BÜS-komplett: Debitorenbuchhaltung

Lexware Themen-Foren Rechnungswesen
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Sehr geehrtes Forum,

wir sind ein Dienstleister für Bau- und Transportabrechnungen, vom Auftrag bis zum Mahnbescheid, sowie das dazugehörige
Rechnungswesen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Also - fast - alles aus einer Hand.
Wir nutzen seit einigen Jahren Produkte aus dem Hause Lexware.

Im August 2019 haben wir einen neuen Mandanten bekommen. Branche Taxi und Mietwagenverkehre (Personenbeförderung)

  • soweit, so gut. Allerdings stehen wir vor einem Problem in der Buchhaltung.

Eckdaten:
Taxi und Mietwagenunternehmen, Krankenbeförderung
Ist-Versteuerung, Kontenrahmen SKR-03

Aufgabenstellung:
Zur Rechnungslegung erhalten wir sog. Beförderungsscheine, die alle benötigten Informationen zu Kostenträger und Versichertem,
sowie die Leistungsdaten enthalten. Aus einem Beförderungsschein werden i. d. R. zwei Rechnungen erstellt:
Rechnung 1 an den Versicherten (Debitor / Personenkonto) über die zu leistende gesetzliche Zuzahlung
Rechnung 2 an den Kostenträger (Debitor / Personenkonto) mit der Hauptleistung.

Fall 1:
Im Normalfall entstehen dadurch zwei Ausgangsrechnungen, mit zwei Buchungen, zwei offene Posten und zwei Zahlungen.
Buchung zu Fall 1:
Kunde (10001) zahlt seine Rechnung über 10,00 €; Bank (1200) an Debitor (10001) und Autobuchung der Umsatzsteuer von
„nicht fällig“ (1766) auf „fällig“ (1776). Ebenso bezahlt der Kostenträger - gleiche Buchungen.

Fall 2:
Es kommt jedoch vor, dass der Kostenträger die Zahlung wegen z. Bsp. fehlender Genehmigung oder Berechtigung abweist und somit
der Versicherte selbst für die entstandenen Kosten aufkommen muss. Zudem hat der Kostenträger einen Preis nach Rahmenvertrag, der
Versicherte muss nach der Ablehnung den Normaltarif bezahlen.
Buchung / Arbeitsschritte zu Fall 2:
Die ursprüngliche Rechnung 119,00 € mit Rahmentarif an den Kostenträger (30000) wird storniert und mit dem Normaltarif für den Kunden (10001) neu erstellt. Somit ist das Debitorenkonto 30000 um den Betrag 119,00 € und die "USt. nich fällig (1766) um den Rechnungsbetrag entlastet. Die neu erfasste Rechnung über 170,00 € wird dann als offener Posten im Kunden (10001) und „Ust. nicht fällig“ (1766) weiter geführt.

Fall 3:
Der Kostenträger zahlt die Rechnung von 119,00 € anteilig für den Versicherten i. H. v. 69,00 €; der Restbetrag von 50,00 € muss der
Versicherte selbst tragen.

Fragen ans Forum:

  • Wie ist hier die korrekte Vorgehensweise - vor allem im Hinblick auf die Umsatzsteuer? Es handelt sich um einen Ist-Versteuerer.
  • Gibt es einen weniger aufwendigen Weg um die Aufgabenstellung zu lösen?
  • Wie ist zu buchen, wenn die (Rest)forderung an den Versicherten nicht realisiert werden kann? Ausbuchen über welche Konten?

Wir wären über einen Lösungsweg bzw. einen Denkanstoß sehr erfreut und bedanken uns im Voraus.

Grüße
jople

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Diesen doch nicht ganz einfachen Sachverhalt solltet Ihr mit dem Steuerberater klären - das ist keine Programmbedienung, sondern effektive Beratung, die Ihr hier benötigt.
Das hättet Ihr in den Vertragsverhandlungen mit dem Mandanten klären müssen - der ist für die Buchungen (und die Buchungsvorgaben) verantwortlich - als Dienstleister dürft Ihr nicht kontieren! Lies bitte einmal die Kommentare zu § 5 bzw. die Ausnahme in § 6 Nr. 3 StBG. Hier ist von „mechanischen Arbeitsgängen“ die Rede - ich ztitiere den Beck’schen Steuerkommentar zu § 6 Nr. 3 StBG: "Mechanische Arbeitsgänge sind steuerlich ohne Bedeutung. Sie umfassen Schreib- und Rechenarbeiten, also Tätigkeiten, die keine Subsumtion unter gesetzlcihe Vorschriften darstellen (vggl. auch § 1 Rdnr. 6). Im Bereich der elektronischen Datenverarbeitung stellen die Datenerfassung, d.h. das Übertragen von Buchungsanweisungen auf Datenträger, und die Auswertung, d.h. die Zusammenstellung von Daten nach einem vorgegebenen Programm, mechanische Tätigkeiten dar (BVerwG, NJW 1966 S. 796).
Du fragst aber nach Subsumtion unter rechtliche Vorschriften. Das muss dir dein Auftraggeber in Form von Buchungsanweisungen vorgeben (oder der Steuerberater des Mandanten).