Rechnungen automatisch als PDF speichern

Hallo Zusammen,

wir stehen momentan vor einem Problem.
Gibt es in Lexware die Möglichkeit, dass alle erstellten Rechnung automatisch als PDF in einem vorher festgelegten Ordner abgelegt werden?

Ich habe bisher nur die Lösung mit einem PDF-Printer, was aber noch relativ umständlich ist. Ein weiteres Problem dabei ist, dass wenn ich mehrere Dokumente auf einmal erstellen will er diese dann zu einem PDF zusammenführt, ich benötige aber ein PDF pro Rechnung.


Vielen Dank schonmal für Eure Hilfe :slight_smile:

Hallo,

wenn man unter Verwaltung - Einstellungen - Kundenoptionen einstellt, das zB beim Rechnungsdruck automatisch ein pdf erstellt werden soll, dann legt Lexware das auf dem Server in den Daten Ordner ab.

Die PDFs aus dem Datenverzeichnis zu nehmen, liegt auf der Hand.

Aber leider hat bringt es einige Nachteile mit sich:

  • Das tägliche Backup wird aufgebläht
  • Die Dateinamen sagen nichts über den Beleg aus.
    So hat z.B. die Rechnung 2848 vom 01.10.2014 den Dateinamen 0002-3840.pdf.
  • Wird eine Rechnung 5 x gedruckt, werden 5 PDFs mit unterschiedlichen Namen aber gleichem Inhalt erzeugt.

Ich arbeite gerade an einem Tool das alle PDFs im Ordner Daten analysiert, entsprechend umbenennt und in andere
Ordner verschiebt.

So wird aus Daten/0002-3840.pdf → Archiv/2014/Rechnung_2848_2014-10-01.pdf

Das Backup bleibt schlank und die Belege sind schnell auffindbar.

Wenn’s noch ein paar Tage Zeit hat, kann ich o.g. Lösung liefern.

– Harald

Hallo Zusammen,

erstmal danke für die Hilfe.
Natürlich hat es noch Zeit, wir arbeiten im Moment mit der Lösung, dass alle Rechnungen ins Backup kommen.
Das geht, ist aber natürlich umständlich.

@hschneider und alle anderen, die in den DBs rumstöbern

ich tüftele derzeit auch an dem Thema der PDF-Dateien-Ablage; allerdings fehlen mir noch ein paar Informationen

  • der Dateiname der PDFs setzt sich aus einer Kunden-ID und einer fortlaufenden Nummer zusammen
  • in der Tabelle FK_Dokument stehen alle Dokumente mit Dateiname und einer Dok_ID

Wo aber ist die 1:n-Zuordnung von Auftrag zu ggf. mehreren Versionen(=Ausdrucken) einer Rechnung? Auch nach dem 2. Blick auf die Tabellen konnte ich noch nichts finden…

MfG
N. Jakob

Die fortlaufende Nummer wird wahrscheinlich hochgezählt, wenn ein PDF mit dem Dateinamen schon existiert. D.h. eine eindeutige Zuordnung über die Datenbank wird nicht klappen. Es bleibt nur den Inhalt der Dateien zu analysieren.


– Harald

Hallo Harald,

das kann ich mir (fast) nicht vorstellen!

Wenn du dir in der Kundenauftragsliste die Spalte PDF einblendest, siehtst du sofort, ob zum Auftrag eine oder mehrere PDF-Dateien existieren und öffnet auf Mausklick entweder die eine oder eine Auswahlbox, falls mehrere existieren. Deswegen muss ja „irgendwo“ die Beziehung Vorgang zu Datei(en) gespeichert werden

MfG
Norbert

Es war nur eine Vermutung. Wenn es einfach wäre die PDFs aus der DB zu fischen, hätte ich mein Tool anders aufgebaut.
Mein Tipp: Spar Dir die Arbeit, das mit der PDF-Analyse klappt prima und ist nach Pfingsten verfügbar :slight_smile:


– Harald

Hallo Harald,

ich arbeite an einem anderen Tool als du; wir wollen alle Ausgangsrechnungen vollautomatisch in unser ELO-DMS verschlagworten und ablegen. Die Verschlagwortung habe ich schon fertig, nun muss ich nur noch irgendwie aus all den AG,AB,LS,RE etc. die Rechnungen herausfiltern und vorgangsnummerbezogen kopieren/verschieben.

Schönes Wochenende

MfG
Norbert

Danke - dir auch ein schönes Rest-verlängertes-Weekend :slight_smile:

Habe es eben mal getestet:

Die fortlaufende Nummer wird Debitoren-übergreifend hochgezählt. Also nicht wie vermutet wenn die Datei schon existiert. Es ist einfach ein Zähler, der mit läuft. Es ist wahrscheinlich eine Datensatz ID, die irgend wo gespeichert wird. Denke du kannst das nur herausfinden, wenn du einen SQL-Dump per Volltextsuche nach einer bekannten ID durchforstest.

Melde dich einfach per PM, wenn ich dir irgendwie weiter helfen kann, da das Thema von der ursprünglichen Frage hier abweicht.


– Harald

Hallo,

ab sofort ist meine Lösung zur PDF-Archivierung verfügbar:

http://marketmix.com/store/lxarchiv2/index.html


– Harald