In einer Vorlage den Ordner eines Dokumentes automatisch zuweisen

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Hallo,

bei meiner Suche nach der Lösung eines Problems bin ich auf euer kleines aber feines Forum gestoßen und dachte, ich trete mal bei :innocent:

Ich bin seit etwas mehr als einem Jahr zufriedener privater Anwender und habe zur Zeit ecoDMS 23.01 als docker Version auf meiner Synology DS920+ installiert. Ich nutze ecoDMS über den Windows Client auf Windows 11.
Auf ecoDMS bin übrigens über einen Artikel in der CT gekommen :sunglasses:

Jetzt zu meinem Problem:
Ich nutze schon seit einiger Zeit Vorlagen, um meine Dokumente automatisch zu klassifizieren. Das beschränkt sich aber nur auf Frei-Text Attribute wie Rechnungsnummer, Versicherungsnummer, Aktenzeichen, Name, Beschreibung, etc. und Datum.
Da ich aber z.B. bei einer Versicherung viele Verträge habe, habe ich mir mehrere Ordner für die unterschiedlichen Verträge angelegt, also ungefähr so:

  • Versicherungen
    • Gothaer - Haus und Heim
    • Gothaer - Kfz
    • Gothaer - Unfall
    • …

Wenn ich jetzt z.B. die Rechnung für die Kfz Versicherung scanne, dann habe ich 3 Vorlagen, in denen ich jeweils Attribute spezifiziert habe, um z.B. die Versicherungsnummer, das Datum, etc. herauszulesen. Im wesentlichen habe ich die REGEX für die Attribute einmal definiert und habe sie nur in die neue Vorlage kopiert, aber in jeder Vorlage habe ich den Ordner manuell gesetzt.
Jetzt habe ich aber langsam eine Flut von Vorlagen und blicke langsam nicht mehr durch :persevere:

Das hängt also alles nur an den „Ordnern“. Wie kann ich diese automatisch setzen? Die Doku ist da etwas „kurz angebunden“ (11.3.6.4).

Ich habe versucht die Schlagworte entsprechend in der Ordnerstruktur anzupassen und scanne in der Vorlage fast den kompletten Bereich des Dokuments, aber es „funzt“ nicht…

Hat jemand eine Idee, was ich falsch mache???

Vielen Dank im Voraus für eure Hilfe.

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Hi und herzlich Willkommen in der Community. :slight_smile:

Das ist schon ein guter Ansatz. Hast Du denn in der Vorlage auch Schlagwörter vergeben? Bzw. wenn Du die Dokumente durch Deine Vorlage klassifizieren lässt, ist die dann eindeutig? Also ist Vorlage KfZ-Versicherung eine andere als Vorlage Unfallversicherung etc? Damit kannst Du ja dann den Ordner fix festlegen.

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Hi Steve,
vielen Dank für die schnelle Antwort :slight_smile:

Ja, das habe ich. Aber mein Verständnis ist, dass diese „nur“ für die automatische Bestimmung der Vorlage genutzt werden. Sprich:

  • Das Dokument kommt z.B: über das Side Panel, indem ich es auf das Feld „Dateien hierhin ziehen für automatische Vorlagenerkennung“ rein,
  • es wird mittels OCR analysiert und dann wird die Vorlage bestimmt,
  • dann wird aus den markierten Bereichen der Vorlage ein neues OCR erstellt…
  • … und zu jedem Bereich die zugehörigen regEx ausgeführt, deren match das entsprechende Attribute befüllt.

Das mache ich für alle meine (momentan noch) 33 Vorlagen. Leider funktioniert die automatische Vorlagenerkennung meist nicht so toll, wodurch ich aus der Liste der Vorlagen die richtige auswählen muss. Ich denke, ich werde da so auf ca. 100 Vorlagen kommen. Da ist eine Auswahlliste mit Scrollbar nicht so ganz „übersichtlich“. Eine Suche wäre übrigens auch nicht gut, da ich dann immer Tippen müsste…

Also ist Vorlage KfZ-Versicherung eine andere als Vorlage Unfallversicherung etc? Damit kannst Du ja dann den Ordner fix festlegen.

Ja, so mach’ ich es ja gerade. Dadurch bekomme ich so viele ähnliche Vorlagen. Ich möchte deshalb die Zahl meiner Vorlagen reduzieren. Daher will ich nur noch eine Vorlage „Gothaer“ nutzen und den Ordner (und die Dokumentenart → geht das überhaupt?) dynamisch erkennen.

Aber wie gesagt, ich habe ein einfaches Beispiel (Vorlage „Gothaer Test“) angelegt:

  • In den Einstellungen - Ordnerstruktur habe ich dem Ordner Gothaer Kfz den Schlüssel 12.345.678901 (die Versicherungsnummer) zugeordnet.
  • In der Vorlage „Gothaer Test“ habe ich links im Vorlagendesigner unter Schlagwörter die USt-ID DE122786654 eingetragen.
  • In der „Formular Vorlage“ (rechts) habe ich dann ein neues Formularfeld für den Ordner angelegt. Dort habe ich die Checkbox Schlüssel markiert, Ordnername und Schlagwörter sind nicht markiert.

Die automatische Vorlagenerkennung erkennt die Vorlage. Der Ordner wird aber nicht erkannt :persevere:.

Was ich eigentlich erwartet hätte:

  • Das Formular-Feld für den Ordner wird mittels OCR untersucht.
  • Hierzu werden die Schlüssel aus der Ordnerstruktur einzeln in dem Text gesucht.
  • Beim Ordner Gothaer Kfz findet der Algorithmus den Schlüssel 12.345.678901 und das Attribute Ordner wird gesetzt.

Ist meine Annahme korrekt? Wenn ja, wie kann ich das Ergebnis des Scans checken?

Wenn nein, wie funktioniert die Zuordnung sonst?

… und was macht hier eigentlich die Eingbabe von erlaubten Zeichen / einer regEx?

Vielen Dank schon mal für die nächste Antwort!
Ich hoffe, ich habe das Problem und den Kontext richtig 'rübergebracht.

P.S:
Das mit der automatischen „Nicht- ( :sunglasses:)“ Erkennung liegt
meiner Meinung nach an dem OCR, da viele Schlagwörter wie z.B. die Ust-ID meist im Footer stehen und zudem noch „grau“ geschrieben sind. Zumindest wenn ich die Footer scanne und dem Feld Schlagwörter zuordne (mit strg+Windows+rechts_click) sehe ich, dass da nur „Mist“ erkannt wird. Daher bin ich gerade dabei, die „Kopf-/Fußzeilen Erkennung“ wieder zu entfernen.

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Hm, wir arbeiten viel damit und ich bin weitestgehend zufrieden. Optimierungsbedarf gibt es immer, für unsere meisten Fälle funktioniert es.

Da fällt mir aktuell keine Lösung ein. Die Zuweisung des Ordners regeln wir immer über die Vorlage. Davon haben wir auch einige, habe sie nicht gezählt, aber um die 100-120 sind es bestimmt. Die Verwaltung der Vorlagen könnte tatsächlich etwas optimiert werden. Aber tippen müssen wir nicht wirklich, da ja die Vorlagen erkannt werden und dies meistens gut passt. einige Vorlagen gehen bei uns sogar direkt automatisch durch, also werden selbständig verarbeitet, ohne manuellen Eingriff.

Und warum hier nicht auch die Versicherungsnummer? Die USt-ID wird doch bei allen Gothaer-Belegen gleich sein, oder? Schlagwörter sollten im besten Fall sollten sein.

Hm, aber Ordner gibt es doch als Feld von Haus aus schon!? Trage mal bitte links bei Schlagwörter die VS-Nr ein und wähle bei der Klassifizierung oben Ordner mit Haken aus und wählen dann den gewünschten Ordner aus, speichere die Vorlage und teste es.

Klappt das?

So ganz verstanden habe ich den Ansatz nicht. Wie soll denn der Ordner im OCR erkannt werden? Der ergibt sich aus der Klassifizierung, in dem die in der Vorlage definierten Punkte zutreffen, die Vorlage erkannt wird und dann daraus die vorher definierten Klassifizierungsangaben bestimmt und belegt werden. Oder über Schlagwörter.

Wenn das Schlagwort im Dokument erkannt wird, wird das Dokument direkt dem Ordner zugewiesen. Hierzu muss in ecoDMS die Vorlagenerkennung die automatische Ordnererkennung aktiviert sein.
(siehe Handbuch ecoDMS (burns) 23.01, Seite 91)

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Hi Steve,

ersteinmal vieeeeeeeeelen Dank für die schnellen Antworten, das weiß ich wirklich zu schätzen!

Wenn ich deine Antworten so lese, dann ist mein Problem nicht, dass die automatische Ordnererkennung nicht funktioniert (was ich übrigens in der Zwischenzeit auch hinbekommen habe. → dazu steht unten mehr…). Vielmehr kommen meine „Probleme“ davon, dass bei mir die automatische Vorlagenerkennung oft nicht funktioniert und ich daher zu oft auf die manuelle Vorlagen-Auswahl zurückgreifen muss.

Ich habe deine Ratschläge befolgt und einige Vorlagen geändert. Außer den vereinfachten Schlagworten - wie von dir vorgeschlagen - habe ich die Kopf/Fußzeilen Erkennung herausgenommen. Tatsächlich läuft die automatische Erkennung jetzt viel stabiler und ich musste bisher (ca. 10 „Testdokumente“) kein einziges Mal manuell auswählen. Hierdurch muss ich auch nicht mehr unbedingt den Ordner automatisch erkennen, da meine Ordner-Struktur eh 1:1 meinen Verträgen (mit eindeutiger Vertragsnummer) entspricht.

Als nächstes werde ich meine anderen Vorlagen anpassen. Eine letzte Frage habe ich aber noch:

In der Inbox gibt es die Funktion Passende Klassifizierungsvorlage suchen (das letzte Icon ganz rechts in der Toolbar), welches die automatische Vorlagenerkennung aufruft. Gibt es eine entsprechende Funktion auch im Archiv für bereits klassifizierte Dokumente? Das würde mir helfen meine anderen 30 Vorlagen zu testen :innocent:.

Vielen Dank!

Als kleines Dankeschön für das Forum habe ich mal die Sachen, die ich gelernt habe, in Best Practices zusammengefasst. Ich hoffe, das hilft anderen.

Best Practices für automatische Vorlagenerkennung (privater Anwender)

Vermeide die Nutzung der Funktion automatische Ordnererkennung, wenn möglich!
Meist ist zu empfehlen, die Ordnerstruktur 1:1 an den Verträgen auszurichten plus natürlich strukturierende Ordner wie Versicherungen, Steuer, Immobilie, etc.

  1. Pro Dokumentenart und Ordner eine Vorlage anlegen.
  2. Pro Vorlage als Schlagwörter z.B.
    → USt-ID der Versicherung, der Bank, des Handwerkers, etc.,
    → Kundennummer, Vertragsnummer, Steuernummer oder etwas ähnliches
    für die automatische Vorlagenerkennung angeben.
  3. Im Klassifizierungsfeld Dokumentenart und Ordner, sowie Kundennummer und/oder Vertragsnummer (eventuell auch Name, wenn das Attribute für den Namen des Rechnungsstellers/Versicherung/Behörde, etc… genutzt wird) den entsprechenden festen Wert eingeben.
  4. (optional) andere Klassifizierungsattribute, wie Bemerkung, Datum und/oder Rechnungsnummer durch Formular-Felder in der Formular Vorlage bestimmen.

Best Practices für Formular-Felder (REGEX)

Für Punkt 4 ist es oft notwendig regular Expressions (REGEX) zu nutzen. Das Problem hierbei ist, dass diese in ecoDMS nicht richtig getestet werden können. Hierfür nutze ich regex101 eine kostenlose Web Page um regEx zu testen und zu untersuchen. Die Seite gibt auch viele Erklärungen zu regEx und hat auch eine Quick Reference für die doch sehr kryptischen expressions :sunglasses:.

Es ist auch nicht besonders einfach, sich das Ergebnis des OCR für ein Feld anzuschauen. Um an dieses Erbenis zu bekommen, setze ich den Cursor in das Schlagwörter Feld und starte die Text-Erkennung im Bereich des Formular-Feldes durch Aufziehen eines Rechtecks mit der Maus mit der rechten Muastaste und den Tasten Strg+Windows gedrückt. Hierdurch wird der erkannte Text im gescannte Bereich in das Feld Schlagwörter hinzugefügt. Von dort aus kopiere ich ihn in das Feld Test String auf regex101.

Automatische Ordnererkennung - Lösung

Wie oben versprochen, meine Lösung zur automatischen Ordnererkennung - falls irgendjemand das doch 'mal noch braucht.

Voraussetzung ist, dass die automatische Vorlagenerkennung für die Dokumente funktioniert.

  1. In den Einstellungen unter Ordnerstruktur für die entsprechenden Ordner eindeutige Schlüssel pflegen, welche immer in den Dokumenten, die in dem Ordner abgelegt werden sollen, vorkommen, z.B. die USt-ID, die Kundennummer, die Vertragsnummer, etc.
    Beispiel Ordner
    → Gothaer - Kfz: 12.234.123456,
    → Gothaer - Unfall: 12.234.654321,
    → Gothaer - Heim & Haus: 12.234.5678901
    Anmerkung: Die ersten 5 Zahlen sind immer gleich, am Schluss stehen immer 6 Zahlen. Die Vertragsnummer ist immer in der Form 12.234.xxxxxx
  2. Im Vorlagen-Designer die entsprechende Vorlage auswählen.
  3. In der Formular Vorlage ein neues Formular Feld anlegen und das Attribut Ordner auswählen.
  4. Im Bereich Optionen ganz rechts die Checkbox Schlüssel selektieren, die anderen beiden nicht selektieren.
  5. Eine REGEX zur Bestimmung des Schlüssels im Dokument anlegen. Nehmen wir an, die Vertragsnummer kommt immer nach einem Text Nr:_ (_ist ein Whitespace), dann sieht die regEx folgendermaßen aus:
    REGEX:(?<=Nr[\.:])\s*(12\.234\.\d{6})\b
  6. Zum Schluss noch das Formular-Feld an die richtige Position verschieben und den Button TESTEN drücken.

Wenn alles funktioniert hat, sollte jetzt im Attribut Ordner der entsprechende Ordner stehen, der die Vertragsnummer als Schlüssel enthält.

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Schön, dass ich habe weiterhelfen können. :slight_smile:

Ist mir nicht bekannt und ist für bereits klassifizierte Dokumente nach meinem Verständnis im Regelfall nicht sinnvoll. Denn die Dokumente sind dort ja bereits klassifiziert. Du kannst höchstens bei dem jeweiligen Dokument klassifizieren aufrufen, dann über den Vorlagen-Button die gewünschte Vorlage markieren und auf das Dokument anwenden.

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