welche Methoden nutzt Ihr um die klassische Kassenbons ( UV-Öko etc. Thematik- welche Ihr bezahlt habt, in die Lexware oder das Lexware Kassenbuch zu importieren?
Gerade unter Berücksichtigung von GoBD und Co.
Welchen Scanner? Oder welche App? Oder andere Lösung?
Welche revisionssichere Software zur Aufbewahrung?
Wie sieht bei Euch die Papierwelt NACH import in die Lexware aus? Kassenbons in dunklen UV beständigen Umschlag, zwinker das ganze noch chronologisch?
der ist relativ egal, solange er halbwegs vernünftige Auflösung und Qualität bringt.
Auch hier gibt es eine mannigfaltige Auswahl am Markt. Wir nutzen und empfehlen ecoDMS.
Wir bekommen nahezu 100% der relevanten Dokumente schon digital. Alles was in Papierform kommt wird gescannt, im DMS abgelegt und das Original wird dann chronologisch einfach abgeheftet und in der Verstaubungsabteilung abgelegt. Rein theoretisch wäre auch ersetzendes Scannen möglich, da sind aber ein paar Dinge zu beachten und ich habe da noch keine abschliessenden Prozesse dazu und mich auch noch nicht final damit befasst.
Hallo, wir wollen auch auf reine Digitale Belegerfassung umstellen. Wer kann uns etwas zum Thema ersetzendes Scannen erzählen. Wir haben bisher wenig Informationen dazu gefunden.
Ja, die Dokumente sollen ja unveränderbar abgelegt werden. Wenn ich den Beleg scannen und im Lexware hinterlege reicht das aus. Oder brauche ich noch eine Zusatzsoftware?
Eine verbindlich rechtliche Beratung kann und darf ich hier nicht geben.
Das reicht definitiv nicht aus. Die Lexware Option in der Buchhaltung dient nicht als DMS (Dokumenten-Management-System) und ist auch keine revisionssichere und unveränderbare Archivierungsoption. Du brauchst noch Zusatzsoftware, im Regelfall ein DMS.
ich benutze zum Scannen das Programm NAPS2, das sowohl in der 32-Bit- als auch in der 64-Bit-Version kostenlos erhältlich ist. Auf die letzte Seite knalle ich einen Stempel „GESCANNT“ und einen Datumsstempel. Dazwischen schreibe ich die Anzahl der gescannten Seiten. In einem Vermerk hältst Du einmalig fest, wer scannt, wer den Scan kontrolliert, wie die Dateien genannt werden und wo sie abgelegt werden. Nicht vergessen: Auch Rückseiten - wenn sie nicht leer sind - sind mitzuscannen.
Bei dem „Schnibbelgedöns“ nehme ich eine Prospekthülle mit dem Heftrand nach rechts und der Öffnung nach unten. Die v.g. Stempel kloppe ich auf einen DIN A7-Zettel, den ich oben rechts in die Hülle schiebe - und dann den Bon daneben, evtl. einmal durchgeschnitten.
Um 2 PDF-Dateien zu verbinden (wie man Papierbelege tackert), verwende ich das ebenso kostenlose Tool PDFTKBuilder. Damit kann man auch PDF-Dateien wieder in einzelne Seiten zerlegen oder sie mit einem Passwort sichern.
Das Wort „Dokumenten-Management-System“ kommt in den GOBD nicht vor und ist auch keine Vorschrift. Lediglich die Manipulationssicherheit und sichere Aufbewahrung müssen gewährleistet sein.
Unterjährig:
Auf einer externen Festplatte befindet sich ein Ordner „Belege“, darunter ein Unterordner mit der Jahreszahl und in diesem wiederum für jede Belegart ein Ordner sowie ein weiterer Ordner „Directories“.
In dem Ordner der Jahreszahl gehst Du jetzt auf „Neu/Textdokument“ und gibst da folgende 2 Zeilen ein: attrib . /s +r dir ../s >directories%date%.dir
Datei schließen und speichern
Datei anklicken und auf „Umbenennen“ klicken. Als neuen Dateinamen „Sichern.bat“ eingeben. Warnmeldung ignorieren, denn Du hast bewusst aus einem Textdokument eine Batch-Datei gemacht. Hoch lebe doch das gute alte DOS - und es ist doch noch nicht tot!
Nach einem Buchungstag klickst Du doppelt auf „Sichern.bat“. Daraufhin wird im Ordner „Directories“ eine weitere Datei mit heutigem Datum angelegt. Sie enthält alle Dateien des Ordners mit der Jahreszahl und aller Unterordner mit Namen, Größe, Erstellungs- bzw. Änderungsdatum. Würdest Du jetzt eine Datei löschen, würde sie im älteren Directory vorhanden sein und im nächsten fehlen. Umgekehrt bei einer neu angelegten Datei und bei einer inhaltlichen Veränderung würde sich die Größe und das Erstelldatum verändern. Heimliche Manipulationen sind nicht mehr möglich (im Gegensatz zu den Daten in Lexware). Der Festplatteninhalt wird täglich gesichert.
Und irgendwann mache ich ja den JAB. Bilanz und GUV müssen ohnehin in Papierform abgelegt werden. Dann brenne ich eine CD/R mit dem Ordner Jahreszahl und allen Unterordnern. Damit sind die Daten auch pysikalisch nicht mehr veränderbar. Diese packe ich dann in eine spezielle CD-Hülle von HAMA und hefte diese hinter der Papierbilanz ab.