Archivierung / Ablage von Kontoauszügen und Kreditkartenabrechnungen

Lexware Office Forum
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Hallo zusammen,

laut GoBD müssen nach meinem Verständnis z. B. digitale Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen im Originalformat revisionssicher archiviert werden. Nach meinem Verständnis ist hier der automatische Import der Buchungen aus dem Konto nicht ausreichend. Sollte ich bereits hier falsch liegen, korrigiert mich gerne.

Wie bildet ihr das über Lexoffice ab?

  1. An welche Buchungen hängt ihr den Kontoauszug bzw. die Kreditkartenabrechnung an?
  2. Wenn der Kontoauszug x geschäftsrelevante Buchungen enthält, ladet ihr den Kontoauszug dann x mal hoch und hängt ihn an jede Buchung an?
  3. Wenn eine Rechnung z. B. am 02.12.2019 über das Konto per Lastsschrift gezahlt wurde und ich diese Buchung in lexoffice entsprechend markiere, ist sie ja gesperrt. Der Kontoauszug steht aber erst zum 01.01.2020 zur Verfügung. D. h. ich müsste die Verknüpfung zwischen Beleg und Lastschrift wieder aufheben, den Kontoauszug einfügen, und erneut verknüpfen. Gibt es dazu eine Alternative?
  4. Wie geht ihr mit Kreditkartenabrechnung um, deren Abrechnungszeitraum versetzt zum kalendarischen Monatsende ist, z. B. Abrechnung zum 15. jedes Monats? Z. B. Buchung auf Kreditkarte zum 18.11.2019 mit Relevanz für die Umsatzsteuervoranmeldung. Kreditkartenabrechnung ist aber erst ab dem 15.12.2019 verfügbar.

Ich freue mich über Hinweise und bedanke mich im Voraus!

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Jupp, das ist korrekt so.

Deinen Aufzählungen liegt die Annahme zugrunde, Du müsstest den Kontoauszug mit dem Bankkonto verknüpfen. Musst Du aber nicht. Lege Dir das PDF auf Deine Festplatte (oder lege Dir ein DMS zu, z.B. ELO office, gratis bis 500 Dokumente), und dann ist gut. Oder verschiebe sie in Deinem E-Mail Postfach in einen Unterordner „Kontoauszüge“.

Zu 1) Ich hänge den Kontoauszug an keine Banktransaktion an, denn dort gehören die Rechnungen und Belege hin.
Zu 2) Entfällt
Zu 3) Siehe oben 1)
Zu 4) Ich buche die KK-Belege, sobald sie mir vorliegen. Ich buche und kläre das KK-Konto, sobald mir die Abrechnung vorliegt.
Zu letztem Satz: Dauerfristverlängerung beantragen, dann hast Du auch bei lahmen KK-Unternehmen genug Zeit.

Und allgemein: keine Buchung ohne Beleg. Wenn mir ein Beleg nicht vorliegt, verbuche ich auch nichts (außer ggf. 1590 SKR 03). Dann muss ich auch nichts auflösen und neu zuordnen. Bitte bedenke, dass die GoBD eine Unveränderbarkeit von Buchungen verlangt, und dass das routinemäßige Löschen von Zuordnen bei einer Prüfung daher außerordentliches Stirnrunzeln auslösen dürfte.