ich versuche gerade die Abo-Funktion zu verstehen. Ziel soll es sein, Posten bzw. Rechnungen die regelmässig fällig werden, automatisch zu erstellen.
d.h. Kunde A hat eine Leistung, die z.B. jährlich, immer am 14.05. fällig wird und Kunde B) hat zwei Leistungen, die eine am 01.01. und die andere am 01.02. fällig werden.
meine Fragen:
Wenn ich es richtig sehen, kann Lexware nicht die Rechnungsposten als solche autom. wieder fällig werden lassen, sondern nur die komplette Rechnung?
Eine solche Rechnung muss ich dann nicht als normale Rechnung anlegen, sondern Abo > Vorlage > verkauf neu?
zuvor muss ich aber erst mal einen Abo-Vorgang anlegen, der praktisch einen geplanten Task entspricht - also regelt, wann dieser Vorgang ausgeführt wird?
das würde für o.g. Beispiel aber bedeuten, dass ich drei Abo-Vorgänge mit jeweils einer zugehörige Vorlage habe?
Ja, korrekt. Du erstellst über die Abos jeweils neue Aufträge im Ganzen.
Ja, ebenfalls korrekt.
Ja, wobei Du den Task jeweils anstossen muss. Du kannst Dir aber eine Erinnerung setzen, welche entsprechend zum Termin aufpoppt und von dort aus auch gleich zur den Vorlagen gesprungen wird.
Nein. Du musst je Abo einen Abo-Vorgang anlegen, es sei denn, Du willst alle in einem Auftrag abbilden und dort hinterlegst Du den jeweiligen Leistungszeitraum. Willst Du je Abo einen separaten Auftrag und zum jeweiligen Leisungszeitraum, ist jeweils eine Abo-Vorlage notwendig.
oh - ich dachte das geht automatisch. Wie geht das mit der Erinnerung?
Nein. Du musst je Abo einen Abo-Vorgang anlegen, es sei denn, Du willst alle in einem Auftrag abbilden und dort hinterlegst Du den jeweiligen Leistungszeitraum. Willst Du je Abo einen separaten Auftrag und zum jeweiligen Leisungszeitraum, ist jeweils eine Abo-Vorlage notwendig.[/quote]
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das hab ich nicht verstanden
Also Herr Müller bekommt immer, jährlich am 01.01. eine Rechnung und Hr Maier immer am 01.02 (für leistung a) und am 01.05 (leistung b). Also beide bekommen für bestimmte Dinge jährlich wiederkehrende Rechnungen, aber eben zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Kann ich das dann mit einem Abo-Vorgang (quasi typ=jährlich) abbilden? Ich hätte gesagt nein, weil ich den dort doch genau auf den zB 01.01. einstelle und dann den Vorgang Müller hinterlege. Wenn ich da auch Maier (A+B) reinpacke, bekommt er doch auch am 01.01. seine Rechnungen?
Nein. Erinnerung kannst Du bei Erstellung (oder Bearbeitung) eines Abo-Vorgangs anhaken und dort dann ein Datum und eine Uhrzeit festlegen.
Also wenn Du jährliche Abos hast, empfehle ich Dir, je Monat einen Abo-Vorgang zu erstellen und dort die jeweiligen Abo-Vorlagen zu hinterlegen.
Also:
Abo-Vorgang Januar → Abo-Vorlage Herr Müller
Abo-Vorgang Februar → Abo-Vorlage Herr Maier Leistung a
Abo-Vorgang Mai → Abo-Vorlage Maier Leistung b
Dann bekommst du je Sachverhalt eine Rechnung mit der jeweiligen Leistung. Das Datum für die Erzeugung legst Du ja im Abo-Vorgang fest.
Du könntest alternativ bei Erstauftrag die Differenz berechnen und dann alle in einem Abo-Vorgang führen.
Als Bsp:
Herr Maier beauftragt im September Leistung a, die im Jahr 120 EUR kostet. Du berechnest mit einer normalen Rechnung anteilig September-Dezember, also 40 EUR.
Dann packst Du ab 01.01. des Folgejahres Herrn Maier mit Leistung a in den Abo-Vorgang der zum 01.01. fällig wird und berechnest dort Januar bis Dezember ab.
Im November beauftragt er Leistung b, Du rechnest manuell über „normale“ Rechnung November - Dezember ab. Dann in Abo-Vorlage ab 01.01. usw.
Dann könntest du sogar beide Leistungen in einem Auftrag für Herrn Maier packen und er bekommt auch nur einen Beleg.
ok, die Erinnerung habe ich gefunden, vielen dank.
… dann käme für mich wohl nur der Kompromiss in Frage, je Monat (zB am 14.) ein Vorgang wo dann alle Vorlagen rein kommen. Datum (=Belegdatum?) wäre dann wohl das der Ausführung, nicht das der Fälligkeit… muss ich mal testen.
Die Differenz-Sache / angepasste Laufzeit geht leider nicht, weil die Leistung eigentlich tagesgenau fällig wird … also evtl. so ähnlich wie wenn ein Kunde über dich ein Lexware-12-Monate-Vertrag (mit autom. Verlängerung!) abschließt … (wobei ich nicht weiß ob der tagesgenau läuft, vermute aber ja)
PS: Büro Easy 20015 (!) kann das o.g. erfüllen: da kann ich direkt bei einer Rechnung ein beliebiges Intervall hinterlegen (also zB start 12.03. und fällig monatlich, jährlich etc). Haupt-Knackpunkt bei dem Produkt sehe ich nur darin, dass es es wohl eine echte Einbahnstr für die Daten ist … ich glaube die bekommt man da nie mehr raus/migriert.
Je Monat ein Abo-Vorgang, dort die Abovorlagen rein. In der Auftragsbeschreibung hinterlege ich den Leistungszeitraum inkl. Variablen → 39 Lexware Datum Variablen für regelmässige Abrechnungen. Den Aboauftrag führe ich dann um den 5. oder 10. eines Monats aus. Damit sind zwar einige Aufträge vor dem Datum, was ich aber nicht schlimm finde, da der Zeitraum/Laufzeit aus dem Auftrag hervorgeht.
Ok, danke für den Hinweis. Geht aus den Produktinfos so nicht direkt hervor und es ist - wie erwähnt - nicht mein Fokusprodukt. Und ja, was die Übernahme der Daten bei einem evtl. Umstieg auf ein anderes Lexware Produkt wird es schwierig. Andere Hersteller wohl ebenso.
super Hinweis, danke. Ich stelle fest dass das Forum deutlich hilfreicher + schneller ist als die Hotline. (30+ Min Warteschleife ist eigentlich schon ein no-go für ein Produkt in diesem Bereich (Unternehmenskritisch))
ich wollte das Thema nochmal aufgreifen. Hat wie von dir beschrieben gut funktioniert: zB im Februar 2015 werden dann die Rechnungen mit dem Fälligkeitszeitrum „Februar 2015 - Januar 2016“ erstellt.
Was passiert aber, wenn man - warum auch immer - im Februar nicht dazu kommt. Ich nehme an, dass dann beim ersten Start im März der Auftrag läuft? Dann wird aber der Zeitraum falsch ausgegeben, oder? (da "aktueller Monat/Jahr + 12…). Also „März bis Februar“. Oder kann man das irgendwie bei der Definition durch Belegdatum = Fälligkeitsdatum bzw Ausführungsdatum umgehen?
die Abos sind natürlich dafür ausgelegt, zum jeweiligen Fälligkeitszeitraum auch erstellt zu werden. Wenn Du es „vergessen“ solltest, dann kannst Du es auch später erstellen, die Angaben zu automatisch erstelltem Zeitraum müssten dann manuell geändert werden.
Erstelle Dir doch einfach eine Erinnerung und führe es dann direkt aus. Sooo lange dauert der Prozess ja dann auch wieder nicht.
