Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern fehlerhaft

Liebe Forenmitglieder,
ich nutze jetzt seit etwas über einem Jahr Lexoffice und musste in der Zeit leider feststellen, dass die Vergabe der fortlaufenden Rechnungsnummern nicht zuverlässig funktioniert.

Sobald man einen Rechnungs-Entwurf erstellt und diesen speichert, wird von Lexoffice automatisch eine Rechnungsnummer zugeordnet.
Soweit so gut.
Wenn man diesen Entwurf nun aber wieder löscht, verschwindet auch die entsprechende Rechnungsnummer im Nirwana und wird nie wieder von Lexoffice vergeben.

Das ist auf jeden Fall problematisch, wenn man erst Monate später merkt, dass Lexoffice die entsprechende Rechnungsnummer nie neu vergeben hat und jetzt eine Lücke im Nummernkreis besteht.

Gibt es eine Einstellung in Lexoffice, mit der man dieses Problem lösen kann?

Ich freue mich auf einen aufschlussreichen Austausch! :slight_smile:

Hallo @taxed

warum ist das Problematisch? Rechnungsnummer darf soweit ich weiss auch nicht lückenlos sein.
s. UstAE 14.5

Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)
(10) 1
Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom
Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. 2
Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder
mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. 3
Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist
möglich. 4
Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. 5
Es ist auch zulässig,
im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter
Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.

Gruss

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Hey hotfix,
das war mir tatsächlich nicht bekannt.
Danke für die Information!

Mein Bedürfnis nach Ordnung wünscht sich trotzdem einen fortlaufenden, lückenlosen Nummernkreis.
Daher fände ich es wünschenswert, wenn Lexoffice da mal nachbessern würde.
Andere Lexoffice Nutzer sehen das sicher ähnlich.

Liebe Grüße

Die Logik die hier ansetzt ist die, dass die Rechnung, wenn auch nur als Entwurf erstellt wurde und die Belegnummern hierzu vergeben ist.
Einmal vergeben ist die durch.

Das kenne ich auch von anderen ERP- und Fakturierungslösungen so.

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Bei deinem Wunsch sehe ich jedoch ein Problem.
Und zwar kann es ja sein, dass man mehrere Entwürfe macht und so erst mal die Nummern reserviert.

z.b. 001, 002,003 reserviert.
am 05.2 schreibst du eine Rechnung mit 004 und verschickst die
am 06.2 ebenfalls eine mit 005

jetzt merkst du, dass 001 doch nicht benötigt wird und löscht diesen Entwurf
am 07.2 schreibst du dann eine Rechnung und diese bekommt die nummer 001.
Jetzt
löschst du auch noch den Entwurf mit Nr 003, weil nicht mehr benötigt.
Am nächsten Tag schreibst du dann wieder eine Rechnung und die bekommt die Nummer 003
und irgendwann machs tdu das gleiche mit Nummer 002

Du hast dann zwar alle Nummer vergeben, aber chronologisch gesehen sind deine Rechnungen durcheinander.
Und dann kommt der nächste User und beschwert sich, was das ganze soll :slight_smile:

Und wenn dann noch die Stornos dazukommen, wo die Rechnungsnummer grösser ist als die Nummer der Stornorechnung, dann viel Erfolg bei der Diskussion mit Finanzamt, warum die Nummern nicht fortlaufend sind .

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Danke für die zahlreichen Antworten, ich bin schon etwas schlauer als vorher, wobei ich noch nicht alles 100% verstanden habe.
@Steve
‚Die Logik die hier ansetzt ist die, dass die Rechnung, wenn auch nur als Entwurf erstellt wurde und die Belegnummern hierzu vergeben ist.
Einmal vergeben ist die durch.‘
Wo kann ich in Lexoffice denn die Belegnummer meiner Ausgangsbelege einsehen?

@hotfix
Genauso kann es sein das man zu Anfang re001 erstellt und dann immer weitere Änderungen an dieser vornimmt und bevor man die re001 dann abschickt schon re002, re003 usw verschickt hat.
Daher ist der Rechnungsversand ja nie 100% chronologisch im Nummernkreis.

Oder ich habe dich missverstanden, falls ja, kläre mich bitte auf.

Ich bin nicht zu 100% sicher, ob ich Deine Frage richtig verstanden habe, aber hier Nummernkreise | lexoffice kann man die Nummernkreise definieren und dort ist auch die nächste laufende Nummer ersichtlich.

Ich glaube der Punkt von hotfix war auch, dass man es am Ende des Tages nicht allen Nutzer:innen Recht machen kann. Du findest diesen Weg doof, andere fänden es doof, wenn nun plötzlich nach RG2, RG3, RG4 plötzlich die RG1 aufploppt, weil man den Entwurf mal gelöscht hat.
Wenn Du unbedingt alle Belegnummern haben möchtest, dann lösche doch die Entwürfe nicht, sondern ändere sie einfach später so ab, dass es für einen finalen Auftrag passt.

Danke für den Link!
Das ist ja schonmal praktisch zu wissen, dass es eine Möglichkeit gibt, die nächste Rechnungsnummer zu definieren! :slight_smile: :smiley:

Mir ist das gleich am Anfang auch aufgefallen, dass Rechnungsentwürfe gleich eine richtige Rechnungsnummer bekommen. Ich erstelle meine Entwürfe daher nie als Rechnung, sondern als Auftragsbestätigung. Wenn alles passt, kann diese dann einfach zur Rechnung weitergeführt werden, und wenn nichts draus wird, kann ich sie löschen ohne eine Rechnungsnummer zu verlieren.

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Heißer Tipp, danke! Das werde ich auch mal so versuchen. :slight_smile: