Einzelne Firma sichern?

Hallo!

In unserem Financial Office Pro verwalten wir unsere Mandanten immer als Firmen. Nun haben uns einige Mandanten mit der Zeit verlassen und wir möchten die Firmenliste bereinigen, ohne dass die Daten komplett gelöscht werden. Gibt es diesbezüglich eine Lösung die Firmen einzeln zu sichern (alles: Warenwirtschaft, Buchhaltung Personal) und bei Bedarf wieder zurückzuholen?

Hallo eeeStorm,

nein, leider nicht. Natürlich kannst Du sichern und die Firmen anschliessend im Lexware löschen. Hilft Dir jedoch nicht viel, wenn Du in 5. 6 Jahren die Daten benötigst und versuchst zurückzusichern. Die Daten sind dann ja auch dem heutigen und nicht dann erforderlichen Stand bzgl. der Datenbank etc. Zu alte Daten direkt rückzusichern kann zu einem späteren Zeitpunkt ggf. daher technische Schwierigkeiten bedeuten.

Ist nicht zufriedenstellend, das ist mir klar. Jedoch sehe ich aktuell keine vernünftige Lösung. :frowning:

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Hallo!

Danke für die fixe Antwort. Schade, aber es ist nunmal so.
Machbar wäre grundlegend ein Datenbank-Konverter, wenn auch das durchaus gewissen Aufwand bedeutet - den vermutlich Lexware nicht zu stemmen bereit ist.
Eine weniger elegante, aber zumindest im Alltag hilfreiche Lösung wäre es ggf. noch den Firmen „Attribute“ zu verpassen:

Buchhaltung: ja/nein - Mandaten die die Buchhaltung bei mir haben. Manche haben Buchhaltung ohne Personal (meist kleine Unternehmer), manche auf umgekehrt (Buchhaltung zB noch beim alten Steuerberater, nun der Wunsch schrittweise zu mir zu wechseln über das Personal)

Personal: ja/nein - ich habe Mandanten die die Buchhaltung bei einer anderen Firma machen lassen, die Personalabrechnungen aber bei mir. Ich würde gerne nach sowas filtern lassen.

Sichtbar: ja/nein - um inaktive Kunden auszublenden (und somit für gewisse Ordnung zu sorgen)

Ich denke sowas wäre mit recht wenig Aufwand machbar. Die Sichtbarkeit ist sogar über das Rechtemanagement gewissermaßen schon implementiert. Meine Mitarbeiter können nur jeweils freigegebene Mandanten pflegen. Nun müsste sich der Cheffe noch die inaktiven Firmen ausblenden, ohne sich die Rechte dafür zu nehmen :slight_smile: Vllt mal an die entsprechende Abteilung die Idee weitergeben?

Herzliche Grüße

eStorm/Bartek

Man kann die alten Firmen auch einfach umbenennen in zzz_Firma. Dann erscheinen die zumindest am Ende der Firmenliste und sind sofort als Alt-Mandant erkennbar.

Hallo!
Ja das ist sicher ein pragmatischer, wenn auch wenig eleganter Ansatz. So ähnlich mache ich es um meine Mandanten mit Lohnabrechnungen zu kennzeichnen: einfach ein „.“ vor dem Namen um sie am Anfang der Liste zu haben. Aber es müsste doch professioneller machbar sein…

Dann vielleicht mal mit dem Programm büroservice komplett liebäugeln? Hier kannst Du jedem Mandant die genutzten Module (wawi, lohn, buchhalter etc.) zuweisen und auch auf der Einstiegsseite sehen, welche Mandant welches Modul aktiv hat.

Warum nicht die Rechte entfernen? Damit ist das Thema, wie Du es ja bereits korrekt selbst beschreibst, erfüllt. :slight_smile:

Dann vielleicht mal mit dem Programm büroservice komplett liebäugeln?

Geliebäugelt ja. An sich auch ein gutes und interessantes Produkt. ABER:

a) Mir fehlt das Warenwirtschafts-Modul aus Financial Office. Ich muss keine großen Warenmengen managen, aber ich möchte schon eine integrierte Möglichkeit haben selber aber auch für meine Mandanten Rechnungen schreiben zu können.

b) Der Wechselaufwand: Schon der Wechsel von FO Basis auf FO Pro hat mich um rund 1500€ Personalkosten und ca. weitere 1500€ Opportunitätskosten belastet. Welchen Spaß dürfte ich mit der Datenübernahme in ein grundlegend anderes Produkt haben? Bis auf die engagierte Hilfe hier im Forum hat mich Lexware auch weitestgehend bei den Wechselproblemen im Stich gelassen. Produktwechsel mit Lexware sind nicht schön.

a) In allen Mandaten außer dem eigenen Büro steht im Büroservice komplett auch die normale Warenwirtschaft zur Verfügung. Das eigene Büro muss man nicht zwingend festlegen oder man nimmt dafür eine Dummy-Firma.

b) Die Datenübernahme besteht beim Wechsel von FO Pro auf Büroservice komplett aus einer Deinstallation FO Pro und Installation Büroservice komplett. Die Daten sind automatisch da. Wenn gleichzeitig ein Rechnerwechsel erfolgt, dann über normale Datensicherung/Rücksicherung. Die Datenbanken sind in beiden Programmen absolut identisch. Ich weiß zwar nicht welche Probleme Sie beim Wechsel von FO Standard auf Pro hatten, aber in der Regel funktioniert das problemlos. Wir führen solche Umstellungen auch sehr häufig als Dienstleistung durch, auch von alten Versionen auf aktuellen und da gibt es nur selten wirklich Probleme.

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Der Vollständkeit wegen und für andere, welche hier ggf. auf den Beitrag stossen:

Mit diesem Ablauf funktioniert das in der Regel unproblematisch.

Grundlegend stimme ich dem zu. Empfehle aber den Nutzern sich genau anzuschauen, was eben NICHT übernommen werden kann.

Auch der erhöhte Zeitaufwand um sich in die doch teils unterschiedlichen Menustrukturen einzuarbeiten - oder auch die Kontoaktualisierungen für jede Firma durchzuführen sollte nicht ganz unterschlagen werden.

Grundlegend gut gelöst - mit einigen ärgerlichen Patzern.