Digitale Belegerfassung - Funktion gestrichen?

Hallo,

habe hier im Forum gelesen, dass schon einige mit der digitalen Belegerfassung arbeiten.

Dies war ein Hauptkriterium für uns mit Lexware Büroservice komplett, also Buchhalter Premium, zu arbeiten.

Seit zwei Monaten scannen wir nun alle Belege und hängen Sie hinter die Buchung. Jetzt ist uns aufgefallen, dass die Belege verschwinden. Manchmal ist das „B“ ausgegraut, klickt man drauf, ist der Beleg doch dran gehangen. Bei vielen Buchungen ist er aber einfach verschwunden.

Hotline für Buchhalter angerufen, da gibt es einen BUG…aber wann und ob der behoben wird, kann man mir nicht sagen. Dann mit der Kunden Hotline gesprochen…mit der Belegfunktion wird sogar schon auf der Website nicht mehr geworben.

Habt Ihr ähnliche Probleme oder weiß gar jemand wie die Zukunft bei Lexware aussieht?
Wird die Funktion beim nächsten Update ganz verschwinden?

Für uns ein Chaos, da wir seit Februar unseren Kunden gerade eben diese Funktion anbieten.

Hallo Service4Business,

ich habe bisher nur testweise mal ein paar Belege angehängt und da gab es keine Probleme.

Wenn du schon eine Aussage der Hotline hast, daß es da einen BUG gibt, dann wird das vermutlich so sein.
Ich denke mal, daß das sicher irgendwann behoben werden wird. Wann kann ich allerdings auch nicht sagen.

Bei Lexware ist diese digitale Belegfunktion generell noch im Aufbau.
Und z. Zt., d.h. in der jetzigen Ausbaustufe ( auch ohne den BUG ), nur eine zusätzliche Möglichkeit.
Nach den Grundsätzen der GoBD ist das noch nicht ausreichend.

Denn - außer daß hier relativ viel Speicherplatz belegt wird - bringt es in der derzeitigen Form noch nicht viel.
Aber irgendwann muss Lexware ja mal anfangen und ich denke mit der Zeit wird das schon auch prüfungssicher ausgebaut werden.

Viele Grüße
Marcus

Hallo Marcus,

danke für Deine Antwort, die eine Antwort ist, aber sachlich nicht weiter hilft!

Die Belege verschwinden definitiv, dass wurde mir seitens der technischen Hotline auch bestätigt.

Bei der Kunden Hotline hieß es dann, dass die Belegfunktion bereits nicht mehr umworben wird, mehr könne man nicht sagen.

Übrigens heißt es bei Haufe, was auch unsere Auffasung ist, dass beim anhängen von Belegen an den Buchungssatz die Vorkontierung auf dem Belelg entfallen kann. Dieser Auffasung sind neben Haufe und uns auch führende Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Deutschland.

Grüße

Hallo,

nun ja, daß die Antwort sachlich nicht weiterhilft ist mir schon klar. :slight_smile:
Wenn Lexware selbst sagt, daß es sich um einen BUG handelt, wie sollte ich dir hier eine Antwort geben können, die weiterhilft?

Die Frage war doch, ob die Funktion verschwinden wird, bzw. wie es mit der digitalen Belegfunktion bei Lexware weitergehen wird.
Ich kann mir nicht vorstellen, daß die digitale Belegfunktion verschwinden wird.
Diese wird ( evtl. schon mittel- aber mit Sicherheit langfristig ) von der Finanzverwaltung eher zwingend vorgeschrieben werden.
Daher denke ich nicht, daß sie verschwinden wird.
Sie muss allerdings auf jeden Fall bei Lexware noch gründlich überarbeitet und verbessert werden.

Ich sehe es auch so, daß die Vorkontierung, bzw. der Buchungssatz auf dem Beleg entfallen kann.
Allerdings ist es z. Zt. bei Lexware möglich den Beleg nicht nur anzuhängen, sondern ihn auch wieder zu löschen.
Und das ist so eindeutig unzulässig.
Buchungen dürfen nicht gelöscht sondern nur storniert werden. Dann darf man auch den der Buchung zugrunde liegenden Beleg nicht löschen können.
( Schon gar nicht dürfen - wie bei dir - die Belege einfach verschwinden ). :slight_smile:

Daher war meine Antwort:
Ich denke nicht, daß die Funktion zukünftig verschwinden wird.
Allerdings muss sie noch deutlich verbessert werden.

Viele Grüße
Marcus

die Lexware-Lösung ist aus meiner Sicht ganz nützlich für besondere Geschäftsfälle - sonst nichts; für DBM würde ich andere Lösungen nehmen, die allerdings auch kosten (müssen); wenn ich ein Jahr durchbuche und hänge in Lexware viele Belege dran, wird mein backup ja schon gewaltig - sollte man berücksichtigen

Hallo Marcus,

war ja auch keineswegs böse gemeint.

Die Frage mit der nachträglichen Löschung hat sich mir noch nicht gestellt, Dir aber wahrscheinlich schon, ich gehe davon aus, dass Du es aus einem anderen Programm kennst.

Ich sehe erstmal bei der Möglichkeit einen Beleg nachträglich zu löschen und neu anzufügen kein Problem,
weil es ja bei der „manuellen“ Belegführung auch jederzeit möglich ist.
Warum sollten die Anforderung nun bei digitaler Belegführung höher sein?
Hast Du eine Quelle hierfür, oder gar ein Urteil? Das wäre gut zu wissen.

Grüße

Hallo Auktionator,

wir benutzen einen Kamera von Sceye, die scannt wahnsinnig schnell und meine PDFs sind zwischen 0,5 und 0,8 MB groß.

Anfangs haben wir „normal“ gescannt, da war dann ein Tankbeleg schon 3 MB, das war natürlich katastrophal für die Datensicherung. Aber seit Sceye hält es sich in einem akzeptablen Rahmen.

Echt blöd ist jetzt nur, dass wir keine Belege mehr kontiert haben und die Ordner aus Januar, Februar und März nun beim Kunden sind und gleichzeitig unsere Belege verschwinden.

Lexware hat mir versprochen sich zurück zu melden, ich werd Euch dann hier auf dem Laufenden halten, wie es weiter geht.

Grüße

Hallo Services4Business,

ja ich kenne die digitale Buchung aus DATEV und auch aus dem Dokumentenmanagementsystem von SAP.

Das ist allerdings ein Problem.
Auch bei der manuellen Belegführung ist es zwar jederzeit möglich, allerdings ist es auch hier verboten.
Auch bei der manuellen Belegführung kann man z.B. nicht einfach eine Buchung stornieren und dann den Beleg vernichten.
Der Stornobeleg muss selbstverständlich aufbewahrt werden.
„Keine Buchung ohne Beleg“.

Die Anforderungen an die digitale Belegführung sind von daher nicht höher als die an die manuelle.
Nur daß bei der digitalen Belegführung ( durch die Protokollfunktion ) üblicherweise leichter nachweisbar ist, daß und wann der Beleg gelöscht wurde.

Als Quelle kann ich dir nur raten dir die GoBD durchzulesen:

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf;jsessionid=5A6DA99FF3CC51979DBC5A9B1DBEB2D9?__blob=publicationFile&v=3

hier kann man an mehreren Stellen ( und natürlich in der Zusammenschau der Einzelvorschriften ) sehr gut erkennen, daß für eine prüfungssichere Aufbewahrung
nicht einfach „herumgelöscht“ werden darf.

Hier noch als Einführung ein - wie ich finde - guter Überblick in die elektronische Archivierung aus Wikipedia:

Wirkliche Rechts- und Prüfungssicherheit hat man nur mit Archivierungs- oder workflow-Prozessen, bei denen die unlöschbare Verbindung von
Beleg und Buchungssatz elektronisch festgeschrieben ist.

DATEV und SAP können das schon relativ lange.
Bei Lexware ist das eben noch im Aufbau begriffen.

Und noch als kleiner Hinweis aus der Praxis:
Unsere Betriebsprüfer hier akzeptieren ausschließlich archivierte Dokumente im .tif oder .pdf-Format.
Nur wenn die Dokumente unveränderlich und unauslöschlich mit der Buchung verbunden sind, werden sie anerkannt.

Viele Grüße
Marcus

Hallo Marcus,

super Antwort, hab den Button noch nicht gefunden, um Dir Danke zu sagen. Danke!

Der Link zum BFA ist doch sehr aufschlussreich, habe ich doch nur eine ältere Version der GoBD zur Verfügung, die noch gar nicht so tief auf die digitalen Themen eingegangen ist.

Ich muss Dir in jedem Fall nun Recht geben, die Belegfunktion ist derzeit überhaupt noch nicht anwendbar in Lexware, weil ja jeder Zeit der Beleg getauscht werden kann, ohne das eine Dokumentation erfolgt.

Habe heute übrigens einen Rückruf erhalten, die Dame leitet mein Anliegen nun an den Produktmanager weiter.
Wollen wir mal hoffen, dass sich bei Lexware zügig was bewegt :wink:
Auch über den nächsten Anruf werde ich berichten.

Grüße

in Kürze gibt es ein Update von Lexware zur digitalen Belegerfassung - dann laut Aussage Lexware rechtssicher; habe heute die Nachricht von LW erhalten

Hallo Marcus,
hallo Auktionator,

ich habe heute den versprochenen Rückruf erhalten.

Die Dame vom Produktservice war ebenfalls von der Aussage des Technikers überrascht und hat mir mitgeteilt,
dass die Belegfunktion in keinem Fall abgeschafft wird.

Der BUG mit den fehlenden und verschwunden Belegen taucht derzeit nur auf, wenn man filtert.
Im Journal selbst sind die Belege alle weiterhin vorhanden, das beruhigt.
Dieser BUG soll kurzfristig behoben werden, wahrscheinlich mit dem nächsten Update.

Weiterhin hat Sie meinen Feature Wunsch, dass ein nachträglicher Austausch der Belege dokumentiert werden sollte, aufgenommen. Sie selbst, was Ihre persönliche Meinung war, geht davon aus, dass dies wahrscheinlich noch in diesem Jahr stattfinden wird. Diese Funktion muss dann aber noch zertifiziert werden, damit Rechtssicherheit erlangt werden kann.
Dieser Vorgang nimmt wesentlich Zeit in Anspruch, wofür Sie um Verständnis bat.

Da wohl morgen ein internes Strategiegespräch stattfinden soll, habe ich Sie gebeten, auf die „Tube“ zu drücken, damit Lexwae als bald als möglich den anderen Anbietern wie Datev, KHK, Addison usw. nicht mehr nachsteht.

Nun heißt es also warten :wink:

Danke für Eure Antworten!

Beste Grüße ausm Pott

Hallo zusammen,

das Service-Pack mit der geänderten digitalen Belegverwaltung ist bereits verfügbar: http://lex-blog.de/2016/05/12/sp-mai-2016-lexware-buchhalter-anlagenverwaltung-verfuegbar/

Aktuell jedoch nur für buchhalter standard und buchhalter plus. Die Service-Packs für die Paketversionen folgenden kommender Woche. Für die pro/premium Version kommt es dann zur Jahresendversion, soweit ich informiert bin.

Die Belege können gelöscht und neue hinzugefügt werden, solange die Buchung noch im Stapel ist. Ist die Buchung journalisiert geht nur noch Storno, was ich auch für vollkommen nachvollziehbar und richtig halte.