Mitarbeiter können über ELSTAM nicht angemeldet werden

Hallo zusammen,

um dieses Problem zu beschreiben, muss ich etwas weiter ausholen und in die Vergangenheit zurückblicken.

Unsere Mitarbeiter wurden früher von unserer Finanzbuchhaltung (FiBu) über Lexware abgerechnet, bis unsere Firma sich entschied, die Abrechnung an einen externen Dienstleister zu übergeben. Dieser externe Dienstleister hat unsere Mitarbeiter bis zum 31.03.2024 abgerechnet. Mittlerweile hat sich unsere Firma erneut entschieden, die Abrechnung wieder intern durchzuführen, und ich bin nun dafür zuständig. Ich hatte zuvor jedoch noch nie mit Lexware gearbeitet.

Die FiBu hat mir zu Beginn des Jahres mitgeteilt, dass die kompletten Firmen- und Mitarbeiterstammdaten neu hinterlegt werden müssen. Die Lexware-Hotline hat diese auf „Werkseinstellungen“ zurückgesetzt, da wir erst ab dem 01.04.2024 wieder intern abrechnen und das Abrechnungsdatum noch auf dem Stand vor der Übergabe an den externen Dienstleister stand. Ich bin mir auch nicht sicher, wie die Übergabe an den neuen Dienstleister stattgefunden hat bzw. ob überhaupt irgendwelche Schritte in Lexware vorgenommen wurden, außer die SV-Meldungen → 36 = Systemwechsel - Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems.

Zum 01.04.2024 habe ich alle Mitarbeiter entsprechend angelegt, und bis jetzt hat auch alles abrechnungstechnisch reibungslos funktioniert. Ich habe von April bis Juni nach eigenen Merkmalen abgerechnet. Nach drei Monaten kann man das jedoch nicht mehr; dann zählt, was als Rückmeldung vom Anmeldeverfahren gekommen ist. Nun ist mir aufgefallen, dass fast alle Mitarbeiter mit Steuerklasse 6 zurückgemeldet wurden und die Anmeldung nicht geklappt hat.

Es liegen folgende Fehlermeldungen vor:

Wie ihr an den oben gezeigten Screenshots sehen könnt, wurden die Mitarbeiter bei Elstam zum 01.04.2024 nicht angemeldet mit folgendem Hinweis*: „Es ist bereits ein Mitarbeiter mit dieser ID-Nr unter dieser Arbeitgeber-Steuernummer im ELSTAM-Verfahren angemeldet. Die Abrechnung mehrerer Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber ist im ELSTAM-Verfahren nicht zulässig.“*

Mir ist jetzt ebenfalls aufgefallen, dass dies nur die Mitarbeiter betrifft, die bereits in der Vergangenheit über unsere FiBu in Lexware abgerechnet wurden. Alle Mitarbeiter, die in dem Zeitraum nach der Übergabe von FiBu an den externen Dienstleister in unsere Firma eingetreten sind, konnte ich zum 01.04.2024 problemlos bei Elstam anmelden.

Ich befürchte nun, dass die Mitarbeiter damals nicht richtig abgemeldet wurden, bevor die Hotline unsere Lohn- und Gehaltsdaten auf „Werkseinstellungen“ zurückgesetzt hat, und dass diese sich noch irgendwo in unserer Datenbank befinden und gleichzeitig für mich im Lohn- und Gehaltssystem nicht sichtbar sind.

Hat jemand eine Idee, wie ich diesen Fehler beheben kann? Oder ist dies ein klarer Fall für den Lexware-Kundensupport? Falls ja, könnte mir jemand eine passende Anlaufstelle mitteilen?

Vielen Dank vorab für eure Mühe. Ihr würdet mir damit wirklich sehr weiterhelfen.

Hallo @Entgeltabrechner1234,

herzlich Willkommen in unserer Community.

Ist denn die früher abgerechnete Firma im aktuellen Datenbestand enthalten? Wenn ja: in welchem Abrechnungsmonat steht die alte Firma?

Viele Grüße
Sancho

Hallo Sancho,

in meinem Datenbestand befindet sich die frühere Firma nicht. Die Antwort der FiBu steht nach wie vor aus. Ich gehe davon aus, dass wenn die Firma noch existiert, Sie auf dem Monat steht in dem die Übergabe an den externen Dienstleister stattgefunden hat und hier kein Monatswechsel durchgeführt, sondern nur die entsprechenden SV-Meldungen erstellt wurden. Ich glaube das war im Jahre 2018.

Sollte sich dies als richtig herausstellen, wie können wir die Mitarbeiter problemlos von elstam abmelden, sodass ich diese im neuen System erfassen kann?

VG!

Guten Morgen @Entgeltabrechner1234,

im geschilderten Fall empfiehlt sich letztendlich doch den Lexware Support zu kontaktieren. Diese können die MA zunächst abmelden, sodass man dann die ELStAM abholen kann.

Viele Grüße
Sancho