Es gibt die unterschiedlichsten Arten von Dokumenten, welche in einem Dokumenten-Management-System (DMS) abgelegt werden. Das können Lieferscheine und Rechnungen sein, Personalunterlagen, Verträge etc.
Manche davon sind nur in einer Version vorhanden, andere wiederum durchlaufen verschiedene Stadien und es gibt unterschiedliche Versionsstände dieses Dokuments.
Wie kann man so etwas in ecoDMS abbilden?
Versionen in ecoDMS ablegen
Nehmen wir an, es gibt einen Vertrag, der im Unternehmen erstellt wird. Dann gibt es diesen Vertrag blanco, nach Erstellung, dann mit Unterschrift von Vertragspartner:in 1 und dann mit Unterschrift von Vertragspartner:in 2. In Summe also 3 unterschiedliche Version des gleichen Dokuments.
Nun kann man natürlich jede einzelne Version als eigenes Dokument in ecoDMS ablegen. Das ist dann aber irgendwann nicht mehr sonderlich übersichtlich. Eine Hilfe wäre es hier ggf., die einzelnen Dokumente miteinander zu verknüpfen.
Den besseren Weg finde ich jedoch, die Option der Versionen zu nutzen.
Dabei wird die 1. Version, also in unserem Beispiel der Blanco-Vertrag ohne Unterschriften normal in ecoDMS abgelegt und klassifiziert.
Kommt nun die 2. Version, also die mit der ersten Unterschrift, wird dieses Dokument nicht über die Inbox erfasst, sondern diese Datei bitte auf dem PC normal als PDF etc. ablegen.
Wir suchen im ecoDMS die erste Version, markieren diese und unterhalb der Vorschau findet Ihr nun verschiedene Icons, u.a. auch das, für die Versionen. Dieses bitte anklicken.
Nun sieht man die Liste der verschiedenen Dokumente, die hier als Versionen hinterlegt sind. In unserem Beispiel steht hier nur das eine bisherige Dokument.
Nun bitte auf das kleine Plus-Symbol rechts unten klicken. Es öffnet sich das „normale“ Datei-suchen-Fenster des Betriebssystems. Ihr navigiert auf Eurem PC in das Verzeichnis, in dem die Version mit der ersten Unterschrift liegt, markiert die Datei und wählt öffnen.
Im Anschluss enthält die Versionsliste einen weiteren Eintrag, in unserem Beispiel den Vertrag mit Unterschrift 1. Der Dateiname der importierten Datei bleibt hierbei erhalten.
So verfahrt Ihr dann mit allen weiteren Versionen. Möglichst darauf achten, dass das Hinzufügen auch in der Reihenfolge der Versionen erfolgt, also die 2. Version vor der 3. etc. So bleibt es transparent und nachvollziehbar.
Wenn Ihr in der Dokumentenliste das Dokument markiert, wird im Regelfall immer die aktuellste Version dargestellt. Öffnet Ihr dann die Versionsliste und macht einen Doppelklick (oder einen Klick auf das entsprechende Version öffnen-Icon) auf die gewünschte Version, öffnet sich dann das Dokument und Ihr könnt es im Details anschauen.
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