Unterschiedliche Rechnungs-Nummernkreise abhängig vom Vertriebskanal

Hallo zusammen,

unser Steuerberater hat nach der Möglichkeit gefragt, unterschiedliche Rechnungs-Nummernkreise für unterschiedliche Vertriebskanäle (z.B. Onlineshop, Amazon, eBay etc.) zu haben, der Hintergrund ist mir zwar nicht ganz einleuchtend, aber sei’s drum.

Grundsätzlich bietet Lexware Office (ehem. Lexoffice) die Möglichkeit, bei den Nummerkreise Prefixes (Kürzel) hinzuzufügen (vgl. Rechnungsnummer, Angebotsnummern etc. (Nummernkreise) festlegen | Lexware Office Help Center). - Die Idee wäre, dass man das Kürzel abhängig vom Vertriebskanal setzt:

  1. RE: Onlineshop
  2. AMZ: Amazon
  3. EB: eBay
  4. KL: Kaufland

Gibt es dafür eine Lösung oder hat jemand eine Idee, wie man das realisieren könnte?

Vorab, vielen Dank für die Hilfe.

Gruß Daniel

Möchte niemand etwas zu diesem Thema sagen? :thinking:

Hi,

in Lexware Office und auch sonst gängigen Fakturierungs- oder Warenwirtschaftslösungen wird hier für gewöhnlich nicht unterschieden.

Aktuell kann ich Dir dafür leider keine Lösung aufzeigen. :frowning:

Grundsätze der Buchführung: Das Gesetz verlangt die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen, d. h. in den Nummernkreisen dürfen keine „Lücken“ bestehen (21, 22, 24, …). Das Finanzamt will damit sicherstellen, dass keine Dubletten (einer „Nebenbuchführung“) bzw. nicht verbuchte Rechnungen existieren.

Und damit auch keine unterschiedlichen Nummernkreise.

Dies ist nicht ganz korrekt. Es ist richtig, dass in §14 UStG die fortlaufende Nummerierung erwähnt wird. Jedoch besagt der Umsatzsteueranwendungserlass in 14.5 Absatz 10:

Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)
(10) 1 Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist.
2 Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder
mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden.
3 Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist
möglich.
4 Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.

Satz 4 macht deutlich, dass es nicht zwingend ist, lückenlos zu sein. Gleichwohl ist es ohne Frage im Falle einer Prüfung „sicherer“, da weniger Erklärungsbedarf besteht.

Das ist auch nicht korrekt. Denn im gleichen Erlass steht in Abs. 11:

(11) 1 Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird.
2 Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte.
3 Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend
lückenlos sein.
4 Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann und die Rechnungsnummer einmalig ist

Man kann also durchaus mit verschiedenen Nummernkreisen agieren. Ob dies die betrieblichen Abläufe erleichert oder eher erschwert ist sicherlich immer einen Einzelfallbetrachtung wert.

Anhang: UStAE vom 1. Oktober 2010, BStBl I S. 846 – aktuelle Version
(Stand 18. Oktober 2024) – nach dem Stand zum 31. Dezember 2023
Umsatzsteuer-Anwendungserlass-aktuell.pdf (6,5 MB)