Inbox Dokumente verteilen

Hallo zusammen,

ich habe in meiner Inbox mehrere Dokumente, die ich in verschiedene Ordner verteilen möchte.
Wie bekomme ich das hin?
Also am besten markieren und in den richtigen Ordner archivieren.

VG Uwe

Hi,
so ganz ist mir die Frage noch nicht klar. Du möchtest alle Dokumente auf einmal in einen bestimmten Ordner archivieren?

Hi Steve,
ich möchte meine Papierpost in einem Rutsch scannen und dann erst in die betreffenden Ordner archivieren.
Bsp:
ich scanne drei verschiedene Schriftstücke ein. Eins soll in den Ordner Versicherung, das zweite in den Ordner Steuerbescheide und das dritte in den Ordner Telefonrechnung.
Nun habe ich alle drei Schriftstücke im Bereich Inbox stehen.
Jetzt hatte ich gehofft ich könne die Schriftstücke mit einem Haken links neben dem Schriftstück markieren und dann zum Beispiel im Bereich Kategorie den Ordner Versicherung wählen und das Dokument wird dann dort archiviert. Mache ich es aber so, werden alle Dokumente in den Ordner Versicherung gepackt, obwohl ich nur eins gemarkert hatte.
Ich hoffe ich konnte es etwas besser erklären :slight_smile:
VG Uwe

Ich bin leider immer noch nicht sicher, ob ich es richtig verstanden habe.
Du hast quasi nicht 3 Dokumente in der Inbox sondern einen Scan, also ein 3seitiges Dokument und willst die einzelnen Seiten getrennt haben!?

Nein.
Nochmal gaaaanz langsam :slight_smile:
Der Briefträger bringt mir drei Briefe.
1 x Beitragsrechnung meiner KFZ Versicherung
1 x Steuerbescheid vom Finanzamt
1x Rechnung vom Mobilfunkanbieter
Ich nehme alle diese Schriftstücke, packe sie gemeinsam (damit ich nicht jedes mal für jedes Schriftstück hin und her laufen muss) in meinen Scanner.
Dann gehe ich zu meinem PC (der etwas weiter von meinem Scanner weg steht) und starte EcoDMS und öffne die Inbox. Dann gebe ich den „Scan Befehl“ und meine drei Schriftstücke landen gemeinsam in der Inbox. Dort stehen sie untereinander.
Nun soll jedes Schriftstück in einen eigenen Ordner.
Wie stelle ich das an?

In der kleinen Vorschau-Ansicht, korrekt? Dann ist es das, was ich verstanden habe.

Das geht so nicht, denn technisch gesehen wird das als ein mehrseitiges Dokument angesehen.

Entweder Du arbeitest mit Trennblättern zwischen den einzelnen Dokumenten, so dass dies beim Scan erkannt und die Dokumente einzeln abgelegt und damit auch einzeln in die Inbox abgelegt werden.
Oder Du geht nun in der Inbox auf die betroffene Seite (also Dein eigentliches Einzeldokument, wenn mehrseitig alle betreffenden Seite markieren) und dann rechte Maustaste → ausgewählte Seiten exportieren und dann als Exportverzeichnis wieder die Inbox wählen.

Dann prüfen, ob das Einzeldokument in der Inbox liegt und dann kannst Du diese Seite(n) in dem Ausgangsdokument in der Inbox löschen. Das machst Du mit allen Seiten/Dokumente bis auf das letzte, was dann übrig bleibt.

Somit hast Du alle Dokumente jeweils einzeln in der Inbox und kannst sie wie gewünscht klassifizieren.

Hilft dies weiter?

Danke Steve, ich werde es einmal testen.

Moin,

es gibt Trennblätter zum herunterladen.
Trennblätter für den Scanvorgang mit ecoDMS
Einfach nen Stapel fertigmachen und nach jedem Dokument ein Blatt einschieben.
Du solltest allerdings vorher Vorlagen definiert haben die Deine Dokumente erkennen können. Sonst bleiben die in der Inbox. Stapel rein Knöpfchen drücken und Getränk holen. :slight_smile:
Klappt wunderbar. Bei Bedarf kannst Du Dir auch mit Annotationen „Stempel“ basteln und die Nachträglich einfügen. Zum Beispiel „Eingang“ oder „bezahlt am“. Selbstverständlich dynamisch. :wink:
Die werden auch von Adobe erkannt.

VG

Armin
Stempel

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Moin Armin,
danke für die Nachricht. Ich bin reiner, privater Anwender und benutze die APU Version. Ich sammele meine Post und scanne sie einmal in der Woche ein. Das mit den Trennblättern hatte ich vor zwei Jahren mal versucht und es klappte bei mir nicht (wenn eine Vorlagenerstellung dazu nötig ist, weiß ich auch warum es nicht geklappt hat :-))
Wüsste auch gar nicht wie das funktioniert (Steve kennt meine "Professionalität in Sachen EcoDMS lach). Bisher stand mein Scanner in Armweiten Reichweite - doch durch einen Umbau ist er jetzt einige Schritte weg. Daher meine ursprüngliche Frage. Ich hatte gehofft alle Dokumente zusammen erst mal in die Inbox und dann anklicken und verschieben wo was in welchen Ordner soll :slight_smile: Habe wohl „zu einfach“ gedacht.
VG Uwe

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Moin Uwe,

ich bin ich auch nur Privatanwender. Habe nun alle unsere Ordner in ecoDMS abgelegt. Nur noch ein einziger Ordner ist übrig geblieben.
Rest ist abgelegt. Und wenn ich das so sagen darf 89 Euronen für zwei Jahre ist unschlagbar. Docuware ruft 500 auf. Pro Monat.

Für die Trennblätter brauchst Du keine Vorlagen. Die Fummeln Dir nur den Stapel auseinander. Die Vorlagen legen die einzelnen Dokumente dann in Deine Ordner ab.

Du hast nicht zu einfach gedacht. Genau dafür ist ein DMS ja.
Einscannen und Tschüß.
Dafür ist allerdings etwas Vorarbeit nötig.
Hellsehen kann man noch nicht programmieren.
Im Zweifel hat mein Dozent damals immer gesagt RTFM. :grin:
Die meisten Sachen sind gut beschrieben und wenn es gar nicht geht machst ein Ticket auf. Die Kollegen dort sind sehr nett und hilfsbereit.
Wenn es denn arg zu kompliziert wird schalten die sich auch auf. Das kost dann aber.

VG

Armin

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Oder fragst hier nach. :slight_smile:

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Oha,
wenn ich alles hier nachfragen würde, was ich wissen möchte, wäre dieses Forum wegen Überfüllung geschlossen LOL

P.S. Kann man hier auch „private“ Nachrichten schreiben?

Das sollte sowieso der Erste Anlaufpunkt sein. :smiley:

Man zu. Dafür ist ein Forum da. :slight_smile:

PN? Keine Ahnung.

Jein. Ist so nicht vorgesehen. Ich kann bei Bedarf connecten. Wobei ich den Austausch schon gern im öffentlichen Bereich bevorzuge. Manches ist aber öffentlich nicht gewünscht, was ich auch verstehe. Schwieriges Thema und auch etwas off topic. Ich schreibe Dich gleich mal direkt an dazu.

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An der Inbox haben sie übrigens gebastelt sehe ich gerade. 23.02 ist in der Pipeline. :slight_smile:

Das habe ich auch lange gedacht, bis ich auf Paperless-NGX gestoßen bin. Das ist total kostenlos und in meinen Augen absolut gleichwertig.

OK. Liest sich nett. Aber die 3 Euronen im Monat sind total in Ordnung find ich.
Das „automatic matching“ liest sich gut. Kann Dokuware auch. Kommt vielleicht auch noch bei ecoDMS. Könnte ich mir gut vorstellen.