Es gibt immer wieder Situationen, in denen es zu einem Dokument, welches man in ecoDMS archiviert, andere Dokumente gibt, die dazu gehören.
- Angebot → Lieferschein → Rechnung
- Bewerbungsschreiben → Arbeitsvertrag
- Kaufvertrag / Quittung → Garantieschein
- Anmeldung PV Anlage → technische Dokumente
Dies sind nur einige Beispiele.
In ecoDMS lassen sich Dokumente auch mit anderen archivierten Dokumenten verknüpfen. Hierbei gibt es ein Hauptdokument, zu welchem die unterschiedlichen Verknüpfungen hinzugefügt werden. Diese werden dann in der Tabellenansicht über eine Ausklappoption dargestellt.
Wie lassen sich Verknüpfungen erstellen?
Um eine (oder mehrere) Verknüpfungen erstellen zu können, markiert Ihr das Dokument, welches Ihr als Hauptdokument haben möchtet. Neben der Doc-ID findet Ihr einen kleinen Pfeil. Diesen bitte anklicken.
Gibt es bereits verknüpfte Dokumente öffnet sich nun die Liste mit diesen. Gibt es noch keine, erscheint ein „Leerbereich“.
Nun markiert Ihr die Dokumente, welche Ihr mit dem gewählten Hauptdokument verknüpfen möchtet. Mit gedrückter STRG-Taste könnt Ihr auch mehrere Dokumente markieren. Die markierten Dokumente zieht Ihr nun in den „Leerbereich“ bzw. in den Bereich der verknüpften Dokumente.
Verknüpfungen öffnen, exportieren, versenden, entfernen
Zum öffnen, exportieren oder entfernen einer oder mehrerer Verknüpfungen wählt Ihr wieder das Hauptdokument und klickt auf den „Dropdown“-Pfeil rechts neben der Doc-ID.
Öffnen:
Markiert in der geöffneten Liste nun die Verknüpfungen, die geöffnet werden sollen. Mit gedrückter STRG-Taste können mehrere Dokumente gleichzeitig ausgewählt werden. Nun mit einem Rechtklick → Anzeigen die Dokumente öffnen. Es wird die jeweilige Standardanwendung des Betriebssystems für die jeweilige Dokumentenart genutzt.
Soll nur ein Dokument aus der Liste geöffnet werden, geht dies optional auch durch einen Doppelklick auf die Doc-ID.
Exportieren:
Markiert in der geöffneten Liste nun die Verknüpfungen, die exportiert werden sollen. Mit gedrückter STRG-Taste können mehrere Dokumente gleichzeitig ausgewählt werden. Nun mit einem Rechtklick → Exportieren die Dokumente exportieren. Es öffnet sich ein Fenster und es wird nun der Zielort angegeben. Hier den gewünschten Speicherort für die exportierten Dateien auswählen.
Solltet Ihr alle Dokumente in einer .zip-Datei exportieren wollen, dann bitte „Export als ZIP-Archiv“ anwählen.
Versenden:
Markiert in der geöffneten Liste nun die Verknüpfungen, die exportiert werden sollen. Mit gedrückter STRG-Taste können mehrere Dokumente gleichzeitig ausgewählt werden. Nun mit einem Rechtklick → Versenden.
Anschliessend den gewünschten Speicherort für die Dateien auswählen.
Solltet Ihr alle Dokumente in einer .zip-Datei exportieren wollen, dann bitte „Export als ZIP-Archiv“ anwählen.
Es öffnet sich nun das Standard-Mail-Programm des Betriebssystems und die gewählten Dokumente werden automatisch als Anhang der neuen Mail hinzugefügt.
Entfernen:
Die Verknüpfung ist nicht mehr notwendig und Ihr möchtet diese entfernen? Markiert in der geöffneten Liste nun die Verknüpfung, die entfernt werden soll. Mit einem Rechtklick → Verlinkung entfernen wird die Verknüpfung aufgehoben.
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