Auslagen von GmbH Geschäftsführer richtig erstatten und buchen

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eb1446
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Auslagen von GmbH Geschäftsführer richtig erstatten und buchen

Beitrag von eb1446 » Mo 2. Sep 2019, 12:24

Hallo Community,
unser Gesellschafter-GF zahlt manchmal Tanken oder Parken, etc. mit seiner eigenen Kreditkarte und legt den Beleg vor. Wie buche und bezahle ich diese Belege richtig? Ich möchte nicht aus der Kasse, sondern per ÜW bezahlen.

Ich habe probiert:
1) Rechnung eingegeben und dem richtigen Konto zugewiesen.
2) Überweisung an GF gemacht.
Nun habe ich aber unter Kontoauszug abgleichen
1) Eine Verbindlichkeit (die eingegebene Rechnung)
2) Oben im Kontoauszug die Abbuchung an dem GF
3) Die Bankbuchung für die ÜW
2) und 3) könnte ich miteinander abgleichen, aber dann bleibt mir die Verbindlichkeit, die Rechnung übrig.

Meine Recherche ergab:
Ich könnte für den GF Konto 730 anlegen.
Dann gebe ich die Rechnung in büro easy ein und buche statt 4660 (Reisekosten) auf 730?
Ich mache dann eine Überweisung an den GF und gebe unten auch 730 an?
--> dies kann aber nicht richtig sein, denn dann hätte ich 2x Ausgaben eingegeben und ich kann im Fenster Konstoauszug abgleichen diese Buchungen nicht miteinander verknüpfen. Außerdem sollten die Rechnungen irgendwie dem richtigen Aufwand zugeordnet werden.

Ich möchte wissen
1) wie ich die erhaltene Rechnung eingebe, so dass dies dem richtigen Ausgabekonto, wie z.B. Reisekosten zugeordnet ist
2) Die Überweisung richtig zuordne, so dass ich am Ende
3) Im Ausgleichfenster die Überweisung gegen den Beleg abgleichen kann.
Ist das möglich?

Oder wie und was bucht man, damit alles abgeglichen werden kann?

Danke, eb

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Re: Auslagen von GmbH Geschäftsführer richtig erstatten und buchen

Beitrag von Lutze » Mo 2. Sep 2019, 13:05

Verstehe das Problem nicht so ganz.

Rechnung eingeben, dann Rechnung begleichen mit Überweisung an den GF und dann erscheinen doch im Abgleichfenster diese beiden Buchungen die abgeglichen werden können.
Das Konto z.B.4530 laufende Kfz Kosten ordnest du doch beim Rechnung begleichen schon zu.
Ob das jetzt buchhalterisch so korrekt ist kann ich nicht beantworten. Der GF kann natürlich auch eine monatliche Reisekostenabrechnung erstellen die dann incl. der Kraftstoffkosten überwiesen wird. Oder eben dem GF eine Kreditkarte vom Geschäftskonto für solche Zahlungen übergeben.

eb1446
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Re: Auslagen von GmbH Geschäftsführer richtig erstatten und buchen

Beitrag von eb1446 » Di 3. Sep 2019, 14:58

Hallo Lutze,
ich denke, das Problem liegt darin, dass ich
1) die Rechnung eingebe
2) da der Empfänger des Geldes nicht der Rechnungssteller ist, mache ich eine Überweisung im Menü Überweisungen an den GF
und daraus resultiert, dass ich im Abgleichfenster oben die Abbuchung vom Konto habe, aber unten habe ich 1. unter Forderungen die Rechnung und 2. unter Bankbuchungen die Überweisung.
Leider kann ich büro easy nicht sagen, dass diese 3 Buchungssätze zusammengehören. Daher vermute ich, dass ich es bis jetzt falsch gemacht habe :(
Danke für die Hilfsbereitschaft!
VG, eb

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Re: Auslagen von GmbH Geschäftsführer richtig erstatten und buchen

Beitrag von Lutze » Di 3. Sep 2019, 16:44

ja das wird so nicht funktionieren weil du die Überweisung als zusätzliche Buchung ja einem Aufwandskonto zugeordnet hast.
Du hättest jetzt unter Rechnungen begleichen einfach Überweisung bereits ausgeführt auswählen müssen. Die Überweisung dann am besten online direkt bei der Bank ausführen, nicht aus Büroeasy heraus. Dann kannst du beides im Programm abgleichen.
Oder eben in Büroeasy Rechnung begleichen und dann im Programm die Online Überweisung ausführen nur mit den Daten des GF. Passt dann zwar auch nicht so ganz aber sollte funktionieren.
Dann gibt es meine ich da noch den Weg über das Konto Geldtransit aber das habe ich auch noch nicht so wirklich begriffen.
Um jetzt den korrekten Weg zu finden musst du den Steuerberater fragen. Ist aber auch irgendwie nur eine Lösung für Einzelfälle.
Wenn das ständig passiert soll der GF halt eine monatliche Reisekostenabrechnung abgeben wo er dann die Rechnungen erstattet bekommt.
Du hast jetzt jedenfalls eine Buchung zu viel bzw. eine offene Forderung die du nicht begleichen kannst wenn ich das richtig verstehe.

eb1446
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Re: Auslagen von GmbH Geschäftsführer richtig erstatten und buchen

Beitrag von eb1446 » Mo 9. Sep 2019, 13:10

Danke, Lutze! Genau so sehe ich das auch. Vielen Dank für die Lösung für künftige Buchungen.
Es wäre schön, wenn jemand, der Erfahrung mit dem Geldtransit-Konto hat, angeben könnte wie ich die Buchungen in Ordnung bringen kann.

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