Hallo zusammen,
eine Frage zur Vorgehensweise in der Inbox:
Ich habe ca 200 Dokumente dort liegen (PDF Files von einem früheren Dokumentenprogramm). Diese sollen in mein vorhandenes Archiv „Altablage“ gespeichert werden.
Wie kann ich die dort hinein kopieren, ohne jedes einzelnd per Hand dem Ordner Altablage zuordnen zu müssen?
Eine Verschlagwortung brauche ich dafür nicht (sind > 15 Jahre alt)und sollen einfach nur „abgelegt“ werden.
Geht das?
VG Uwe
Hallo Uwe,
im Scaninput einen Unterordner anlegen, diesem Unterordner eine Vorlage zuweisen, in der die Zuordnung zu Deinem Wunschordner hinterlegt ist.
Du müsstest dann jedoch alle Dokumente nochmal exportieren, in der Inbox löschen und dann als PDF in diesem Unterordner ablegen.
Du kannst auch ganz einfach alle Dokumente manuell aus dem Explorer per Drag & Drop in den jeweiligen Ordner im eco DMs Client ziehen.
Hallo,
ich habe ecoDMS auf meiner Synology NAS per Docker installiert.
Wenn ich ehrlich bin, weiß ich gar nicht wo ich diese Ordner finde.
Ist das überhaupt ein „physischer“ Ordner?
Ähm, na Du hast doch den eco Client geöffnet, richtig? Dort siehst Du doch diesen Ordner und da ziehst Du dann die Dokumente einfach drauf. Auf die NAS musst Du dazu nicht.
Huhu,
habe mal einen Screenshot von meiner Inbox gemacht.
In dieser Ansicht kann ich keine Ordner sehen, in die ich die Dokumente hinein ziehen könnte.
In der Ansicht „Archiv“ (siehe letzten Screenshot) kann ich den „Ordner“ sehen.
Wie bekomme ich jetzt die Sachen aus der Inbox in den besagten Ordner?
Oder sehe ich den Wald vor Bäumen nicht?
VG Uwe
In der Inbox gibt es natürlich keine Ordner.
Du kannst mit Rechtsklick auf das Dokument in der Inbox sagen Ausgewählte Seiten exportieren. In dem Zuge kannst Du ein Verzeichnis wählen. Daher mein Vorschlag, unterhalb Scaninput einen Ordner anzulegen der mit einer automatischen Vorlage versehen wird, die dem Dokument den gewünschten Ordner zuordnet und dann archiviert. Das ist hier vermutlich der schnellste Weg.
Alternativ kannst Du alle Dokumente exportieren (darauf achten, dass immer alle Seiten ausgewählt sind) und dann alle auf einmal im Archiv auf den gewünschten Ordner ziehen.
Die Dokumente hast Du nicht nochmal ausserhalb der Inbox?
Die Dokumente hast Du nicht nochmal ausserhalb der Inbox?
Nein, die hatte ich gelöscht nachdem sie in der Inbox waren.
Werde ich Morgen versuchen.
Lieben Dank.
VG Uwe
Habe ich noch nie gemacht mit einer automatischen Vorlage…
Kannst Du mir da helfen?
Du wählst in der Inbox irgendein Dokument und klickst in der Klassifizierungsmaske unten auf Vorlage speichern. Du vergibst einen Namen für die Vorlage und vergibst die entsprechenden Klassifizierungen, die die Dokumenten mindestens bekommen sollen.
Dann evtl. noch relevante Rechte änern, sofern erforderlich.
Links unten den Haken bei „Wenn erkannt, automatisch in Archiv ablegen“ setzen.
Vorlage abspeichern.
Dann gehst Du ins Archiv - oben im Menü auf Einstellungen - Einstellungen - Scaninput und wählst den Unterordner aus, den Du im Scaninput erstellt hast. Dann dann rechts den Haken bei Vorlagen erkennen und Verwende diese Vorlage setzen. Im Dropdown dann die eben erstellte Vorlage auswählen und darunter „wenn keine andere Vorlage gefunden wurde“ anhaken (sofern gewünscht).
Einstellungen übernehmen.
Mit einem Testdokument ausprobieren.
Die Dokumente sollten nun automatisch im Archiv landen und der gewünschte Ordner sowie etwaige weitere Klassifizierungsattribute sollte zugewiesen sein.
Hilft das?
Moin Steve,
bin leider jetzt erst dazu gekommen es zu testen.
Bis zu Deinem „Vorlage abspeichern“ bin ich problemlos gekommen.
In den Einstellungen kann ich aber keine Möglichkeit finden, den Unterordner vom Scaninput auszuwählen.
VG Uwe
Ich sehe ja immer nur das aktuell ausgewählte Dokument was ich per Rechtsklick exportieren kann. Nun sind aber in der Inbox 200 Dokumente drin. Gibt es da eine Möglichkeit alle 200 auszuwählen und dann in den passenden Ordner zu „kopieren“?
Mir ist dazu keine Möglichkeit bekannt. 
Zu dem anderen Thema mit dem Unterordner: wollen wir das mal schnell via Fernwartung anschauen? Dann gern Kontaktaufnahme über unseren Direktsupport. Dann schaue ich mal schnell mit bei Dir auf den PC und zeige es Dir.
Hi,
lieben Dank für das Hilfsangebot per Fernwartung. Als reiner privater Anwender, der nur über eingeschränkte finanzielle Mittel verfügt, kommt das leider nicht in Frage.
VG Uwe
Für alle Mitlesenden: das Thema wurde im Zuge eines Telefonat mit Fernwartung geklärt.
Ich muss jedoch einige meiner obigen Aussagen korrigieren.
Das hätte konkretisieren sollen. Die Anlage erfolgt nicht auf Datei- bzw. Ordnerebene sondern in den ecoDMS Einstellungen → Scaninput → Neu.
Auch das ist an sich nicht falsch. Es bedarf jedoch mindestens ein Schlagwort. Da im konkreten Fall eine unstrukturierte Menge an Dokumenten vorhanden war, ist das mit dem Schlag wort nicht so einfach. Es muss - um die Funktion zu erfüllen - bei allen Dokumenten zutreffen. Wir haben uns im konkreten Fall für die PLZ entschieden, die wohl auf dem Grossteil (oder sogar allen) Dokumenten enthalten war.
Da der Prozess mit exportieren - Name vergeben - speichern - kurz warten - altes Dokument löschen doch etwas zu langwierig war, haben wir der Vorlage ein Tastaturkürzel vergeben und dann damit und der angepassten Vorlage die Inbox angearbeitet. Tastenkombi → archivieren → Tastenkombi archivieren etc.
Der OCR-Prozess wurde ja bereits durchlaufen und diverse andere Klicks entfallen auf dem Weg.
Evtl. hilft dies auch anderen bei einem ähnlichen Anliegen.
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