wir sind zum 01.01.2024 mit unserer GmbH von DATEV (Steuerberater) auf lexoffice (Löhne macht der Steuerberater weiter) gewechselt. Wir hatten verstanden, dass lexoffice für GmbHs und Einzelunternehmen geeignet ist. Mit unserem Steuerberater haben wir jetzt viele Fallstricke festgestellt (z.B. Sachkontenbuchungen, Abgrenzungen zum Jahresende, Einspielen der Buchungen für Löhne, …). Ich würde gerne wissen, wer ähnliche Erfahrung hat und mit wem wir einen Erfahrungsaustausch machen könnten.
Vom Lexoffice-Support habe ich mit mehreren Ansprechpartnern, die sehr kompetent waren, zu hören bekommen, dass Lexoffice für eine GmbH nicht geeignet ist und wir sollen auf Lexware Business Plus wechseln. Wer hat hierzu Erfahrungen?
Zum Hintergrund: Wir sind eine GmbH mit 9 Mitarbeiten.
Eher nur letztere. Denn Bilanzierung ist aktuell nicht abbildbar.
Daher empfehle ich vor einem solchen Schritt immer eine passende Beratung.
Das wäre eine Einzelplatzanwendung mit Warenwirtschaft und Buchhaltung. Wenn mehr als eine Person mit dem Programm arbeiten soll, ist business pro die bessere Option.
Uns geht es leider ganz ähnlich. Auf den ersten Blick war für uns nicht erkennbar, dass lexoffice eher für den DAU gemacht ist, aber an einigen Stellen nicht ermöglicht, die Buchung zu bestimmen. Neben den Löhnen, und Abgrenzungen ist es auch nicht möglich festzulegen, wann die Vorsteuer bei Eingangsrechnungen gezogen wird. Das macht ein Wechsel von oder zu lexoffice zu einer Fleissarbeit, wenn der Steuerberater das übernimmt und alle möglichen Korrekturbuchungen vornehmen muss.
Auf den ersten Blick scheint sevDesk besser für Firmen geeignet zu sein. Hat da schon jemand damit Erfahrungen? Möglicherweise wechseln wir nächstes Jahr dorthin. DATEV hat leider bisher kein sinnvolles (Cloud-)Angebot für Endkunden, um dann auf gemeinsam mit dem Steuerberater auf der selben Plattform zu arbeiten. Da muss man genauso wie bei Lexware eine gemietete Software lokal installieren und ständig importieren/exportieren.
Wir wollten nie selbst Buchhaltung machen, doch die Arbeitsweise der Steuerberater/DATEV mit nicht vorhandener Integration zu den Prozessen der Mandanten und dem Gewürge mit dem Dokumentaustausch hat uns dazu veranlasst.
Die Erfahrungen mit SevDesk sind ähnlich. Die Programme sind eher für Einzelunternehmen gedacht als für GmbHs mit mehreren Mitarbeitern. Wir sind jetzt wieder bei StB mit der Erstellung des BWAs inkl. Löhne. Lexoffice nutzen wir jetzt „nur“ noch zur Erfassung und Buchung der Eingangs- und Ausgangsbelege. Der StB holt sich dann die Daten, ergänzt diese um Löhne und macht dann die Umsatzsteuervoranmeldung. Wir haben uns vor dem Umstieg auf Lexoffice vom StB und lexware beraten lassen.Gescheitert sind wir an der fehlenden Möglichkeit die umsatzteuerbehafteten Anteile der geldwerten Vorteile (z.B. eAuto mit 0,25%) zu buchen. Ziel wird sein, auf Business Pro umzusteigen.
Eigentlich dürfte es ja für viele Dinge egal sein, ob man für ein Einzelunternehmen (Personengesellschaft) oder eine GmbH buchen will. Den geldwerten Vorteil für die Mitarbeiter muss man in beiden Fällen buchen, auch Vorsteuer-Buchungen inkl. Vorsteueranmeldung sollten gleich sein.
Ich bin schwer am hadern, was wir machen sollen: Buchhaltung wieder komplett beim Steuerberater machen lassen und sich mit der Übermittlung der Ein- und Ausgangsbelegen rumärgern oder eine „richtige“ Buchhaltungs-Software zulegen, auf die dann der Steuerberater wieder keinen Zugriff hat und man sich ständig über Korrektur-Buchungen unterhält, um auf beiden Seiten annähernd das gleiche zu sehen. Finanziell lohnt sich die zweite Variante kaum, weil die volle Dienstleistung weniger als das doppelte der lexware-pro Miete kostet und man spart sich den ganzen Ärger mit dem Steuerberater-Abgleich.
Das Problem in D-Land ist aus meiner Sicht, dass nahezu alle Steuerberater mit DATEV arbeiten, DATEV wiederum aber nur in uralten Batch-Prozess-APIs zu Mondpreisen denkt und sich sehr schwer tut, sich in die Rolle des Mandanten zu versetzen.
Schade, dass es so etwas wie lexoffice nicht voll integriert in DATEV oder eine andere Software gibt, wo der Mandant Belege schnell mit OCR/Capture erfassen kann, die Buchungen vom Profi-Buchhalter/Steuerberater im selben System machen lassen kann und trotzdem das Unternehmen / der Mandant alle Buchungen sehen kann (Die DATEV-Mandanten-Belegs-Lösung ist nur eine Art dummer Briefkasten mit Batch-Schnittstelle und auch die DATEV DUO-Lösung ist nur eine wackelige, teure Krücke mit Batch-Synchronisierung über Nacht). Wir haben einen Kunden in den NL, der genau so eine Komplettlösung für beide Seiten als Dienstleistung seinen Mandanten mit ca. 800 Buchhaltern und Steuerberatern im Hintergrund anbietet. Leider nur für Niederländer
Kennt vielleicht jemand eine Buchhaltungsfirma, eine grössere Steuerberatungssozietät, die so eine Leistung (Kunden-Zugriff auf die Buchhaltung mit moderner Belegerfassung über Web und REST-Schnittstelle) mit Zusatzleistung wie Jahresabschluss/Bilanz und Steuerberatung anbietet?
ICh würde das nicht als ungeeignet bezeichnen. Wir haben eine kleine GmbH mit drei MA. Ich mache alles komplett in Lexoffice. Gelegentlich stößt man an Grenzen, weil die ein oder andere Kategorie fehlt, z. B. Zinseinkünfte buchbar, aber 25% KapSt und Soli sind nicht kategorisierbar. Das kommt aber nur einmal im Quartal vor und wird dann später vom SB-Büro umgebucht, das dann auch die Bilanz erstellt.
Abgrenzungsprobleme (Periodenzuordnung GuV u.ä.) sind durch geeignete Datumsvergabe im Beleg gut zu handhaben. Meistens passt das auch direkt. Solange die GuV bzw. EÜR zum Jahresende stimmt, würde ich dem auch nicht zuviel Bedeutung beimessen. Löhne mache ich in Lexoffice. Das geht gut, wobei anzumerken ist, dass das ein oder andere fehlt. Eine Gehaltsumwandlung (hier konkret Firmenwagenkosten gegen Gehaltsverzicht) ist z. B. nicht darstellbar, sondern muss durch Reduzierung des Bruttolohns abgebildet werden. Steuerlich kommt das auf das Gleiche raus, es fehlt lediglich der Ausweis des Abzugs vom ursprünglichen Brutto. Ist auch nur ein Einzelfall, der sich aber durch Programmierung eigentlich ohne großen Aufwand abbilden lassen würde. Auch 9 MA lassen sich noch gut managen, beginnt aber dann irgendwann Zeit zu kosten.
Wenn man dann wirklich auf reale Kontierungsprobleme stößt, stellt sich nach Rücksprache mit dem SB häufig heraus, dass man auch ein anderes Konto der Gruppe verwenden kann. Ansonsten entweder als „Zu prüfen“ belassen oder in den Bemerkungen eine Erläuterung für den SB hinterlassen.
Uns reicht zum Glück die Lohnabrechnung von lexoffice (wir haben keine Firmenwagen). Uns stört eher, dass wir im Fall der Fälle keine „echten“ Soll/Haben-Buchungen machen können. Das kann dann erst der Seuerberater irgendwie fixen, nachdem er die Daten übernommen hat. Unser Plan war eigentlich, dass der Steuerberater die Daten erst am Jahresende bekommt, Vorschläge für Änderungsbuchungen macht und anschliessend die Bilanz erstellt. Vielleicht implementiert lexoffice so eine Art Power-User-Feature in naher Zukunft, mit der man ganz normale Soll/Haben-Buchungen machen kann? Es gibt ja auch Menschen, die etwas von Buchhaltung verstehen und die tun sich schwer zu verstehen, was lexoffice so macht. Es würde andere, hässliche work arounds vermeiden …
Bedeutet das dann im Umkehrschluss, dass lexoffice bei Firmen eigentlich nur eine Buchhaltungsvorbereitung, aber keine vollwertige Buchhaltung ist? Der SB nimmt nach der (monatlichen) Übernahme Korrekturen vor, die Ihren Weg nie wieder zurück ins lexoffice finden, sodass lexoffice nicht dem aktuellen Stand entspricht.
Das ist unsere Entscheidung aus den Erfahrungen, die wir gemacht haben. Unsere erfahrene Buchhaltungskraft trifft immer wieder auf Stolpersteine. Es steht fest, dass wir lexware Business einsetzen. Nur der Zeitpunkt steht noch nicht fest.
Das kann ich nur aus meiner Einschätzung heraus beantworten: Fokus sind Freiberufler:innen und Selbständige welche sich wenig bis gar nicht mit Buchhaltung befassen wollen. Die Anbindung eines Steuerbüro ist auch nicht unwichtig und zeigt mir, dass diese Kombination präferiert wird.
Jemand der weiss wie Buchhaltung geht und Soll und Haben verstanden hat sowie mit Konten arbeiten möchte und vielleicht auch hier und da eigene Konten haben will, wird früher oder später mit lexoffice an die Grenzen stossen.
Wer das, was lexoffice nicht kann, dem Steuerbüro überlässt und sich auch sonst mit der Buchhaltung eher weniger befassen möchte, sollte mit lexoffice gut zurechtkommen…
