In ecoDMS (ab Version burns) gibt es eine Duplikatserkennung. Sie soll helfen, die Ablage doppelter Dokumente zu vermeiden.
Unter Einstellungen → Einstellungen → Scaninput ist bei den jeweiligen Scaninputordnern diese Option zu aktivieren, wenn sie gewünscht ist.
Unter Einstellungen → Dokument → Duplikaterkennung muss es zudem aktiviert werden. Dort kann auch die Sensibilität eingestellt werden:
Wird ein neues Dokument im Scaninput-Ordner abgelegt und dann in den bestehenden Dokumenten ein Duplikat entdeckt, kommt beim Dokument in der Inbox ein entsprechender Hinweis:
Im Screenshot ist hier der blau hinterlegte Hinweis gemeint. Der dortige Text ist verlinkt. Klickt man diesen an, kommt man zur „Gegenüberstellung“ von Original und den erkannten Duplikaten.
Die Unkenntlichmachung ist in diesem Screenshot natürlich von uns. Bei Euch werden hier die Dokumente regulär angezeigt. In diesem Dialog entscheidet Ihr dann, was mit den Duplikaten passieren soll.
Sollte im Scaninput eine Vorlage mit „automatischer“ Verschiebung ins Archiv bestehen, greift diese nicht, wenn ein Duplikat erkannt wird und das Dokument landet in der Inbox.
Hinweise:
- maximale Anzahl angezeigter Vorschaubilder für Duplikate: 5
- hat die/der Nutzer:in keine Berechtigung auf im Archiv bestehende Dokument, erscheint die Meldung, dass es ein Duplikat gibt, eine Vorschau wird jedoch nicht angezeigt
- Dokumente im Papierkorb werden nicht berücksichtigt
- Anhänge werden nicht berücksichtigt
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