwei separate Archive. Eins für „normale“ Dokumente und eins für eMails…
Wäre es nicht sinnvoller alle Mails (ob Dokumente oder eMails) in ein Archiv zu sichern?

In meinen Augen schon, aber da musst Du ecoDMS fragen, was die sich genau dabei gedacht haben. Ich bin privat Person und habe daher nicht die rechtlichen Vorgaben zu beachten.

Vielleicht ist das auch einer der Gründe für ecoMAILZ?

Mit den rechtlichen Vorgaben könntest Du Recht haben.
Auch als Privatperson (bin ich auch) kann es trotz rechtskonformer Software Probleme geben.
Ich habe zum Beispiel meine Abrechnungen eingescannt und das Original vernichtet.
Jetzt besteht das FA auf „Original-Unterlagen“. Mein Argument dass ich die Sachen nur elektronisch besitze, wurden nicht akzeptiert. So etwas gäbe es für „Privatleute“ nicht. Software könne „manipuliert werden“.
Weiß nicht, ob ich da gegen Widerspruch einlegen soll…
Glaube kaum, das ecoDMS mich in einem Rechtsstreit vertreten würde :slight_smile:

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Moin zusammen,

ecoMAILZ ist eine Lösung zur Archivierung von E-Mail. Das ist rechtlich erforderlich (u.a. GoBD, revisionssichere Archivierung von Geschäftsbriefen z.B., wozu Mails auch zählen), zumindest für Geschäftskund:innen. Eine E-Mailachivierung in ecoDMS geht nur bedingt und ich bin nicht sicher ob dies den Vorgaben dann genügen würde, da z.B. ein Druck der Mails als PDF ins ecoDMS nicht regelkonform wäre.

Bei uns hier z.B. läuft ecoMAILZ im Hintergrund und archiviert automatisch alle Mails. Das ecoDMS nutzen wir für die Verwaltung sämtlicher Dokumente mit gewissen Automatismen und auch manuell Klassifizierung. Mails finden hier nicht statt.

Bin kein Anwalt, aber da gibt es mMn keinen Unterschied. Wenn man das Original aber wirklich vernichtet sind gewisse Regelungen zu baachten, wie z.B. eine ordentliche Verfahrensdokumentation.

Moin Steve,
man kann aber Mails, die direkt beim Server abgeholt werden, im ecomailZ löschen.
Damit entscheide ich selbst was archiviert wird und was nicht. Widerspricht das nicht der lückenlosen Dokumentation? Kommt z.B. eine eMail mit einer Fristsetzung kann ich diese löschen und später behaupten sie nie bekommen zu haben.
Was mich eben nur „stört“ ist das ecoDMS und ecomailZ als rechtssicher beworben werden (was ich auch nicht in Frage stellen will) und ein Sachbearbeiter eines FA erkennt das einfach nicht an.
Ich wünsche euch ein schönes Wochenende und einen ruhigen ersten Advent.
Uwe

Genau das sollten beide Programme ja von Haus aus machen. Oder wird eine gelöschte eMail irgendwo „gespeichert“?

Bei ecoDMS werden alle ja noch einmal im Paierkorb gespeichert. Dort können sie zwar auch gelöscht werden, aber dafür sind mehrere Schritte notwendig und ein Rest bleibt immer zurück mit den Informationen, wann es gelöscht wurde und warum.

Ja, man kann auch Briefpost, die im Briefkasten ankommt schredern, zerreissen oder verbrennen. Das liegt auch in der Verantwortung der PErson, welche den gesetzlichen Erfordernissen nachkommen muss.

Klar kann man bei ecoMAILZ löschen, ich z.B. entferne die ganzen Werbemails und internen Kalenderbenachrichtigungen etc, da diese Dinge nicht aufbewahrungspflichtig sind und ich damit auch keinen Speicherplatz verschwenden will.

Als Privatperson unterliegst Du ja auch nicht allen Regeln, die geschäftliche Kund:innen beachten müssen.

Dann sollte der Beamte mal konkret werden, nach welcher Vorschrift oder welchem Gesetzt das nicht korrekt ist, was Du machst und dann kann man da vielleicht mal konkreter etwas zu sagen. Optional: das Thema mal direkt bei ecoDMS platzieren, da haben bei bestimmten Fragen sicher mehr Erfahrung und Kenntnis, was man hier wie argumentieren kann bzw. können konkreter auf die rechtlichen Erfordernisse eingehen.