ich bin neu hier und auch beim Thema Lexware im Allgemeinen. Aufgrund des erst kürzlich geschlossenen Dialogs „Verzahnung WaWi mit Buchhaltung“, welcher ganz gut zu meiner Fragestellung passt, habe ich mich entschlossen, dem Forum beizutreten und hoffe auf ein wertvolles Feedback.
Folgende Situation:
ein kleines Tochterunternehmen hat derzeit keine systemgestützte Warenwirtschaft und Lagerhaltung. Ausgangsrechnungen und Bestellungen sowie die Inventur werden nur über Excel abgewickelt. Die Buchhaltung wird mit Datev in der Muttergesellschaft abgewickelt. Die Belege werden per „Datev Unternehmen Online“ übergeben und manuell gebucht.
Bei allem was ich bisher über Lexware und dabei insbesondere der Warenwirtschaft gelesen habe, bin ich eigentlich davon überzeugt, dass dies das richtige Werkzeug ist, um das Thema Bestellwesen, Kundenrechnungen aber vor allem die Lagerwirtschaft abzubilden. Datev ist aber weiterhin gesetzt und verbleibt auch in der Buchhaltung der Muttergesellschaft. Das Belegaufkommen an Ein- und Ausgangsrechnungen ist sehr überschaubar (ca. 30-40 Belege pro Woche). Dafür ist die Lagerwirtschaft/der Teilestamm recht umfangreich.
Noch nicht ganz verstanden habe ich den Bereich „Eingangsrechnungen“ in der WaWi: benötige ich die Erfassung der Lieferantenrechnung in der WaWi überhaupt, wenn ich das Lexware-Buchhaltungsmodul gar nicht nutze, sondern nur in Datev buchen möchte? Können die Daten auch aus der WaWi so exportiert werden, dass sie in Datev verwendbar sind?
Oder wäre die Empfehlung eher: „Weiternutzung Datev Unternehmen Online“, „Verzicht auf Erfassung Eingangsrechnungen in der WaWi“ und reine Nutzung der WaWi als Erfassungstool für Kundenrechnung, Bestellwesen und Abbildung der Lagerhaltung?
Viel Text von mir! Ich hoffe, es nimmt sich jemand kurz Zeit und möchte mir hierzu ein Feedback geben.
Das hat nicht zwingend etwas miteinander zu tun. Ja, die erfassten relevanten Belege kann man auch Richtung Buchhaltung schieben. Aber die bessere Frage ist: sollen denn Einkaufsbelege im Rahmen der Warenwirtschaft erfasst werden?
Ja, wenn die Warengruppen, in welchen die jeweiligen Sachkonten hinterlegt werden, korrekt gepflegt sind, geht das gut.
Mir ist die Fragestellung noch nicht ganz klar. Es sollen Rechnungen geschrieben werden, ok. Aber noch wichtiger ist die Lagerthematik, wenn ich das richtig verstanden habe. Wie sollen denn die Bestände gepflegt werden? Manuell? Über Wareneingangserfassung? Wenn letzteres, müssen ja die Bestellungen und Wareneingänge in Lexware erfasst werden. Dann liegt es nahe, für diese Belege dann auch die Eingangsrechnungen zu erfassen und dann mit in den DATEV-Export zu packen.
Ich versuche es nochmal etwas präziser zu formulieren:
Das WaWi-System soll die Kollegen vor Ort an folgenden Stellen weiterbringen:
Anlegen eines Materialstamms und erstmalige Buchung aller Teile ans Lager.
Bestellungen nicht mehr aus der Excel-„Schreibmaschine“ sondern aus dem System generieren und die dazugehörige Lieferung als Wareneingang buchen.
Erstellung von Lieferscheinen und Ausgangsrechnungen. Wie die entsprechende Lagerausbuchung erfolgen muss, wäre noch zu klären, da in den allermeisten Fällen keine Einzelteile sondern selbstmontierte Baugruppen geliefert werden. Ich habe gelesen, dass es ein Zusatztool zur automatischen Verbuchung von Stücklisten gibt. Ansonsten müsste wohl jemand die Einzelteile manuell ausbuchen.
Digitale Übergabe der Eingangsrechnung mit Kontierung und Bild an Datev-Kanzleirechnungswesen. Aktuell werden Ein- und Ausgangsrechnungen gescannt bzw. als pdf in Unternehmen-Online geschoben. Von dort holt sie die Kollegin in der Zentral ab und verbucht sie in Datev.
Hierauf hat sich meine letzte Frage zum Thema Eingangsrechnungen bezogen. Mittlerweile habe ich gelesen, dass die Übergabe von Rechnungskontierung und Belegbild per xml an Datev („Rechnungsdatenservice 1.0“) nur aus Lexoffice und nicht aus der Lexware-Warenwirtschaft funktioniert. Wenn ich demzufolge sage, wir lassen den Buchhaltungsteil weg und benutzen Lexware WaWi nur zur Bestellung, Lagerhaltung und Rechnungsstellung, brauchen wir womöglich den Punkt „Eingangsrechnung erfassen“ nicht, haben aber in der Arbeitsweise vor Ort nichts gewonnen.
Andererseits hat Lexoffice wiederum keine Warenwirtschaft und ist demzufolge keine Alternative. Benötigen wir also zusätzlich Lexware-Buchhaltung? Wenn ja, erfordert das tiefere Buchhaltungskenntnisse (Stichwort Offene Posten, Zahlung, Banken etc.). Das ist vor Ort auch nicht so üppig vorhanden.
Hab ich mich nun ein wenig verständlicher ausgedrückt
Der Knackpunkt scheint mir noch das Thema Übergabe der Buchungssätze an Datev zu sein. Zum einen das fehlende Belegbild und zum anderen habe ich es so verstanden, dass die Schnittstelle nur Kreditor und Sachkonto aber keine Zusatzinformation wie Rechnungsnummer o.ä. übergibt. Das meinte ich mit „…in der Arbeitsweise nichts gewonnen“.
Klar, Bestellwesen, Lagerwirtschaft und Stücklistenverwaltung wäre auf alle Fälle ein Fortschritt.
