Hallo zusammen,
ich wollte mal nachfragen, ob jemand als selbständiger Buchhalter Erfahrungen mit der Archivierung von Kundenbelegen hat und welcher Belegfluss gewählt wurde.
Meine Kunden sind alle auf Papier fixiert. Keiner will an das Thema digitale Archivierung hin. Nun dachte ich mir Ende vergangenen Jahres, ich leiste etwas Vorarbeit, was denn für ein Archiv in Frage kommen könnte, so dass die Kunden nicht selber erst viel Zeit aufwenden müssen, um ein geeignetes Archivierungssystem zu finden.
Weil ich mit Lexware Büroservice komplett arbeite, war meine erste Anlaufstelle natürlich Lexware. Ich hatte mir das ganz toll ausgemalt, dass dann ja jede Firma mit ihrem eigenen Archivierungssystem von Lexware verbunden werden kann. Dann wurde ich von einem freundlichen und hilfsbereiten Mitarbeiter von Lexware angerufen, der dann meinte, dass die Lexware Archivierung nicht geeignet sei, da diese nur für eine einzige Firma mit dem Programm verbunden werden kann - was heißen würde, dass die Belege aller meiner Kunden in ein und das selbe Archiv verschwinden würden - was ja nicht Sinn und Zweck ist, weil jeder Kunde soll/muss sein eigenes Archiv haben. Er sagte, wenn jeder Kunde sein eigenes Archiv hat, dann müssten jedesmal im Programm die Anmeldedaten für das Archiv geändert werden - je nachdem welche Firma gerade in Lexware gebucht wird, was umständlich sei - und aus meiner Sicht auch keine gute Lösung wäre: einmal vergessen die Anmeldedaten zu ändern und ein Kunde bekommt von einem anderen Kunden die Belege ins Archiv geklatscht. Der Mitarbeiter meinte, dass das Lexware Archiv nicht das richtige für ein Buchhaltungs- und Lohnbüro sei. - Ich war nach diesem Telefonat wieder einmal geknickt, weil Lexware wenn es darauf ankommt immer nur auf die Bedürfnisse einer einzigen Firma zugeschnitten ist und im Bereich der mandantenspezifischen Bearbeitung leider nicht viel bietet.
Für mich selber habe ich seit Anfang 2022 ecodms - bin da allerdings noch in „Handarbeit“ unterwegs - heißt, ich drucke meine Ausgangsrechnungen mit dem ecodms-Drucker ins Archiv, schiebe meine Eingangsbelege von Hand ins Archiv, nachdem ich diese verbucht habe usw. (ich buche in Lexware nicht mit digitalen Belegen - weder für mich selbst noch bei den Kunden, weil das die Kapazität meines Rechners wohl innerhalb kürzester Zeit sprengen würde, die Datensicherungen ewig dauern und ich bisher gut auf die digitalen Belege in der Buchhaltung verzichten konnte; aber das nur am Rand). Mir fehlte bisher die Zeit, mich tiefgründiger mit ecodms zu beschäftigten, bin aber insgesamt total glücklich damit.
Mein „Plan“ wäre, dass mir meine Kunden ihre Belege digitalisiert auf meinen Server hochladen und ich diese nach der Verbuchung in deren Archivierungssystem, das sich in einer Cloud des Archivanbieters befinden sollte, schiebe. Ein Cloudsystem deshalb, weil ich die Archive meiner Kunden nicht bei mir auf den Servern haben möchte und nicht für die Sicherheit und den Bestand deren Daten verantwortlich sein will und lokal auf den Rechnern meiner Kunden scheidet auch aus, weil ich dann darauf keinen Zugriff habe und bei denen keiner auf Datensicherung und sonstige Sicherheit der Rechner schaut und Wert darauf legt.
Nun meine Frage, wenn jemand von Euch mit Kunden die Belege digital austauscht und nach der Verbuchung archiviert, wie handhabt ihr es - sprich, über welchen Weg erhaltet ihr die Belege und mit welchem Archivierungssystem oder Archivierungssystemen arbeitet ihr bzw. Eure Kunden?
Ach ja, fast vergessen: Das ganze sollte finanziell natürlich nicht viel kosten, weil keiner meiner Kunden wirklich Geld dafür ausgeben möchte.
Bei meinen Recherchen bin ich auf „Fileee“ gestoßen … es hört sich ganz nett an, allerdings kann es nur pdf, jpeg und png speichern. Weiss nicht, ob das ausreichend wäre. Ansonsten wäre es günstig und ist lt. Anbieter GOBD-konform.
Vielleicht habt Ihr ja ein paar Erfahrungswerte, die Ihr mir mitgeben könnt? 
Auf jeden Fall schon an dieser Stelle vielen Dank für Eure Hilfe.
Gruß Sunny