Reisekostenabrechnung (einfach-reisekosten.de)

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joerge80
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Reisekostenabrechnung (einfach-reisekosten.de)

Beitrag von joerge80 » Di 3. Sep 2019, 18:24

Hallo zusammen,

wir nutzen zur Reisekostenerfassung für unsere Firma einfach-reisekosten.de, das eine Schnittstelle zu lexoffice anbietet. Leider konnte ich noch nirgends etwas zur weiteren Handhabung nach der Erfassung/Übertragung finden.

Bei der Übertragung werden einzelne (Ausgaben)Belege je Reise und in der Buchungsübersicht einzelne Buchungen je in der Reise beinhaltetem Vorgang erfasst (soweit entspricht es ja auch der manuellen Anlage, wenn wir kein externes Tool zur Erfassung der Reisekosten nutzen würden).

Beispiel: Termin des Gesellschafter-Geschäftsführers beim Kunden vor Ort mit Fahrtkosten (Privat-PKV) und VMA ergibt folgende Buchungen:

- Fahrtkosten: 250 km = 75€, Soll-Konto 6663, Haben-Konto 70003 (Sammellieferant)
- VMA: 12€, S 6664, H 70003 (Sammellieferant)
- Übernachtung: 60€, S 6660, H 70003

Laut Steuerberaterin sollte es eigentlich im Haben auf 3510 (Verbindlichkeiten gg. Gesellschaftern) gebucht werden.

Daraus ergeben sich folgende Fragen:
- Kann ich das Konto bzw. die Buchung ändern? Idealerweise ohne des Beleg neu erfassen zu müssen...
- Müsste ich jeden Gesellschafter/Mitarbeiter als Lieferant anlegen? Oder wäre es sinnvoll einen allgemeinen Lieferanten "Reisen" anzulegen und diesen zu verwenden?
- Wenn ich die Hotelübernachtung direkt vom Firmenkonto bezahlen würde und nicht über Reisekosten, dann hätte ich ja als "Sammellieferant" das Hotel (könnte ich mir überlegen, ob ich das anlegen will oder nicht)?

Unabhängig davon müsste ja die weitere Handhabung nun so aussehen, dass ich eine Überweisung über den Gesamtbetrag der Reisekostenabrechnung erstelle und dort alle Einzelbelege zuordne, oder? Bzw. sofern die Abrechnung über die Lohnabrechnung gemacht wird, dann würde ich die Belege diesem Posten zuordnen?

Vielen Dank im Voraus, beste Grüße
jörg

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Re: Reisekostenabrechnung (einfach-reisekosten.de)

Beitrag von lorald » Di 3. Sep 2019, 19:11

Hallo jörg,

- Kann ich das Konto bzw. die Buchung ändern? Idealerweise ohne des Beleg neu erfassen zu müssen...
Ja, man kann alle Daten zu einem Beleg ändern, ohne den Beleg selbst zu löschen.

- Müsste ich jeden Gesellschafter/Mitarbeiter als Lieferant anlegen? Oder wäre es sinnvoll einen allgemeinen Lieferanten "Reisen" anzulegen und diesen zu verwenden?
Du vermisst ein Konto "3510 (Verbindlichkeiten gg. Gesellschaftern)". Um dem nahe zu kommen, würde ich einen Lieferanten namens "Gesellschafter" anlegen.

- Wenn ich die Hotelübernachtung direkt vom Firmenkonto bezahlen würde und nicht über Reisekosten, dann hätte ich ja als "Sammellieferant" das Hotel (könnte ich mir überlegen, ob ich das anlegen will oder nicht)?
Den Sammellieferanten nutze ich nur für Kaufhäuser o.ä, wo ich direkt bar bezahle. Wenn ich eine Rechnung vorliegen habe, lege ich den Absender als Lieferanten mit IBAN an. Ich kann dann direkt aus lexoffice bezahlen.

VG lorald

joerge80
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Re: Reisekostenabrechnung (einfach-reisekosten.de)

Beitrag von joerge80 » Mi 4. Sep 2019, 11:55

lorald hat geschrieben:
Di 3. Sep 2019, 19:11
- Kann ich das Konto bzw. die Buchung ändern? Idealerweise ohne des Beleg neu erfassen zu müssen...
Ja, man kann alle Daten zu einem Beleg ändern, ohne den Beleg selbst zu löschen.
Danke, ist mir auch grad aufgefallen :lol:
lorald hat geschrieben:
Di 3. Sep 2019, 19:11
- Müsste ich jeden Gesellschafter/Mitarbeiter als Lieferant anlegen? Oder wäre es sinnvoll einen allgemeinen Lieferanten "Reisen" anzulegen und diesen zu verwenden?
Du vermisst ein Konto "3510 (Verbindlichkeiten gg. Gesellschaftern)". Um dem nahe zu kommen, würde ich einen Lieferanten namens "Gesellschafter" anlegen.
Trifft es nicht ganz, da es das Konto in lexoffice ja gibt. Geht auch nur indirekt um "Gesellschafter", ist ja bei Mitarbeitern genaudie gleiche Fragestellung. Entweder dann einen allgemeinen Lieferanten "Reise" oder halt jeder Mitarbeiter als Lieferant angelegt.
lorald hat geschrieben:
Di 3. Sep 2019, 19:11
- Wenn ich die Hotelübernachtung direkt vom Firmenkonto bezahlen würde und nicht über Reisekosten, dann hätte ich ja als "Sammellieferant" das Hotel (könnte ich mir überlegen, ob ich das anlegen will oder nicht)?
Den Sammellieferanten nutze ich nur für Kaufhäuser o.ä, wo ich direkt bar bezahle. Wenn ich eine Rechnung vorliegen habe, lege ich den Absender als Lieferanten mit IBAN an. Ich kann dann direkt aus lexoffice bezahlen.
Bei Hotelrechnungen kann ich nicht (erst) aus lexoffice heraus überwiesen, da man die Rechnung zwar bekommt, aber ja auch beim Check-out direkt bezahlt. Prinzipiell richtig, klar, wenn ich sie direkt mit der Firmen-Karte (oder als Überweisung heraus aus lex) bezahle, dann habe ich einen tatsächlichen Lieferanten (= das Hotel), den ich als Stammdatum anlegen kann.

Danke für die schnelle Antwort, Grüße
jörg

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