Auftragserfassung individuell anpassen

Hey Leute, ich habe hier mehr oder weniger die Buchhaltung einer kleinen Firma übernommen. Leider werden hier viele Dinge noch sehr umständlich gelöst, was mich zur Verzweiflung treibt. So nach und nach möchte ich gerne viele Arbeitsschritte vereinfachen und habe mich auch deshalb in diesem Forum angemeldet.

Folgendes: Wir erstellen neue Aufträge generell nur als Lieferscheine (wir hier vor Ort arbeiten nur für einen einzigen Auftraggeber). Der Kunde in der Auftragserfassung ist für uns festgelegt als Person X, muss auch immer so angegeben werden. Wir beliefern allerdings verschiedene Gebäude innerhalb der Firma, was vor allen Dingen für unsere Fahrer sehr wichtig ist.

Aktuell schreib ich alle für den Fahrer wichtigen Informationen in die Auftragsbeschreibung, was sehr umständlich ist, zwar kann ich Textbausteine einfügen, allerdings dort nicht mit TAB arbeiten. Ich muss gut 10 Angaben in der Auftragsbeschreibung hinterlegen, wie das Lieferdatum, Gebäude und Raum, Ansprechpartner, Abhol- und Lieferzeit, außerdem Bedarfs- und Bestellnummer.

Kann ich die Auftragserfassung individuell anpassen? So dass ich den Kunden oben links stehen habe und im Informationsfeld alle weiteren wichtigen Angaben? Ein Feld für die Bestellnummer gibt es zum Beispiel, allerdings kann ich kein weiteres Feld für die Bedarfsnummer einfügen, was dann widerrum in die Auftragsbeschreibung muss (umständlich, und nach Text aus der Auftragsbeschreibung kann ich ja auch nicht suchen). Wenn ich nun eine Anfrage bekomme, lieber Lieferant, was war denn mit Auftrag Nummer XY mit der Bedarfsnummer 1112223334 los, muss ich entweder alle Aufträge des jeweiligen Datums öffnen und mir die Bedarfsnummer anschauen, oder ich muss die Bestellnummer anfragen, die aber auch nicht immer existent ist.

Hoffe, ich konnte meine Frage, bzw. das Problem möglichst ausführlich schildern.

Nochmal kurz und knapp: In erster Linie würde ich gerne den Auftragsassistent meinen Bedürfnissen anpassen.

Danke im Vorraus für eure Unterstützung!

Hallo Newbie,

wenn Du Deiner doch schon etwas betagten Version aus 2004 ein Update auf die aktuelle Version gönnst, könnten einige Deiner benötigten Angaben z.B. über die 6 verfügbaren Freifelder gelöst werden.

Der verbleibende Anteil könnte dann noch als Textbaustein über die Auftragsbeschreibung erfasst werden.

Um Deine Version auf den aktuellen Stand zu bringen sind jedoch einige Zwischenupdates notwendig. Hier ggf. die Lexware Hotline (Service & Support | Lexware) kontaktieren und bei deiner Bestellung der aktuellen Version angeben, dass Du mit einer Altversion arbeitest und Zwischenversionen benötigst. Diese bekommst Du aktuell in der Regel noch kostenfrei von Lexware.

Dann Schritt für Schritt updaten, Programm starten, konvertieren, sichern, updaten, Programm starten, konvertieren…

Willst Du dies nicht selbst machen, findest Du unter http://regio.lex-partner.eu Lexware Partner in der Nähe welche hierbei behilflich sind. Findest Du dort niemanden kannst Du mich auch gern über Lexware Support und Beratung | deutschlandweit kontaktieren und Du erhälst ein Angebot für diese Arbeiten.

Hallo Steve,

danke für die Rückmeldung. Das klingt ja schon mal nach gut, würde natürlich einiges vereinfachen. Leider ist da unser Chef ein bisschen der Einstellung, wenn es doch aktuell funktioniert, wieso sollte er dann Geld ausgeben für Neuerungen. Aber ich denke, ein Update unserer Uraltversion wäre wirklich angebracht. Ich werde mit ihm reden.

Vielen Dank und einen guten Start in die Woche