ich plane aktuell die Einführung von ecoDMS zur revisionssicheren Archivierung und hätte zwei spezifische Fragen zur Umsetzung:
1. Mandantentrennung (Mehrere Firmen): Ich verwalte mehrere Firmen und möchte diese rechtssicher voneinander trennen. Ist es in ecoDMS üblich, hierfür pro Firma ein komplett eigenes Archiv anzulegen, oder arbeitet man eher mit einer Mandantentrennung innerhalb eines Archivs (über Berechtigungen/Ordner)? Was ist die sauberste Lösung für die GoBD-Konformität bei mehreren Firmen?
2. Workflow mit Lexware Buchhalter Plus (Online-Kontoauszug): In Lexware nutze ich intensiv den Online-Kontoauszug-Abgleich. Wenn ich dort eine Buchung erzeuge: Wie verknüpfe ich diese am besten mit der bereits in ecoDMS liegenden PDF-Rechnung? Kann ich die Belegnummer direkt über die ecoDMS-Schnittstelle mit dem Dokument verheiraten, während ich im Online-Abgleich bin?
Ich nutze Lexware lokal in einer VM auf Proxmox und möchte ecoDMS ebenfalls lokal (ohne Cloud) einbinden.
Ich kenne nicht alle Nutzungsszenarien von ecoDMS. Ich persönlich würde eher keine separaten Archive betreiben. Dann eher ein Ordner je Mandat und das, bei Bedarf mit Berechtigungen abgrenzen. Für die GoBD-Konformität ist es nicht (nach meinem Wissensstand) relevant, ob Du ein eigenes Archiv je Firma nutzt oder verschiedene Ordner.
Das gibt es - aktuell - nach meinem Kenntnisstand keine Option. Du kannst die Buchung mit digitalen Belegen nutzen und Dir die Belege aus ecoDMS in die „Inbox“ für Lexware ziehen und sie dann verbuchen. Im Kontoabgleich geht dies natürlich nicht. Der ist aber primär auch nicht dafür gedacht, im Abgleich Buchungen manuell zu erzeugen sondern damit die bestehenden offenen Posten abzugleichen. Und der OP hat dann in der Regel bereits den Beleg hinterlegt. Zumindest handhaben wir das bei uns intern so und ich halte dies auch für den sinvolleren Ansatz.