Hallo zusammen,
ich bin mir unsicher bzgl. dem Workflow in der Warenwirtschaft.
Bisher war unser Workflow so. Kunde anlegen (wenn noch nicht vorhanden); Neue Rechnung erstellen Kunde auswählen und Artikel bzw. Leistungen in der Rechnung einfügen. Durch den Druck wurde die Rechnung gleichzeitig auch gebucht und an die Buchhaltung übergeben. Auf die die Mitarbeiter vom Verkauf natürlich keinen Zugriff haben.
Hier bei Lexware scheint der Ablauf so nicht zu gehen. Wenn ich als Mitarbeiter eine Rechnung erzeuge gibt es nur Drucken. Die Rechnung kann von der Person die keine Rechte auf die Buchhaltung hat also nicht gebucht werden. Aber so liegen ja alle diese anfallenden Rechnungen in der Liste Aufträge Verkauf. Wie soll ich da den Überblick behalten welche nicht gebucht sind bzw. müsste ich ja immer wieder diese nicht gebuchten aber gedruckten Rechnungen ausfiltern und manuell per Rechtsklick buchen anklicken.
Wie macht ihr das? Wie ist der richtige Workflow für so etwas?
Es sollte am besten wie bisher funktionieren.
Mitarbeiter legt Rechnung an und Druckt diese. Damit soll der Vorgang für diesen abgeschlossen sein und der Auftrag per Buchung an die Buchhaltung übergeben werden…
Gruß
Marco
Extras - Buchungsliste übertragen
dort werden nur nicht gebuchte Belege angezeigt. Einfach den ersten anklicken, Umschalttaste gedrückt halten und letzen anklicken. Dann sind alle markiert und können in einem Vorgang gebucht werden.
Hallo Andreas,
danke für die Antwort.
Somit muss ich nur immer mal wieder die im Status mit Z markierten Aufträge selektieren und über EXTRAS / Buchungsliste übertragen. Das ist kein Problem für die Rechnungen die ja über das Kassenmodul bei der Abholung bezahlt werden (per Bar oder EC Zahlung) diese werden ja mit Z markiert habe ich gesehen (gezahlt).
Wie machst du das aber mit den vielen Rechnungen die entstehen wo ja kein Z dran steht, weil die Rechnung ja per Überweisung bezahlt wird und der Kunde diese als Ausdruck mitbekommen hat. Wie kann man diese von den Aufträgen unterscheiden, die ja wirklich noch in Bearbeitung sind oder noch nicht dem Kunden übergeben wurden?
Ich hoffe du verstehst wie ich das meine.
Gruß
Marco
Ich verstehe das Problem nicht. Was hat das Bezahlen mit dem Buchen zu tun? Normalerweise werden Rechnungen gebucht und der Zahlungseingang wird in der Buchhaltung erfasst. Dann bekommen die bezahlten Rechnungen in der Wawi auch automatisch den Status „Z“.
Mir fehlt noch irgendwie der Überblick.
Bei meiner alten Software konnte ich per Klick nach „unerledigte Aufträge“ selektieren. Das waren genau alle Aufträge die in Bearbeitung der Mitarbeiter sind. Wenn ein Auftrag gedruckt wurde, wurde dieser automatisch gebucht und landete in der offenen Posten Liste der Software. Somit hatte ich immer eine Übersicht über alle laufenden Aufträge und offenen Posten. Erst wenn dann ein Kunde bezahlt hat, musste ich in der offenen Posten Liste, den entsprechenden Auftrag als bezahlt markieren. Nun wurde automatisch der Auftrag als erledigt markiert und war nicht mehr in der Liste „unerledigte Aufträge“. Damit war der Workflow abgeschlossen.
Hier fehlt mir aktuell einfach irgendwie der Workflow und die Übersicht.
Daher die Frage wie ihr arbeitet. Aber vielleicht mache ich mir auch einfach zu viel Gedanken?! und das geht alles von alleine…
Gruß
Marco
Ein „offener“ Auftrag ist doch eine AB (Auftragsbestätigung). Wenn es eine Rechnung erstellt wurde, ist doch der Auftrag erledigt. Man kann in der Maske Buchungsliste übertragen doch auch den Status sehen (z.B. D für gedruckt).
Die Belegliste lässt sich auch nach diversen Kriterien filtern, z.B. kann man sagen, man will nur nicht weitergeführte ABs sehen = offene Aufträge.