Unsicherer Prozess für Haufeeigene Lexoffice-Rechnungen

Möglicherweise sehe ja nur ich Ihr Vorgehen (aus Prozesssicht) kritisch. Ich könnte mir allerdings vorstellen, dass in vielen Betrieben ggf. zertifizierte Prozesse dadurch gestört werden.

Der aktuelle Prozess aus meiner Sicht:

Aktuell schießt Lexware-Haufe ihre eigene Rechnung (für Lexoffice) einfach in meine Lexoffice-Buchhaltung ein. Dadurch läuft die Rechnung an allen Bestätigungsprozessen meines Unternehmens vorbei. Zusätzlich wählt Lexware selbst das Buchungskonto, auf der es MEINE Eingangsrechnung gerne verbucht hat.

Das Problem habe ich daher an den Lexoffice-Support gemeldet und dort darum gebeten mir die Rechnung künftig außerhalb des Buchhaltungssystems Lexoffice zur Verfügung zu stellen ODER mit einen Prozess zur Verfügung zu stellen, der es mich erlaubt die Rechnung zu prüfen, bevor Sie ohne meine Zustimmung verbucht wird.

Meine Anfrage wurde verneint.

Durch ein Diagramme habe ich versucht das Problem zu verdeutlichen (Anhang) und fragte Lexoffice: "[…] läuft die von Ihnen vorgesehen Process-Injection so ab, wie in angehängten PDF […]

Mit dem Verweis auf Datenschutz ( Zitat: „[…] geben wir, unter anderem aus datenschutzrechtlichen Gründen, keine Informationen zu internen Prozessen heraus […]“) genehmigt man sich selbst, mit meinen Daten und Buchhaltungskonten zu machen, was ihnen beliebt.

Gibt es jemanden der unter Berücksichtigung der Lexware-Rechnungs-Injection einen zertifizierbaren Prozess definiert hat?

Bei mir erscheint der Beleg/Rechnung automatisch in Lexoffice.
Dann muss man nur noch manuell zuordnen. Automatisch wird er der Zahlung nicht zugeordnet.
Bevor er zugeordnet wird kann man den Beleg auch bearbeiten und Lieferant, Konto… festlegen.

Hast du schon neues Onlinebanking und da geht es automatisch?

Genau das ist mein Problem. Der Beleg erscheint in Lexoffice automatisch; ohne das er vorher durch eine Belegprüfung gegangen ist.
Er ist dann bereits im System und niemand zeichnet sich in meinem Unternehmen verantwortlich für das Hinzufügen des Beleges in die Buchhaltung.

Der Beleg erhält sogar automatisch ein Buchungskonto zugewiesen. Dies ebenfalls NICHT durch mich oder einen Mitarbeiter.

Ein Nachträgliches Bearbeiten ist möglich.
Ich kann der Beleg auch als PDF herunterlagen, den Beleg in LexOffice löschen, die digitale Freigabe durchführen, den Beleg wieder hochladen und korrekt erfassen.

Das Problem ist der Eingriff in den geschlossenen Freigabe- und Buchhaltungsprozess durch Dritte.

Die Zahlungszuordnung von Bankkonto und dem an der Freigabe vorbeigeschobenen Beleg erfolgt bei mir ebenfalls nicht automatisch. Dies kann ich per Klick zuordnen. Dadurch wird das Problem nicht berührt.

Ich habe per Mail bei Lexoffice einmal um ein Gespräch mit dem Produktmanager gebeten, vielleicht komme ich ja dort weiter.