Lexware premium: Verzahnung der Module Warenwirtschaft / Buchhaltung

[to2]

Hallo,

ich bin nach einiger Zeit mal wieder gezwungen, mich mit kaufmännischer Software auseinanderzusetzen und bekam ein Lexware premium präsentiert.

• Wenn ich mir die Warenwirtschaft anschaue, dann gibt es dort Eingangsrechnungen.

• Ebenso gibt es in der Buchhaltung Eingangsrechnungen.

Für die Eingangsrechnungen in der Wawi gibt es einen Nummernkreis. Für die Eingangsrechnungen in der Fibu gibt es einen weiteren, eigenen Nummernkreis.

In der Wawi kann ich bequem Eingangsrechnungen buchen, die auf Bestellungen beruhen. Denn dort kümmert sich jemand (Person 1) um die Kontrolle des Wareneingangs und bucht ihn auch. Dieser ist schnell zu einer in der Wawi lebenden Eingangsrechnung weitergeführt.

Nun kann diese Eingangsrechnung in die Fibu überführt werden. Bei diesem Vorgang gehen aber eine Menge Details verloren. Keine Buchungstexte mehr, nur noch die lapidare Meldung „Aufwand“. Keine Einzelposten mehr, nur noch Summen pro Konto (bspw. 5400 Wareneingang - SKR04).

Der Buchhalter (Person 2) versucht nun wieder, die verloren gegangenen Informationen anzureichern und kritzelt da händisch neue Buchungstexte rein. Die ja eigentlich bereits tiptop vorhanden waren, beim Überführen von Wawi in Fibu aber eben nicht überleben.

Dummer Mehraufwand in meinen Augen, das möchte ich gern optimieren.

Man könnte ja auf Buchungstexte ganz verzichten, den Beleg digital mit erfassen und darauf verweisen. Das wäre jetzt meine erste Lösung, von den Möglichkeiten her, die ich auf die Schnelle überblicke.

Zusätzlich wäre es hilfreich, wenn sich die Eingangsrechnungen in der Wawi und der Buchhaltung „verknüpfen“ ließen. In der Art, dass ich in der Fibu die Buchung sehe, z.B. bei der Ansicht des Sachkontos 5800, per Rechtsklick auswähle „Eingangsrechnung in Wawi zeigen“ o.ä.

Da diese Funktion nicht vorgesehen ist, frage ich mich, wie denn so ein Bezug hergestellt werden kann?

Ich sehe dafür derzeit nur einen umständlichen Weg, der möglicherweise meiner Unbedarftheit mit Lexware premium geschuldet ist: Ich übernehme die Nummer der Eingangsrechnung (Wawi) in das Notizfeld der Buchung. Denn weiterführen kann ich die Nummer der Eingangsrechnung (Wawi) nicht in der Fibu. Die Fibu hat ihren eigenen Nummernkreis für Eingangsrechnungen und da die Welt der Fibu nicht nur aus Warenbewegungen besteht, kommen hier natürlich ganz andere Nummern zustande.

Auch umgekehrt wäre eine Verknüpfung wünschenswert. Vlt. möchte ich mal ein Rechnungsdokument des Lieferanten in der Wawi heraussuchen. Über den Nummernkreis schon mal nicht möglich, denn die Eingangsrechnungs-PDFs bekommen bei uns als Dateinamen die Nummer aus der Fibu. Ist in der Wawi ebenfalls eine digitale Belegzuordnung möglich? Das würde zumindest diesen Fall lösen.

Diese 1:1 Verknüpfung einer Eingangsrechnung Wawi mit Eingangsrechnung Fibu ist in Lexware premium vorgesehen und ich überblicke nur die Handhabung nicht?

Oder ist nicht vorgesehen und alles lebt für sich allein? Einzige Hilfestellung: Eine Rechnung aus der Wawi in Richtung Fibu „absenden mit one-way-ticket und Garantie, dass eine Menge Gepäck verloren gehen wird“.

[njakob]

Hallo,

alles eine Frage der Einstellung…

Wir übergeben von der Wawi in die Buha als Buchungstext automatisiert die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung sowie den Firmennamen des Kreditoren. Den Warengruppen in der Wawi sind die Aufwands- (u. Erlöskonten) hinterlegt, dass diese richtig in die Buha übertragen werden können.

Wie funktioniert das?

• entweder die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung auch dem Vorgang der Eingangsrechnung in Lexware manuell vergeben - Achtung - theoretisch kann eine Rechnungsnummer von 2 verschiedenen Lieferanten „doppelt“ eingehen
• mit einem zusätzlichen Tool (EingangsbelegNrLX Pro)

Das digitale Belegbild der Ausgangsrechungen soll in Zukunft auch in der Buha zur Verfügung stehen, ob und wann das auch für Eingangsrechungen zur Verfügung stehen wird: k.A.

VG
N. Jakob
compass GmbH

[to2]

Hallo, danke für den Einblick, wie es auch laufen kann.

Die Übergabe von Wawi an Buha funktioniert bei uns reibungslos, nur eben unter Verlust von Details. Ich werde nun tatsächlich den Weg der digitalen Belege gehen. Ist das Einfachste und Gründlichste. Wann immer jemand Details sehen möchte, drückt er auf den Knopf - fertig. Kein Vertippen, keine Intelligenz zur Suche eines sinnigen Textes. Alles da.

Und wenn es in der Wawi auch noch kommen soll - dann ist doch alles aus jeder Situation bis ins letzte Detail einsehbar. Die SQL-Datenbank freut sich auf ordentlich Speichermenge, wobei PDFs ja human sind.

VG Thomas

[Steve]

@to2

Für die Eingangsrechnungen in der Wawi gibt es einen Nummernkreis. Für die Eingangsrechnungen in der Fibu gibt es einen weiteren, eigenen Nummernkreis.

Klar. Die müssen ja nicht zwingend etwas miteinander zu tun haben. Davon abgesehen gibt es unterschiedliche Wege, wie Kund:innen Belegnummernkreise nutzen.

@to2

In der Wawi kann ich bequem Eingangsrechnungen buchen

Ich würde es erfassen nennen. Das geht auch ohne Bestellung, btw.

@to2

Keine Buchungstexte mehr, nur noch die lapidare Meldung „Aufwand“.

Hm, ich verstehe das, da wir auch ein Infos im Buchungstext ablegen. Aber wenn man ehrlich ist: was genau fängt man damit in der Buchhaltung an? Ich kenne Kund:innen, die buchen komplett ohne Buchungstext. Die Zahl ist ja entscheiden und über die Belegnummer kann man immer mehr Infos herausfinden, wenn man mal welche braucht. Nach meiner Erfahrung ist dies nicht so häufig.

@to2

Keine Einzelposten mehr, nur noch Summen pro Konto

Das verstehe ich nicht. Warum würdest Du denn jede einzelne Position gebucht haben wollen, wenn das Konto das gleiche ist. Das bläht doch die Buchaltung nur unnötig auf.

@to2

kritzelt da händisch neue Buchungstexte rein. Die ja eigentlich bereits tiptop vorhanden waren

Also in der Wawi gibt es keine Buchungstexte. Da gibt es Artikelbezeichnungen. Das ist eben nicht das Gleiche. Und die Info würde ich da ehrlich gesagt als vollkommen unsinnig empfinden, zumal ja bei der Kummulierung eh sinnfrei ist, eine Artikelbezeichnung anzugeben. Oder was meinst Du mit Buchungstext in der Wawi, doch schon die Artikelbezeichnung, oder?

@to2

Dummer Mehraufwand in meinen Augen, das möchte ich gern optimieren.

Überlege Dir, wie sinnvoll der Buchungstext ist und was Du genau da haben willst, warum und wann und wie oft Du das brauchst. Dann wird das Ergebnis vermutlich sein, dass Du es nicht wirklich in diesem Detailreichtum benötigst.

@to2

Denn weiterführen kann ich die Nummer der Eingangsrechnung (Wawi) nicht in der Fibu.

Also bei mir wird standardmässig die Belegnummer der Wawi als Belegnummer sowohl in das Belegnummernfeld eingetragen, wie auch für die Hauptbuchung beim Debi- bzw. Kreditor in den Buchungstext.

@to2

Ist in der Wawi ebenfalls eine digitale Belegzuordnung möglich?

Ja. Rechte Maustaste auf den Beleg - Notizen/Belege.

@to2

Diese 1:1 Verknüpfung einer Eingangsrechnung Wawi mit Eingangsrechnung Fibu ist in Lexware premium vorgesehen

Wenn ich richtig verstanden habe, was Du meinst, dann nein, es „Verknüpfung“ gibt es so nicht. So ad hoc wüsste ich auch nicht, welchen Vorteil dies brächte.

[to2]

Also bei mir wird standardmässig die Belegnummer der Wawi als Belegnummer sowohl in das Belegnummernfeld eingetragen, wie auch für die Hauptbuchung beim Debi- bzw. Kreditor in den Buchungstext.

Ja, so ist es. Nur dass eben der Nummernkreis der Wawi bei uns nicht dem Nummernkreis der Buha entspricht, da die Buha noch einiges mehr an Eingangsrechnungen verarbeitet als nur Ware.

Wenn ich richtig verstanden habe, was Du meinst, dann nein, es „Verknüpfung“ gibt es so nicht. So ad hoc wüsste ich auch nicht, welchen Vorteil dies brächte.

Es wäre eine Erweiterung dessen, was in der Wawi bereits zwischen Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung passiert. Es gibt da bei den Dialogen ja auch die Seite „Info“. Dort ist in einer Baumstruktur verknüpft, wie diese 3 weitergeführten Instanzen zusammenhängen. Buche ich nun, könnte in der Datenbank auch dafür eine Referenz auf den Datensatz in der Buha gespeichert werden. Und umgekehrt in der Buha eine Referenz auf den Datensatz in der Wawi. Das Infofeld in der Wawi würde dann nicht nur Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung auflisten, sondern zusätzlich noch „Buchung“. Umgekehrt könnte auch die Buha dieses Infofeld aufweisen und ich könnte weiter rückwärts gehen, wenn mich die Bestellung zu der gebuchten Rechnung interessiert. Einfach mit Doppelklick und nicht mit detektivischer Suche und Eingrenzung hinsichtlich z.B. Datum.

Machbar wäre so etwas. Nur überblicke ich nicht die Implikationen daraus, mal abgesehen vom Aufwand. Man hat dann modulübergreifende Zusammenhänge, das möchte man aus architektonischer Sicht vielleicht nicht. Daher nur die einfache Übertragung one-way und damit ist dann auch Schluss. Fortan führen Eingangsrechnung in der Buha und Eingangsrechnung in der Wawi ein Eigenleben (obwohl sie doch ein und den selben Vorgang beschreiben).

Ja. Rechte Maustaste auf den Beleg - Notizen/Belege.

Sehe ich bei mir in der Wawi nicht. Da ist bei Rechtsklick nur „Notizen verwalten“. In der Notiz gibt es zwar eine Möglichkeit, einen Pfad einzugeben. Aber wie es mit Dateisystemen so ist. Da wird auch mal ein Verzeichnis umbenannt und schon zeigt der Pfad ins Leere.

[Steve]

@to2

Nur dass eben der Nummernkreis der Wawi bei uns nicht dem Nummernkreis der Buha entspricht

Ja gut, dann geh doch in Bearbeiten - Firmenangaben - Warenwirtschaft - Allgemein und trage Dir dort die Belegnummernkreise ein, die beim Übertrag genutzt werden sollen. Die Belegnummer selbst kann man da zwar leider auch nicht ändern, aber Du hättest zumindest eine separaten Belegkreis für das, was aus der Wawi kommt.

Dieses Verknüpfungsthema verstehe ich nun etwas besser, aber so wirklich erkenne ich den Mehrwert nicht. Wie oft braucht man das? Ich schätze hier wird es an der „80/20 Regel“ scheitern.

@to2

Da ist bei Rechtsklick nur „Notizen verwalten“.

Das meinte ich.

@to2

Aber wie es mit Dateisystemen so ist. Da wird auch mal ein Verzeichnis umbenannt und schon zeigt der Pfad ins Leere.

Dann einen Bereich festlegen dafür und diesen eben nicht ändern. Eine andere Option sehe ich nicht.

[to2]

Ja gut, dann geh doch in Bearbeiten - Firmenangaben - Warenwirtschaft - Allgemein und trage Dir dort die Belegnummernkreise ein, die beim Übertrag genutzt werden sollen. Die Belegnummer selbst kann man da zwar leider auch nicht ändern, aber Du hättest zumindest eine separaten Belegkreis für das, was aus der Wawi kommt.

Daran dachte ich auch schon, aber

• Dann führst du 2 Ordner, einen mit Wawi-ER + einen mit allen anderen ER - schon Mehraufwand generiert.
• Zur Kennzeichnung hätte ich gern den Nummernkreis WwER o.ä. eingeführt. Um den 2. Nummernkeis abzugrenzen. Aber was lese ich in der Wawi? „Die Bezeichnung der Nummernkreise ist aus historischen Gründen fix und kann nicht (mehr) geändert werden.“ Also bleibt es in der Wawi zwangsweise auf „ER“. Das aber ist der Oberbegriff für mich, der alle Eingangsrechnungen umfassen sollte. Wogegen die Wawi-ERen ja nur einen Spezialfall darstellen. Inkonsistente Logik also. Lieber nicht einführen.

Also egal, in welche Richtung man geht, immer irgendwelche Restriktionen. Ich belasse es dabei, dass es keine Kopplung gibt und man im Falle des Falles manuell sucht, z.B. über Datum. Eben die 20% der 80/20 Regel. Man kann nicht alles haben
Für eine Steuerprüfung ist die schnelle Einsicht des Belegs in der Buha ja schon ein Segen, denke ich. Und die Funktion ist vorhanden. Sehr gut.

Das meinte ich.

Wegen „nur Pfadangabe“ also noch nicht vollwertig benutzbar. Mit „Hier, dieses Verzeichnis dürfen wir aber nie ändern!!!“ habe ich so meine (durchwachsenen) Erfahrungen.

• Mitarbeiter muss geschult sein
• Mitarbeiter muss wach sein
• Und wenn der nächste kommt, alles von vorn.
• Neuer Mitarbeiter auf Leitungsebene: „Also die Verzeichnisstruktur gefällt mir gar nicht. Das muss alles gaaaanz anders.“
• Zum Schluss traut sich auch keiner mehr überhaupt nur ein Verzeichnis noch anzufassen, weil ggf. genau dieses Verzeichnis fix sein muss, Müllhalden entstehen, keiner räumt mehr auf, Messi Haushalt im Dateisystem.
• usw.

Daher warte ich dann lieber auf das Feature, dass es in der Wawi mal nachgerüstet werden soll, wie es in der Buha auch schon existiert. Wäre im Übrigen nicht notwendig, wenn ich aus der Wawi in die Buha navigieren könnte, wie beschrieben. Dort fände ich auch den digitalen Beleg. Doppelklick zur Buchung, Klick auf Beleg - fertig. Aus der Wawi zum Beleg in der Buha, ohne dass die Wawi selbst Belege handhaben muss. Alles verknüpft. Ein Traum.
Aber ok, ich möchte Haufe nicht erzählen, wie sie ihre Software gestalten sollen. Ich erkunde, was da ist und nehme das
Gibt ja auch immer mal wieder etwas Neues.

[Steve]

@to2

Dann führst du 2 Ordner, einen mit Wawi-ER + einen mit allen anderen ER

Dann alles in Lexware erfassen?

@to2

Aber was lese ich in der Wawi? „Die Bezeichnung der Nummernkreise ist aus historischen Gründen fix und kann nicht (mehr) geändert werden.“

Das bezieht sich mit Sicherheit auf die Nummernkreiskürzel unter Verwaltung - Nummerkreise, aber nicht für die Belegnummernkreise für die FiBu. Ich habe zB EB hinterlegt und genauso steht es nun in der Buchhaltung. Einfach dem oben von mir aufgezeigten Menüpfad folgen.

@to2

Man kann nicht alles haben

Ich mag es, dass Du das recht entspannt sieht. Danke dafür.

@to2

Alles verknüpft. Ein Traum.

Ich bin da an sich schon bei Dir, dass sich das in der Theorie gut liest. Ich tendiere auch dazu, immer pragmatische Wege zu gehen. Bis ich mich dann mit Programmioerern unterhalte, die meine Ideen umsetzen sollen.

@to2

ich möchte Haufe nicht erzählen, wie sie ihre Software gestalten sollen

Feedback finde ich grundlegend gut und wichtig. Daher danke, dass Du Dir die Zeit nimmst.

[to2]

@Steve

Das bezieht sich mit Sicherheit auf die Nummernkreiskürzel unter Verwaltung - Nummerkreise, aber nicht für die Belegnummernkreise für die FiBu. Ich habe zB EB hinterlegt und genauso steht es nun in der Buchhaltung. Einfach dem oben von mir aufgezeigten Menüpfad folgen.

Ich mag’s echt, wenn gleiche Dinge gleich heißen. „EB“ in der Buha könnte nie „EB“ in der Wawi heißen. Denn dort ist das Kürzel auf „ER“ fixiert. Nun hätte ich ER123456 in der Wawi und EB123456 in der Buha. Ok, ich könnte als magisches Wissen definieren „EB“ = „ER“, müsste das aber jedem beibringen. Doch warum kann es dann nicht gleich so heißen, sprich für dein Beispiel „EB“ in der Wawi und „EB“ in der Buha, wenn es sich doch um einen identischen Vorgang handelt. Das würde sich jedem erschließen ohne große Erklärungen.

Ich fahre jetzt mit den unterschiedlichen Nummernkreisen. In der Buha packe ich die von der Wawi gesandte Nummer ins Notizfeld. So ist sie wenigstens

• einsehbar, wenn ich aus der Buha die zugehörige Nummer in der Wawi haben möchte und
• findbar per Suchfunktion, wenn ich aus der Wawi in die Buha komme und nach der Wawi Nummer suchen lasse.

Sind wenige Klicks. Letztendlich referenziere ich nun manuell, was die Software auch automatisch für mich übernehmen könnte. Wie hieß es so schön: Man kann nicht alles haben

[Steve]

Tut mir leid, nun komme ich nicht mehr mit. Wenn Du den Belegnummernkreis ER nennen willst, dann tue das doch. Ich hatte das nur mit dem EB als Beispiel gebracht, da Du Deinen Wunschkennung nanntest und dann geschrieben hast, dies können man nicht einstellen, da das Nummernkreiskürzel fix ist.

[to2]

Ich denke, dass meine Ausgangsfrage dem noch eingeschränkten Blick auf die Modulverzahnung geschuldet war. Inzwischen habe ich eine Handhabung gefunden mit der Wawi-ER-Nummer im Notizfeld der Buha-ER. Das ziehe ich jetzt mal so durch und sammle meine Erfahrungen damit.

Danke für alle Ideen und Ratschläge.