LEXWARE-Archivierung - Digitale Belege

Hallo zusammen,

ich verstehe den Zusammenhang einer (online) Datensicherung zu LEXWARE Archvierung nicht ganz. Folgendes Beispiel:

Ich verwende die Funktion digitale Belege buchen für Kreditorenrechnungen. Lt. Youtube-Video wird eine Kopie des Beleges in einem Systemordner meiner Lexware-Software erstellt. Den Beleg gibt es jetzt 2x. Einmal in dem sagen wir „Rechnungseingangsordner“ auf dem PC und durch die Verknüpfung mit der Funktion digitales Buchen in einem Ordner des Lexware-Programmes.


Frage:
Ist bereits durch diese Kopie der Belege (bei Verwendung der Funktion „digitale Belege buchen“) in das Lexware System der Beleg GOBD Konform arichiviert? Falls ja, würde doch eine normale Datensicherung reichen um die Belege dauerhaft zu speichern. Wozu brauche ich dann die LEXWARE Archivierung?

Falls nein müsste hier mE LEXWARE Archvierung eingesetzt werden um eben Belege GOBD Konform zu speichern. Da LEXWARE Archivierung auch die Lexware-Systemordner (bei Angabe des entsprechenden Programms) mit sichert… sind dann die Belege spätestens GOBD konform gesichert oder muss hier der „Rechnungseingangsordner“ auf dem PC nochmal mit gesichert werden.

Die Zusammenhänge sind mir hier nicht ganz klar…

Danke
BIBU-Christian :unamused:

Hallo Christian,

Nein, meinem Kenntnisstand nach reicht dies nicht aus um GoBD konform zu archivieren.

Lexware Archivierung ist ein Cloud-Dienst der diverse Dateiformate und seit geraumer Zeit auch E-Mail archivieren kann. Die Archiveirungspflicht gemäss GoBD umfasst ja weit mehr als die Belege, die der reine Buchhaltung zuzuordnen sind.

Es kommt darauf an, wo dieser „Rechnungseingangsordner“ liegt. :slight_smile: Gehört er zu den spezifischen Lexware Ordnern, sollten die Belege bereits in Lexware Archivierung mit hochgeladen werden. Leider ist es wohl derzeit auch noch so, dass Belege teilweise doppelt oder dreifach vorhanden sein können. An diesem Punkt ist man meiner Kenntnis nach aber schon dran um das zu beheben.

Hilft Dir das weiter?

Hallo zusammen,

der Post ist zwar schon etwas älter, aber ich habe ihn per Google gefunden und keine relevanten weiteren Posts dazu gefunden.

Ich habe soeben festgestellt, dass sich das selbe Bild bei uns darstellt.

Wir schieben einen externen Beleg per „digitale Belege buchen“ ins Lexware und verbuchen diesen. Sobald wir die Buchung abschließen erscheint der Beleg doppelt in der Archivierung, einmal mit dem Belegnamen und einmal mit Memostoragedaf…

Gibt es da einen Trick die Belegablage diesbezüglich zu optimieren, denn so wird ja der doppelte Speicherplatz belegt, macht ja keinen Sinn…

Viele Grüße,
Philip

Moin Philip,

herzlich Willkommen in der Community. :slight_smile:

Schau mal in den Einstellungen der Archivierung und dort bei den Lexware Ordnern, wo überall der Haken gesetzt ist. MEMOSTORAGE ist der Ordner wo die mit der Buchungs verknüpften Dateien liegen. Ich vermute mal, der andere Pfad wird die Inbox sein, die mit gesynct wird. Die Inbox ist quasi der Ordner, aus dem die Belege bereitgestellt werden, bevor sie der Buchung zugewiesen werden.

Hilft das weiter?

Hi Steve,

danke, ich freue mich, dass es dieses Forum gibt und werde versuchen eine lebhafte Teilhabe in Anspruch zu nehmen.

Danke für den Tip, tatsächlich ist es so, dass die Inbox eigens aufgeführt wird und ganz nach dem Motto „Mehr ist besser“ habe ich alle Haken gesetzt… Tja :slight_smile:

Jetzt werden nur noch die verbuchten Belege mit dem Dateinamen memostorage… archiviert, wobei ich den Namen echt dämlich finde. Eigentlich ist die Belegbezeichnung ja bekannt. Aber die Volltextsuche macht das zu einem kleinen Makel…

Vielen Dank und viele Grüße,
Philip

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