Auslagen von GmbH Geschäftsführer richtig erstatten und buchen

Hallo Community,
unser Gesellschafter-GF zahlt manchmal Tanken oder Parken, etc. mit seiner eigenen Kreditkarte und legt den Beleg vor. Wie buche und bezahle ich diese Belege richtig? Ich möchte nicht aus der Kasse, sondern per ÜW bezahlen.

Ich habe probiert:

  1. Rechnung eingegeben und dem richtigen Konto zugewiesen.
  2. Überweisung an GF gemacht.
    Nun habe ich aber unter Kontoauszug abgleichen
  3. Eine Verbindlichkeit (die eingegebene Rechnung)
  4. Oben im Kontoauszug die Abbuchung an dem GF
  5. Die Bankbuchung für die ÜW
  6. und 3) könnte ich miteinander abgleichen, aber dann bleibt mir die Verbindlichkeit, die Rechnung übrig.

Meine Recherche ergab:
Ich könnte für den GF Konto 730 anlegen.
Dann gebe ich die Rechnung in büro easy ein und buche statt 4660 (Reisekosten) auf 730?
Ich mache dann eine Überweisung an den GF und gebe unten auch 730 an?
→ dies kann aber nicht richtig sein, denn dann hätte ich 2x Ausgaben eingegeben und ich kann im Fenster Konstoauszug abgleichen diese Buchungen nicht miteinander verknüpfen. Außerdem sollten die Rechnungen irgendwie dem richtigen Aufwand zugeordnet werden.

Ich möchte wissen

  1. wie ich die erhaltene Rechnung eingebe, so dass dies dem richtigen Ausgabekonto, wie z.B. Reisekosten zugeordnet ist
  2. Die Überweisung richtig zuordne, so dass ich am Ende
  3. Im Ausgleichfenster die Überweisung gegen den Beleg abgleichen kann.
    Ist das möglich?

Oder wie und was bucht man, damit alles abgeglichen werden kann?

Danke, eb

Verstehe das Problem nicht so ganz.

Rechnung eingeben, dann Rechnung begleichen mit Überweisung an den GF und dann erscheinen doch im Abgleichfenster diese beiden Buchungen die abgeglichen werden können.
Das Konto z.B.4530 laufende Kfz Kosten ordnest du doch beim Rechnung begleichen schon zu.
Ob das jetzt buchhalterisch so korrekt ist kann ich nicht beantworten. Der GF kann natürlich auch eine monatliche Reisekostenabrechnung erstellen die dann incl. der Kraftstoffkosten überwiesen wird. Oder eben dem GF eine Kreditkarte vom Geschäftskonto für solche Zahlungen übergeben.

Hallo Lutze,
ich denke, das Problem liegt darin, dass ich

  1. die Rechnung eingebe
  2. da der Empfänger des Geldes nicht der Rechnungssteller ist, mache ich eine Überweisung im Menü Überweisungen an den GF
    und daraus resultiert, dass ich im Abgleichfenster oben die Abbuchung vom Konto habe, aber unten habe ich 1. unter Forderungen die Rechnung und 2. unter Bankbuchungen die Überweisung.
    Leider kann ich büro easy nicht sagen, dass diese 3 Buchungssätze zusammengehören. Daher vermute ich, dass ich es bis jetzt falsch gemacht habe :frowning:
    Danke für die Hilfsbereitschaft!
    VG, eb

ja das wird so nicht funktionieren weil du die Überweisung als zusätzliche Buchung ja einem Aufwandskonto zugeordnet hast.
Du hättest jetzt unter Rechnungen begleichen einfach Überweisung bereits ausgeführt auswählen müssen. Die Überweisung dann am besten online direkt bei der Bank ausführen, nicht aus Büroeasy heraus. Dann kannst du beides im Programm abgleichen.
Oder eben in Büroeasy Rechnung begleichen und dann im Programm die Online Überweisung ausführen nur mit den Daten des GF. Passt dann zwar auch nicht so ganz aber sollte funktionieren.
Dann gibt es meine ich da noch den Weg über das Konto Geldtransit aber das habe ich auch noch nicht so wirklich begriffen.
Um jetzt den korrekten Weg zu finden musst du den Steuerberater fragen. Ist aber auch irgendwie nur eine Lösung für Einzelfälle.
Wenn das ständig passiert soll der GF halt eine monatliche Reisekostenabrechnung abgeben wo er dann die Rechnungen erstattet bekommt.
Du hast jetzt jedenfalls eine Buchung zu viel bzw. eine offene Forderung die du nicht begleichen kannst wenn ich das richtig verstehe.

Danke, Lutze! Genau so sehe ich das auch. Vielen Dank für die Lösung für künftige Buchungen.
Es wäre schön, wenn jemand, der Erfahrung mit dem Geldtransit-Konto hat, angeben könnte wie ich die Buchungen in Ordnung bringen kann.

Hier die Lösung für alle, die dasselbe Problem haben:
Es gibt zwei Wege, Auslagen zu erstatten.

  1. Man legt ein Lieferantenkonto für den Mitarbeiter an, wenn er öfters Sachen für die Firma einkauft. In der Lieferantenmaske hinterlegt man auch die Kontodaten wo das Geld überwiesen wird.
    Dann stapelt der Mitarbeiter alle Rechnungen im Monat und man gibt diese als eine Rechnung vom Mitarbeiter ein. (Rechnungen eingeben) Sprich: Lieferant wird der Mitarbeiter und unten werden die Rechnungen einzeln aufgelistet und dem entsprechenden Konto zugeordnet.
    Dann kann man unter Rechnungen begleichen diese Gesamtsumme dem Mitarbeiter auszahlen.
    Dies ist die elegante Variante.
  2. Wenn jemand schon a) Rechnung von dem richtigen Lieferanten eingegeben hat und b) das Geld im Programm per Überweisung an den Mitarbeiter gezahlt hat, dann macht man Folgendes:
  • in der Überweisung wird die Summe unten auf 1600 Lieferantenverbindlichkeiten gebucht und unter Projtk/Kunde der richtige Lieferant angegeben.
  • in der Maske Kontoauszug abgleichen wird die Überweisung der Bankbuchung zugeordnet
  • in der Maske Rechnungen begleichen hat man jetzt einmal die Rechnung von Lieferanten und einmal die Verbindlichkeit drin. Diese beide anklicken (sie gleichen sich auf Null aus) und unten mit Zahlen&Speichern schließen.
    Somit ist mein Beitrag fertig und kann abgeschlossen werden.

Hallo eb,

schön, dass Du Dein Anliegen hast klären können und danke, dass Du den Lösungsweg hier mit eingebracht hast. :slight_smile:

Eine Ergänzung von Mitglied KlGu,

noch eine Anmerkung, da Post gesperrt: die genannte Lösung ist dann schwierig, wenn die Belege des GF USt enthalten. Wir haben für den GF ein extra Verbindlichkeitenkonto.
Dann Buchung Originallieferant mit USt auf GF Verbindlichkeiten und Zahlung von GF Verbindlichkeiten an GF, notfalls über eine Hilfskasse (fiktive Barzahlung an Hilfskasse, dann Überweisung/Umbuchung von Hilfskasse über Bank, z.B. einmal pro Monat).

Vielleicht hilft das jemandem. (Allerdings in Quickbooks. Die Masken sehen aber sehr ähnlich aus … hat Lexware QB einfach umbenannt?).

Anmerkung dazu von mir: QuickBooks ist in büro easy aufgegangen.