Lexware myCenter - mandantenfähig?

Lexware Themen-Foren Personalwesen
1

Hallo zusammen,

kurze Frage:
Arbeite mit Büroservice komplett und es ist dementsprechend einiges an Firmen angelegt. Kann Lexware myCenter für unterschiedliche Firmen verwendet werden? Also jede Firma separat - da es ja unterschiedliche Kunden sind.

Hatte direkt bei Lexware mal wegen Lexware Archivierung angefragt. Wäre echt praktisch gewesen, die Ordner mit Belegen eines Kunden direkt mit seinem eigenen Lexware Archiv zu verbinden und revisionssicher zu archivieren. Von Lexware wurde mir jedoch gesagt, dass es so nicht gedacht sei, dass jeweils 1 separates Archiv für 1 Kunden eingebunden werden kann, sondern nur 1 einiges Archiv in welches dann die Daten aller Kunden kommen. Sorry, für mich als selbständige Buchhalterin ein totaler Schwachsinn und die Archivierung unbrauchbar. Einerseits mit Büroservice komplett ein „mandantenfähiges“ Programm, das dann auf der anderen Seite doch nicht wirklich mandantenfähig ist, weil es nicht pro Kunde mit einem Archiv verbunden werden kann.

Deshalb meine vorsichtige Frage oben zur getrennten Verwendung von Lexware myCenter von diversen Kunden.

Jedenfalls ein herzliches Dankeschön für Eure Hilfe.

Beste Grüße
Sunny

2

Hi,

ja, das geht.

Das ist nur bedingt so zu sehen. Die Archivierung ist für Dich als Kundin und dort werden Deine Daten abgelegt. Auch für alle Firmen die Belege z.B., wenn automatisch erstellt. Also an sich passt das schon.

Wenn Du nun separate Ordner mit ggf. individuellen Freigaben haben möchtest, so dass auch die Mandantschaft darauf zugreifen kann, ist das ein Sachverhalt, den Lexware Archivierung zu aktuellen Zeitpunkt nicht kann. Sowas lässt sich aber bei Bedarf relativ einfach mit anderen Anbietern abbilden. Die haben dann aber meist keine revisionssichere Archivierung, sondern bieten lediglich einen Onlinespeicherplatz, den man teilen/freigeben kann.

1 „Gefällt mir“
3

Hallo Steve,

vielen Dank für Deine Infos. Prima, wenn es mit myCenter pro Kunde funktioniert.

Nochmal kurz wegen der Archivierung:

Wenn ich Dich richtig verstanden habe, dann kann nur 1 Archiv für das komplette Büroservice komplett verbunden werden und dort landen alle Belege sämtlicher dort angelegter Firmen? Das würde mit den Erklärungen, die ich damals von Lexware erhalten hatte, übereinstimmen. In meinen Augen für ein Buchhaltungsbüro eine völlig unbrauchbare Lösung.

Die Lexware Archivierung aller Firmen in einem einzigen Archiv kommt der geforderten sicheren Trennung von Archivdaten nicht nach - keine physische Trennung und auch die logische Trennung, da die Zugriffsrechte der einzelnen Mandanten auf das Archiv - so wie mir der Lexware-Berater sagte und Du ja auch bestätigt hast - nicht entsprechend gesteuert werden können, damit der Mandant nur seine eigenen Dokumente sehen kann.

M.E. wäre eine physische Trennung der Dokumente der Kunden in eigenen Archiven die einzige praktikable Lösung für ein Buchhaltungsbüro. Grade auch hinsichtlich Zugriff durch den Steuerberater beim Jahresabschluss oder - zwar äußerst selten, aber kommt auch mal vor - Wechsel des Buchführungsbüros. So nimmt der Kunde sein Archiv mit seinen Daten quasi einfach mit und hat letztendlich die Datenhoheit.

Der Lexware-Bearbeiter meinte damals noch, dass man mehrere Archive bei Lexware buchen könnte, sich aber dann jedes mal vor Bearbeitung einer anderen Firma vom verbundenen Archiv abmelden und mit dem entsprechenden Archiv des anderen Kunden verbinden müsste, damit die Belege dieser Firma dort landen. Er meinte, dass diese Lösung viel zu umständlich und fehleranfällig ist - grade in der Hektik denkt doch kein Mensch an das ab- und anmelden von einem Archiv. Zum Teil hüpfe ich von Firma zu Firma Buchhaltung, Lohn, Warenwirtschaft - grade, wenn ich Telefonate der Kunden erhalte und schnell eine Rechnung oder was auch immer her muss.

Schade, es könnte alles so praktisch, einfach und rechtssicher sein, wenn in Büroservice komplett die einzelnen Archive direkt mit der entsprechenden Firma fest verbunden werden könnten. :sob: Aber was nicht ist - kann man nichts machen.

Jedenfalls nochmal ein ganz herzliches Dankeschön Steve, für Deine wieder einmal sehr hilfreiche Erklärung für mich.

Grüße
Sunny

4

Korrekt. Wenn die automatische Belegerstellung bei Auftragsdruck eingestellt ist bzw. mit digitalen Belegen gearbeitet wird. Je Mandantschaft gibt es im Lexware Unterordner und diese werden, sofern eingestellt, in der Archivierung abgelegt.

Das kommt darauf an, welche Zwecke gewünscht sind. Als allgemeine Archivierung ist das vollkommen ausreichend und so ist es auch konzipiert. Wenn Du mehr willst, braucht es andere Lösungen.

Die Archivierung ist nicht dafür konzipiert. Sie ist eine Archivierung der eigenen Daten. Für Fremdzugriffe ist hier nichts vorgesehen.

Sicher gibt es auch für dieses Szenario Lösung, aber dann ganz sicher zu anderen Konditionen und aktuell leider nichts von Lexware.

1 „Gefällt mir“
5

Dieses Thema wurde automatisch 90 Tage nach der letzten Antwort geschlossen. Es sind keine neuen Antworten mehr erlaubt.